Utredningskonto

På utredningskontot bokar sektionen Ekonomi in de inbetalningar som inte kunnat matchas mot en faktura eller rekvisition. Här kan du läsa om vad du bör tänka på när du ska boka ut dessa inkomster när det gäller t ex kontering, moms och utbokning. Poster som står kvar på utredningskontot syns inte som intäkter i din verksamhet förrän de bokas ut.

Före utbokning

Här får du steg för steg hjälp med hur du kan gå tillväga när du ska ta hand om din institutions utredningskonto.

Kontrollera ditt utredningskonto

Skriv ut rapporten ”Avstämning utredningskonto” i Raindance för din institutions kostnadsställe. Se guide för att boka ut från utredningskonto:

Guide - Utbokning från utredningskonto i Raindance (PDF 184 kB, nytt fönster)

Om du hittar en inbetalning på ditt utredningskonto som har hamnat fel så kan du meddela det via vårt supportformulär, välj kategori "Inbetalningar och Utbetalningar - Inbetalning till LU/Utredningskonto". Ange verifikationsnummer, datum, belopp och text samt om du vet vilket kostnadsställe den ska till.

Kontakta oss via vårt supportformulär

Klassificera det som ska bokas ut

Först måste du klassificera inbetalningen så att du kan bestämma hur du ska kontera utbokningen. I detta frågeträd får du vägledning vid klassificeringen:

Frågeträd vid kontering av intäkter. Val av konto utifrån olika förordningar och föreskrifter.

Om det finns ett kontrakt eller avtal så kan du ta hjälp av det vid klassificeringen. Detta ska finnas registrerat i W3D3.

Diarieföring av kontrakt via Forskningsservice (formulär på Medarbetarwebben)

Läs mer om olika sorters intäkter:

Konto och motpart ska visa vem som betalat in inkomsten medan finansiär ska visa vem som ursprungligen beviljat medlen.

Läs mer i Lunds universitets kodplan

Kostnadsersättning

När du bokar ut till exempel ersättning för en resa från utredningskontot så ska du använda samma konto som när du ställer ut en kundfaktura som gäller vidarefakturering. Det vill säga konto 31821 för utomstatlig och 54180 för inomstatlig motpart. Du ska alltså inte använda kostnadskontot. Boka även utgående moms om det är aktuellt.

Läs mer om vidarefakturering

Här är fler exempel på inbetalningar som inte ska konteras på kostnadskonto:

  • Privata delar av resa
  • Privattelefoni
  • Deltagarfinansiering vid till exempel resor

Kostnadskonto går bra att använda för dessa typer av inbetalningar:

  • Kreditfakturor och återbetalningar från leverantörer
  • Återbetalning av utländsk moms (bokas av sektionen Ekonomi direkt på kodsträngen)

Moms

När du klassificerat inbetalningen är ditt nästa steg att avgöra om moms blir aktuellt. Om det är ett bidrag ska ingen moms bokas. I övriga fall får du hjälp via lathundarna nedan. Dokumenten öppnas i ny flik.

Bidrag från Vetenskapsrådet, Forte, Formas och Cancerfonden

Får din avdelning bidrag i tolftedelar från dessa bidragsgivare? I så fall kan du få inbetalningarna bokade direkt på aktiviteten istället för via utredningskontot. Komplettera aktiviteten i Raindance med följande uppgifter så kan sektionen Ekonomi matcha inbetalningen mot den:

  • Kontraktsnumret - exakt såsom bidragsgivaren angivit det på kontraktet
  • Bidragsgivare
  • Huvudsökande: Ja (Om flera aktiviteter hör till samma kontraktsnummer så ska endast en aktivitet vara upplagd som "Huvudsökande".)

När en inbetalning saknas

Kontrollera gärna förteckningen Oklara inbetalningar och meddela sektionen Ekonomi om du hittar en inbetalning som är din avdelnings. Du kan också skicka en fråga via vårt supportformulär med detaljerade uppgifter om den inbetalning du letar efter, till exempel belopp, troligt inbetalningsdatum, bankkonto och eventuell text. Välj kategori "Inbetalningar och Utbetalningar - Inbetalning till LU/Utredningskonto".

Oklara inbetalningar

Kontakta oss via vårt supportformulär


Utbokningen

Nu kan du boka ut inbetalningen i Raindance. Nedan finns länkar till guiden. 

Guide - Utbokning från utredningskonto i Raindance (PDF 184 kB, ny flik)


Efter utbokningen

När något blivit fel

Om du upptäcker att något blivit fel med utbokningen så kan du rätta det på olika sätt beroende på om den är signerad eller inte. När bokföringsordern är signerad och har status Definitiv så måste du skapa en ny genom att ange ursprungsbokföringsorderns verifikationsnummer i fältet "Kopiera från" och kryssa i motsatt tecken-rutan. Sedan skapar du en ny bokföringsorder med rätt uppgifter (alternativt lägger till de rätta raderna i ombokningsbokföringsordern).

När en kund betalat dubbelt eller för mycket och det satts in via utredningskontot, så kan du skicka in underlag för återbetalning till sektionen Ekonomi. Använd denna blankett:

Blankett för återbetalning av insättning (PDF 226 kB, ny flik)

Arkivering

Arkivera bokföringsunderlagen i verifikationsnummerordning.

Vid periodstängning/bokslut

Utredningskontot ska ha saldo noll vid bokslut. Inbetalningar som finns kvar på utredningskontot syns inte i avdelningens resultat. Om saldot inte är noll måste du skicka in en specifikation till sektionen Ekonomi i samband med helårsbokslutet. Observera att alla statliga medel måste vara utbokade med korrekt konto och motpart eftersom dessa stäms av vid helåret i samband med den statliga motpartsavstämningen.

Bokslutsspecifikation - Avstämning 25924 Utredning inkomster (PDF 264 kB, ny flik)