Javascript är avstängt eller blockerat i din webbläsare. Detta kan leda till att vissa delar av vår webbplats inte fungerar som de ska. Sätt på javascript för optimal funktionalitet och utseende.

Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Bidrag och Uppdrag

Det är viktigt att klassificera inkomna medel rätt, speciellt när det gäller bidrag och uppdrag. På denna sida får du hjälp med att avgöra vad det är för slags projekt.

Klassificering

Ekonomistyrningsverket (ESV) och Riksrevisionen har gett riktlinjer för hur bidrag och uppdrag ska klassificeras. Det viktigaste kriteriet är om det finns krav på motprestation.

Med bidrag avses enligt ESV:s föreskrifter medel utan krav på motprestation. Det innebär att den som lämnar bidraget inte har ställt krav på att som utbyte för lämnade medel erhålla varor eller tjänster eller på att åtnjuta särskild förmånsställning. Att mottagaren enligt överenskomna villkor ska använda medlen till ett visst ändamål eller att det finns en redovisningsplikt, är inte en motprestation.

Med bidrag avses både sådana tillgångar som utgörs av pengar och andra tillgångar som en myndighet tar emot och beloppet beräknas vid försäljning av tillgången. Medlen anses då mottagna när försäljningsersättningen erhålls. Försäljningsersättningen beräknas genom att försäljningssumman minskas med eventuella försäljningskostnader.

Det som särskiljer uppdragsverksamheten från den anslags- och bidragsfinansierade verksamheten är att verksamheten sker på uppdrag av en kund och att resultatet i allmänhet tillfaller uppdragsgivaren med äganderätt. Uppdragsverksamheten särredovisas på särskilda verksamheter för att vi ska kunna jämföra intäkter och kostnader i verksamheten och försäkra oss om att vi uppfyller kravet på full kostnadstäckning.

 
 
Bidrag Uppdrag/avgift
38 % av universitetets finansiering (2020) 8 % av universitetets finansiering (2020)
Ingen direkt motprestation Ges med krav på motprestation, det vill säga resultatet tillfaller kunden med äganderätt
Arbetet är inte preciserat eller styrt Villkorat eller styrt
Ansökningsförfarande Affärsmässig karaktär
Medel rekvireras eller betalas med automatik efter underskrift av kontrakt Medel faktureras
Full kostnadstäckning gäller (vid samfinansiering krävs parallell förbrukning Full kostnadstäckning ska tas ut från finansiären
Ingen moms Vanliga momsregler för utgående moms på försäljningsintäkter
Givaren har inte äganderätt till eller kontroll över resultatet  
Bidragets storlek är på förhand fastställt  
Kan förekomma villkor och restriktioner  
Överskott kan återkrävas  
Allmänt syfte  
Ingen särskild förmånsställning  

Uppdragsverksamheten ska endast ses som ett komplement till den reguljära forskningen och utbildningen. Att bedriva uppdragsverksamhet går bra så länge som:

  • uppdragsverksamheten har anknytning till institutionens övriga verksamhet 
  • uppdragsverksamheten bidrar till institutionens kunskapsbyggande 
  • uppdragsverksamheten bidrar till uppfyllande av ”tredje uppgiften” (det vill säga samverkan med det omgivande samhället) 
  • institutionen inte blir beroende av tillfälliga projekt och uppdragsmedel 
  • den reguljära anslags- och bidragsfinansierade verksamheten inte blir eftersatt

Vänd dig i första hand till din institutions- eller fakultetsekonom när du behöver hjälp med att klassificera ett nytt projekt som bidrag eller uppdrag. Dessa kan i sin tur vända sig till sektionen Ekonomi om ytterligare hjälp behövs med klassificeringen. På Medarbetarwebben finns checklista och mall för avtal:

Läs mer om avtalsrätt på Medarbetarwebben

På Ekonomiwebben (Projektansökan och projektredovisning) finns anvisningar och checklistor för bidrags- och uppdragsprojektsprocesserna:

Nedan listas några rutiner som är speciellt viktiga.

Att tänka på

Underskrift

Kontrollera vem som ska skriva under ansökan och avtalet. Firmatecknare i dessa fall finns i en bilaga till beslutet ”Föreskrifter om fördelning av beslutsbefogenheter och rätt att teckna avtal vid Lunds universitet”. Det är bland annat följande som styr:

  • Beloppsstorleken (se nedan)
  • Om det omfattar flera institutioner inom mer än en fakultet eller motsvarande
  • Om det framgår i utlysningen att rektor ska skriva under, med mera.
 
Undertecknare Bidragsavtal Uppdragsforskningsavtal
Rektor ≥8 miljoner kronor ≥4 miljoner kronor
Dekan - 800 000 kronor - 4 miljoner kronor
Prefekt* <8 miljoner kronor <800 000 kronor

*Ska alltid godkänna samtliga ansökningar och avtal som berör institutionen oavsett vem som är firmatecknare.

Bilaga STYR 2021/727: Fördelning av rätt att underteckna vissa avtal och ansökningar

Diarieföring

Forskningskontrakt diarieförs av en central kontraktsfunktion som finns hos Forskningsservice och läggs samtidigt in i LUCRIS.

Skicka in kontraktet via formuläret som finns på Medarbetarwebben

Kostnader

Ta fram en projektkalkyl med samtliga specificerade kostnader inför ansökan om bidrag och upprättande av uppdragsavtal. Stäm sedan av de kostnader som bokförs under projektets dispositionstid så att de inte överskrider beviljat belopp (inklusive eventuell samfinansiering).

Mallar för projektkalkyler för din fakultet

Verksamhet

Bidrag läggs upp på verksamhet 11 (utbildning) eller 35 (forskning). Uppdrag på verksamhet 54 (utbildning) eller 55 (forskning).

Faktura eller rekvisition

Om projektet är uppdragsforskning så ska du ställa ut en extern kundfaktura. Läs mer om vad du bör tänka på när du ska ställa ut en kundfaktura här, till exempel moms:

Kundfaktura

Vid bidrag så ska du aldrig skicka en faktura. Istället vill ofta bidragsgivaren ha en rekvisition. Den ställer du ut i Raindance och skickar till bidragsgivaren. Inbetalningen matchas sedan automatiskt mot rekvisitionen och behöver inte bokas via utredningskontot. Även om bidragsgivaren inte önskar en rekvisition utan har en egen blankett så bör du ställa ut en rekvisition utan att skicka iväg den. Ange rekvisitionens OCR-nummer på blanketten. Det är endast möjligt att skapa en rekvisition i SEK i Raindance. Om det gäller en annan valuta så skapar du den utanför Raindance.

Rekvisition

Uppdragsutbildning

LUCE tecknar avtal gällande uppdragsutbildning (verksamhet 54) på Lunds universitet. De fördelar intäkterna till institutionerna med den externa kodsträngen. Bokföringen kommer i vissa fall att göras direkt vid fakturering till kunden och i vissa fall via bokföringsorder, beroende på hur avtalet med kunden är utformat.

Giltighetstid

Dispositionstiden är viktigt till exempel vid periodiseringsarbetet. Lägg in slutdatum på aktiviteten i Raindance och följ löpande upp om ett projekt håller på att löpa ut. Kontakta bidrags- eller uppdragsgivaren för att kontrollera om det går att förlänga tiden. Dokumentera förlängningar och diarieför handlingen.

Periodiserat belopp

Resultatavräkna de projekt som är avslutade och som inte ska återbetalas till finansiären. Var noga med att rätt belopp periodiseras för oavslutade projekt.

Läs mer om periodiseringar

Uppföljning

Du måste löpande stämma av ditt projekt. I dokumentet ”Anvisningar – projekthanteringsprocess bidrag” finns ett avsnitt som heter ”Avstämningar och ev. ombokningar” som är ett stöd i detta arbete.

Anvisningar - projekthanteringsprocess bidrag (PDF 1,6 MB, ny flik)

Kontaktinformation

Sektionen Ekonomi

Avdelningen Inbetalningar och redovisning

Kontakta oss via vårt supportformulär

Sektionen Ekonomis supportformulär