Avstämningar och kontroller
På denna sida hittar du ett baspaket med ekonomiska avstämningar och kontroller, inklusive länk till specifik guide och fördjupad information på Ekonomiwebben. Det finns även hänvisning till anpassad rapport i Raindance. Materialet är grupperat efter när i tiden avstämningen eller kontrollen ska ske (varje vecka, månad eller tertial).
Sidan är tänkt att underlätta för dig som ekonom genom att du enkelt ska kunna hitta när, hur och varför en viss avstämning eller kontroll ska göras.
Här hittar du den senaste tidplanen, checklista samt övergripande bokslutstidplan
I Raindance finns en ny flik där du hittar omarbetade avstämnings- och kontrollbilder. I texterna nedan får du mer information om dessa. De är byggda för att du snabbt ska kunna avgöra om det finns något att gräva vidare i eller om det stämmer.
Tips: Första gången du öppnar upp en bild kan du avgränsa rapporten till ditt kostnadsställe/din institution och spara det till nästa gång. Använd knappen med tratten på för att spara dina personliga urval.
Tänk på att din institution och fakultet kan ha krav på fler avstämningar och kontroller. Hör med din institutions- eller fakultetsekonom.
Kontakta oss via supportformuläret för frågor och synpunkter
Varje vecka
Det är viktigt att vi hanterar våra fakturor i tid så de inte hamnar hos inkassobolag och riskerar dyra förseningsavgifter i onödan.
Varje måndag och onsdag publiceras en lista från Lupin/Proceedo på ej hanterade fakturor som kan sorteras på kostnadsställe, granskare, förfallodatum etc.
Listan är tillgänglig för alla medarbetare på LU och ett verktyg för att kontrollera vilka fakturor som ska hanteras av enskild medarbetare, kostnadsställe eller institution. Kontrollera listan och kontakta dina kollegor så att de hanterar sina fakturor i tid.
Här hittar du listan med ej hanterade fakturor i Lupin
Varje månad
Registrera automatisk samfinansiering direkt när kontrakt finns på plats och aktivitet är upplagd. Observera att den automatiska samfinansieringen inte fungerar retroaktivt.
I en rapport i Raindance hittar du de aktiviteter där det har uppgetts att automatisk samfinansiering ska ske men som saknar ett godkänt samfinansieringsbehov.
- Om aktiviteten inte ska samfinansieras med automatik ska du ändra från Ja till Nej på aktivitetsupplägget som du når när du högerklickar på aktiviteten i den här rapporten.
- Om aktiviteten ska samfinansieras och du vill använda den automatiska samfinansieringen måste du lägga in samfinansieringsvillkor samt ändra status till grön bock i den vanliga samfinansieringsrapporten via Projektuppföljning flik Samfinansiering. Då kommer samfinansiering beräknas och bokföras med automatik varje månad. Se även guide:
Läs mer om hur du registrerar automatisk samfinansiering (PDF 545 kB, ny flik)
Hitta de aktiviteter som saknar godkänt samfinansieringsbehov via rapporten "Godkännande av automatisk samfinansiering saknas" i Raindance (Frågor & Analys/Avstämningar och kontroller/Månad/Aktivitetsupplägg):
På aktiviteter som ska periodiseras måste en kontering (konto – finansiär – motpart) läggas in. Via rapporten "Kontering saknas" i Raindance ser du vilka aktiviteter som måste kompletteras med kontering.
Logga in i Raindance (Frågor & analys/Avstämningar och kontroller/Månad/Aktivitetsupplägg)
Läs om hur du lägger till uppgifter på aktiviteter här:
Raindance-guide: Upplägg och ändring av aktiviteter (PDF 297 kB, ny flik)
Det är viktigt att du löpande kontrollerar att lönekostnader bokförs på rätt aktivitet, åtminstone månadsvis men senast varje tertial.
Tänk på att Primula stänger tidigt inför helåret i december och då kan det vara för sent att rätta konteringen i Primula. Lön rättas i första hand i Primula och i andra hand i en ID-bokföringsorder i Raindance.
Guide för att korrigera Primula-transaktioner (PDF 81 kB, ny flik)
För övriga kontroller och uppföljning av lönehantering inklusive semesterhantering under året, se HR-webben:
Inför varje periodstängning bör du kontrollera om det finns några ofullständiga bokföringsordrar. Tomma bokföringsordrar kommer att makuleras av sektionen Ekonomi medan påbörjade men ej definitivsatta förs över till nästa period.
De bokföringsordrar som inte har status Def vid helårsbokslutet makuleras av sektionen Ekonomi.
Läs mer om hur du kontrollerar detta:
Raindance-guide: Inför periodstängning - bokföringsorder (PDF 40 kB)
Hitta dessa via rapporten "Ofullständiga bokföringsordrar" i Raindance (Frågor & Analys/Avstämningar och kontroller/Månad/Bokföringsordrar):
Bevaka utställda internfakturor löpande för att följa upp att de blir betalda. Den blir inte bokförd som intäkt förrän internfakturan betalats. Om betalning uteblir bör du kontakta den köpande enheten.
Påminnelser skickas via Lupin (Proceedo) men det kan vara bra att känna till att referenspersonen har möjlighet att stänga av den funktionen. Då kan det behövas en manuell påminnelse.
Hitta dina obetalda internfakturor via rapporten "Obetalda internfakturor" i Raindance (Frågor & analys/Avstämningar och kontroller/Månad/Internfakturor):
Bevaka utställda fakturor löpande för att följa upp att de blir betalda. Om betalning uteblir trots att förfallodatum passerats bör du kontakta kunden.
Två omgångar påminnelser skickas ut till kunden. Det hanteras av sektionen Ekonomi. Sex veckor efter förfallodatum görs en inkassoförfrågan till institutionen.
Läs mer om externa kundfakturor
Hitta dina förfallna kundfakturor via rapporten "Förfallna kundfakturor" i Raindance (Frågor & analys/Avstämningar och kontroller/Månad/Kundfakturor):
Bevaka utställda rekvisitioner löpande för att följa upp att de blir betalda. Om betalning uteblir efter passerat överenskommet betaldatum bör du kontakta bidragsgivaren. Inga påminnelser skickas med automatik till bidragsgivaren.
Kontrollera först att betalning inte kommit in på annat sätt:
- Stäm av mot din aktivitet att inbetalningen inte bokförts via utredningskontot istället för via rekvisitionen. Kontakta i så fall sektionen Ekonomi och be om ombokning.
Sektionen Ekonomis supportformulär - Kontrollera om inbetalningen finns på listan med oklara inbetalningar:
Kontrollera oklara inbetalningar - Om inbetalningen inte finns vare sig på utredningskontot eller på oklara inbetalningar bör du kontakta bidragsgivaren.
Hitta dina förfallna rekvisitioner via rapporten "Förfallna rekvisitioner" i Raindance (Frågor & analys/Avstämningar och kontroller/Månad/Kundfakturor):
De externfakturor, internfakturor och rekvisitioner som är kvar med status Preliminär efter sista dagen som reskontran är öppen i aktuell period kommer att makuleras och därmed inte nå kunden.
Kontrollera därför senast i slutet på perioden att du har gjort dina fakturor och rekvisitioner färdiga. Komplettera de som ska skickas och makulera de som blivit fel eller dubbla.
Kundfakturor och rekvisitioner
Raindance-guide: Externa kundfakturor och rekvisitioner (PDF 473 kB, ny flik)
Rapporten "Ofullständiga kundfakturor och rekvisitioner" hittar du i Raindance (Frågor & Analys/Avstämningar och kontroller/Månad/Kundfakturor):
Internfakturor
Raindance-guide: Interna fakturor (PDF 266 kB, ny flik)
Rapporten "Ofullständiga internfakturor" hittar du i Raindance (Frågor & Analys/Avstämningar och kontroller/Månad/Internfakturor):
Rapporten för ofullständiga internfakturor är inte möjlig att anpassa i Raindance men du kan ta över den till Excel och filtrera där istället.
Varje månad ska du som har behörighet i anläggningsmodulen komplettera poster bokförda som anläggningstillgångar (konto 10000) och kostnadsförda tillgångar (finansiär 999) med följande information:
- beskrivande information
- anläggningstyp
Därefter förs posten över till det definitiva anläggningsregistret.
De preliminära posterna hanterar du i anläggningsregistret. Se sidorna 4-8 i guiden:
Raindance-guide för att registrera anläggningar (PDF 829 kB, ny flik)
Varje månad ska du säkerställa att inköpta varor över 25 000 kr bokförts som anläggningstillgångar. Observera att kravet på nyttjandeperiod på minst 3 år också måste vara uppfyllt för att inköpet ska kunna klassificeras som anläggningstillgång.
Detta gör du genom att kontrollera kostnader som bokförts på konto 63*- och 64* som överstiger 25 000 kr.
Bokför om i en EBPE-verifikation på rätt kodsträng: kreditera kostnadskontot och debitera konto 10000.
Läs mer om hur ett inköp klassificeras som anläggningstillgång
Hitta varuinköp över 25 000 kr via rapporten "Kontroll ev felaktigt kostnadsförda anläggningstillgångar" i Raindance (Frågor & Analys/Avstämningar och kontroller/Månad/Leverantörsfakturor):
Varje månad är Lunds universitet skyldig att skicka uppgifter om inköpta varor från andra EU-länder till Statistiska Centralbyrån.
När din institution har köpt in varor från ett annat EU-land måste du komplettera med information som exempelvis varuvärde, kvantitet etc. Detta måste du göra senast månaden efter att leverans har skett. Registreringen kan göras antingen direkt i Lupin vid granskning av fakturan eller i efterhand i Raindance.
Läs mer om intrastat och hur du går tillväga
Hitta ej hanterade poster via rapporten "Registrera och komplettera intrastatuppgifter" i Raindance (Frågor & Analys/Avstämningar och kontroller/Månad/Leverantörsfakturor):
Anslagsmedel tilldelas årligen i regleringsbrevet och betalas ut i tolftedelar kring den 25:e varje månad. Stäm av att tolftedelarna har kommit in med rätt belopp och har hamnat på rätt verksamhet och aktivitet.
Särskilda konton används för fördelning av anslag inom universitetet. Vid utfall på fördelningskontona så ska även dessa stämmas av vad gäller belopp, verksamhet och aktivitet.
Läs mer om hur du stämmer av och rättar anslag
Bokföringsexempel – omföring och korrigering av Fördelning anslag, senare beslut (PDF 117, ny flik)
Guide Raindance - Extern bokföringsorder (PDF 490 kB, ny flik)
Stäm av statsanslagen via rapporten "Avstämning statsanslag" i Raindance (Frågor & Analys/Avstämningar och kontroller/Månad/Statsanslag):
Utredningskontot bör du tömma så fort som möjligt. På utredningskontot hamnar inbetalningar som inte bokförts direkt på aktivitet. Poster som står kvar där syns inte i ert resultat och därför bör detta göras minst varje månad.
Du ser snabbt om det finns ett saldo på ditt utredningskonto via rapporten "Saldo utredningskontot" som finns bland de övriga avstämningsrapporterna i Raindance. Om det skulle finnas ett saldo på ditt kostnadsställe går du vidare till rapporten "Avstämning Utredningskonto" i fliken Ekonomi för att se detaljer om inbetalningar och datum osv.
Läs mer om hur du tömmer utredningskontot här
Hitta eventuella saldon på utredningskontot i rapporten "Saldo utredningskontot" i Raindance (Frågor & analys/Avstämningar och kontroller/Månad/Utredningskontot):
Vid tertialbokslut april, augusti, december
Kontrollera att samfinansiering har bokförts enligt plan, till exempel genom att titta på de projekt som samfinansieras i projektrapporten i Kuben och jämför med budget.
Handkassan ska inventeras vid varje helårsbokslut, men du bör stämma av den regelbundet, förslagsvis varje tertial för att upptäcka eventuella fel och differenser.
Vid avstämning kontrollerar du att saldot på kortet tillsammans med oredovisade kvitton och eventuella kontanter som finns i handkassan motsvarar det ursprungliga förskottsbeloppet.
Läs mer om institutionsförskott handkassa (ICA-kontantkort)
Stäm av saldot på din handkassa via rapporten "Avstämning handkassa" i Raindance (Frågor & analys/Avstämningar och kontroller/Tertial):
Reseförskott betalas bara ut i undantagsfall och ska då alltid redovisas snarast efter avslutad resa.
Uppföljning bör göras i Primula vid varje tertial med hjälp av rapporten "Oreglerade reseförskott" (PRIMULA/Tjänster/ Rapportgenerator/).
Om det finns något oreglerat förskott för ditt kostnadsställe kontakta berörd anställd eller den person på institutionen som hanterar uppgiften och påminn om redovisning.
För detaljposter använd lönekostnadsspecifikationen (PRIMULA/Tjänster/lönekostnadsspecifikation). Förslagsvis görs utsökningen genom att fylla i utbetalningsmånad (långt intervall ex 2021-09 – innevarande månad) samt lönearterna gällande reseförskott (8908, 8909 och 8911), och aktuellt personnummer.
Vid vidareförmedlingar bokförs intäkter av bidrag om till ett intäktskonto i kontoklass 7 och utbetalningen bokförs på ett kostnadskonto, också i kontoklass 7. Den kontoklassen ska gå jämnt upp. Kontrollera om det finns saldo i kontoklass 7 på dina aktiviteter.
- Kreditsaldo: Om ombokning till konto 73* eller 74* har gjorts men utbetalning ännu inte har skett kan saldot ligga kvar så länge aktiviteten ska periodiseras. I annat fall måste backning till aktuellt bidragskonto göras.
- Debetsaldo: Om utbetalning har gjorts men ombokning till konto 73* eller 74* saknas måste ombokning göras snarast.
- Småbelopp i både debet och kredit: Kontrollera om det blivit en differens mellan ombokat och utbetalat belopp, t.ex. beroende på valutakurs. Gör de bokningar som krävs för att nollställa kkl 7.
Raindance-guide: Vidareförmedling (ombokning till transfereringskonto) (PDF 288 kB, ny flik)
Läs mer om vidareförmedling av anslag
Stäm av kontoklass 7 via rapporten "Avstämning vidareförmedlingar" i Raindance (Frågor & analys/Avstämningar och kontroller/Tertial):
Kontrollera om det finns belopp kvar att rekvirera eller fakturera på bidrags- och uppdragsprojekt. Innan projektet avslutas bör du ha fått in hela beloppet som finansiären ska betala enligt kontraktet.
I en rapport i Raindance ser du en jämförelse mellan kontraktsbelopp och vad som hittills har inbetalats (Frågor & analys/Avstämningar och kontroller/Tertial).
Kontrollera att alla kostnader och intäkter finns bokförda korrekt på dessa projekt. Det är krav på full kostnadstäckning och det får inte vara för stora överskott.
Läs mer om avgiftsfinansierad verksamhet enligt regleringsbrevet
Läs mer om skillnaden mellan uppdrag och bidrag
I rapporten "Uppdragsprojekt uppföljning" i Raindance ser du intäkter, kostnader och resultat (Frågor & analys/Avstämningar och kontroller/Tertial).
Rapporten är förinställd på uppdragsprojekt som resultatavräknas (R) men det är lika viktigt att kontrollera uppdragsprojekt som periodiseras (P). Observera att kolumnen ”Mynd kapital UB ÅÅMM” för periodiserade uppdragsprojekt endast visar rätt när du söker på stängda perioder. För att ta fram samtliga uppdragsprojekt ändra till * i fältet P/R.
Kontaktinformation
Postadress
Lunds universitet
Sektionen Ekonomi
Box 117
221 00 Lund
Besöksadress
Sandgatan 5, Lund
Internpost
Hämtställe 31
Kontakta oss via vårt supportformulär
Tidplan
Periodstängningar, budget- och prognosarbetet, bokföring med mera.