Utredningskonto
På utredningskontot bokar sektionen Ekonomi in de inbetalningar som inte kunnat matchas mot en faktura eller rekvisition. Här kan du läsa om vad du bör tänka på när du ska boka ut dessa inkomster när det gäller t ex kontering, moms och utbokning. Poster som står kvar på utredningskontot syns inte som intäkter i din verksamhet förrän de bokas ut.
- Före utbokning - kontroll, klassificering, moms, kostnadsersättning, automatisk utbokning, oklara inbetalningar
- Utbokningen
- Efter utbokningen - om något blir fel, återbetalning, arkivering, periodstängning/bokslut
Före utbokning
Här får du steg för steg hjälp med hur du kan gå tillväga när du ska ta hand om din institutions utredningskonto.
Kontrollera ditt utredningskonto
Skriv ut rapporten ”Avstämning utredningskonto” i Raindance för din institutions kostnadsställe. Se guide för att boka ut från utredningskonto:
Guide - Utbokning från utredningskonto i Raindance (PDF 184 kB, nytt fönster)
Om du hittar en inbetalning på ditt utredningskonto som har hamnat fel så kan du meddela det via vårt supportformulär, välj kategori "Inbetalningar och Utbetalningar - Inbetalning till LU/Utredningskonto". Ange verifikationsnummer, datum, belopp och text samt om du vet vilket kostnadsställe den ska till.
Kontakta oss via vårt supportformulär
Klassificera det som ska bokas ut
Först måste du klassificera inbetalningen så att du kan bestämma hur du ska kontera utbokningen. I detta frågeträd får du vägledning vid klassificeringen:
Om det finns ett kontrakt eller avtal så kan du ta hjälp av det vid klassificeringen. Detta ska finnas registrerat i W3D3.
Diarieföring av kontrakt via Forskningsservice (formulär på Medarbetarwebben)
Läs mer om olika sorters intäkter:
- Intäkter: Anslag, bidrag/uppdrag och övriga avgifter
- Försäljning av anläggningstillgång
- Konferenser - moms och inbetalningsvägar (Medarbetarwebben)
- Vidarefakturering av faktura till annan organisation
När du bokar ut intäkterna är det viktigt att använda rätt kodsträngsdelar. Tänk speciellt på denna tumregel:
Konto och motpart ska visa vem som betalat in inkomsten medan finansiär ska visa vem som ursprungligen beviljat medlen.
Läs mer i Lunds universitets kodplan
Kostnadsersättning
När du bokar ut ersättning för en resa från utredningskontot så ska du använda samma konto som när du ställer ut en kundfaktura som gäller vidarefakturering. Det vill säga konto 31821 för utomstatlig och 54180 för inomstatlig motpart. Du ska alltså inte använda kostnadskontot. Boka även utgående moms om det är aktuellt.
Här är fler exempel på inbetalningar som inte ska konteras på kostnadskonto:
- Privata delar av resa
- Privattelefoni
- Deltagarfinansiering vid till exempel resor
Kostnadskonto går bra att använda för dessa typer av inbetalningar:
- Kreditfakturor och återbetalningar från leverantörer
- Återbetalning av utländsk moms (bokas av sektionen Ekonomi direkt på kodsträngen)
Moms
När du klassificerat inbetalningen är ditt nästa steg att avgöra om moms blir aktuellt. Om det är ett bidrag ska ingen moms bokas. I övriga fall får du hjälp via lathundarna nedan. Dokumenten öppnas i ny flik.
- Sälja varor och tjänster (Skatteverkets hemsida)
- Försäljning till andra EU-länder (Skatteverkets hemsida)
- Försäljning till länder utanför EU (Skatteverkets hemsida)
- Frågeträd om moms vid försäljning av tjänst till annat land (Sammanfattande lathund) (PDF 86 kB)
- Moms vid konferens och kortare kurser (Medarbetarwebben)
- Försäljning av vara (PDF 76 kB)
- Momsbefrielseorsaker i Raindance (PDF 185 kB)
- Beräkna momsbeloppet (Skatteverkets hemsida)
Bidrag från Vetenskapsrådet, Forte, Formas och Cancerfonden
Får din avdelning bidrag i tolftedelar från dessa bidragsgivare? I så fall kan du få inbetalningarna bokade direkt på aktiviteten istället för via utredningskontot. Komplettera aktiviteten i Raindance med följande uppgifter så kan sektionen Ekonomi matcha inbetalningen mot den:
- Kontraktsnumret - exakt såsom bidragsgivaren angivit det på kontraktet
- Bidragsgivare
- Huvudsökande: Ja (Om flera aktiviteter hör till samma kontraktsnummer så ska endast en aktivitet vara upplagd som "Huvudsökande".)
Guide - Upplägg och ändring av aktiviteter (PDF 584 kB, ny flik)
Utbetald ersättning för uttjänta IT-produkter
När din enhet lämnat uttjänta IT-produkter för återanvändning och återvinning via avtalad leverantör sätts den eventuella ersättningen in via ert utredningskonto. Samtidigt får ni en självfaktura från leverantören som underlag. Bifoga självfakturan till utbokningen. Ersättningen ska bokföras med konto ”34110 Försäljning av material”. Eventuell specificerad moms bokförs på konto 25525. Om självfakturan överstiger 100 000 SEK gäller omvänd moms. Då ska fakturan inte innehålla moms men ha momsbefrielseorsak ”Omvänd beskattning” eller liknande. Tänk på att en uttjänt IT-produkt ska om den finns i anläggningsregistret utrangeras, den anses då som skrotad.
När en inbetalning saknas
Kontrollera gärna förteckningen Oklara inbetalningar och meddela sektionen Ekonomi om du hittar en inbetalning som är din avdelnings. Du kan också skicka en fråga via vårt supportformulär med detaljerade uppgifter om den inbetalning du letar efter, till exempel belopp, troligt inbetalningsdatum, bankkonto och eventuell text. Välj kategori "Inbetalningar och Utbetalningar - Inbetalning till LU/Utredningskonto".
Kontakta oss via vårt supportformulär
Utbokningen
Nu kan du boka ut inbetalningen i Raindance. Nedan finns länkar till guiden.
Guide - Utbokning från utredningskonto i Raindance (PDF 184 kB, ny flik)
Efter utbokningen
När något blivit fel
Om du upptäcker att något blivit fel med utbokningen så kan du rätta det på olika sätt beroende på om den är signerad eller inte. När bokföringsordern är signerad och har status Definitiv så måste du skapa en ny genom att ange ursprungsbokföringsorderns verifikationsnummer i fältet "Kopiera från" och kryssa i motsatt tecken-rutan. Sedan skapar du en ny bokföringsorder med rätt uppgifter (alternativt lägger till de rätta raderna i ombokningsbokföringsordern).
När en kund betalat dubbelt eller för mycket och det satts in via utredningskontot, så kan du skicka in underlag för återbetalning till sektionen Ekonomi. Använd denna blankett:
Blankett för återbetalning av insättning (PDF 226 kB, ny flik)
Arkivering
Arkivera bokföringsunderlagen i verifikationsnummerordning.
Vid periodstängning/bokslut
Utredningskontot ska ha saldo noll vid bokslut. Inbetalningar som finns kvar på utredningskontot syns inte i avdelningens resultat. Om saldot inte är noll måste du lämna in en specifikation till sektionen Ekonomi i samband med helårsbokslutet. Observera att alla statliga medel måste vara utbokade med korrekt konto och motpart eftersom dessa stäms av vid helåret i samband med den statliga motpartsavstämningen. Specifikationen lämnar du in i Raindance:
Guide - Dokument, specifikationer och kommentarer till bokslutet (692 kB, ny flik)
Kontaktinformation
Momsinformation från andra myndigheter
Externa webbplatser:
- Skatteverkets information om moms
- Skatteverkets handledning för mervärdesskatt
- Fakturans innehåll - särskild notering eller uppgift (momsbefrielseorsaker) (Skatteverkets hemsida)
- Kontrollera VAT-nummer (Europeiska kommissionens hemsida)
- Ekonomiverkets momshandledning
- EU:s mervärdesskattedirektiv 2006/112/EC (på svenska)
- EU:s mervärdesskattedirektiv 2006/112/EC (på engelska)