Arkivering av räkenskapsinformation
Bokföringsskyldigheten innefattar också "att bevara all räkenskapsinformation". Detta för att göra det möjligt att i efterhand granska och revidera vår ekonomi, samt garantera allmänheten insyn i hur vi vid Lunds universitet förvaltar offentliga medel.
Verifikationer i original förvaras som huvudregel ute på institutionerna. Om en verifikation till exempel ska sparas i 7 år efter räkenskapsårets utgång, så innebär det att om verifikationen är från 2020 så kan den gallras först år 2028. Tänk på att olika handlingar har olika tidsfrister, verifikationer i EU-projekt måste till exempel bevaras i 17 år. Vissa handlingar till exempel forskningskontrakt och gåvobrev, ska bevaras för all framtid. Kontrollera alltid vad som gäller i senaste versionen av dokumenthanteringsplanen före du gallrar någonting.
Från och med införandet av elektronisk fakturahantering hösten 2006/våren 2007 köper vi tjänsten för arkivering av allt externt skannat material gällande leverantörsfakturor. Kompletterande material till fakturorna såsom original av kvitton, följesedlar, deltagarförteckningar etc. som skannas på institutionen ska arkiveras på institutionen.
Information om arkivering och gallring finns i Lunds universitets dokumenthanteringsplan.
Kontaktinformation
Postadress
Lunds universitet
Sektionen Ekonomi
Box 117
221 00 Lund
Besöksadress
Sandgatan 5, Lund
Internpost
Hämtställe 31
Kontakta oss via vårt supportformulär