Rekvisition

En rekvisition skickas till de bidragsgivare som önskar för att begära utbetalning av beviljade bidrag. Här kan du läsa mer om vad du bör tänka på och hur du går tillväga.

Allmänt

En rekvisition blir aktuell när ditt projekts beviljade medel klassificerats som bidrag. Ibland står det i kontraktet att bidragsgivaren begär en rekvisition för att betala ut medel, medan det för andra inte är ett krav. Det är oavsett fördelaktigt att ställa ut en rekvisition i Raindance eftersom du kan ta nytta av de uppgifter som redan finns på din aktivitet och sedan får inbetalningen applicerad direkt mot rekvisitionen istället för via utredningskontot.

När bidragsgivaren har en egen blankett kan du ställa ut en rekvisition i Raindance utan att skicka den och istället ange OCR-numret på blanketten. Om bidragsgivaren anger OCR-numret som referens så appliceras betalningen automatiskt mot rekvisitionen ändå.

I Raindance kan du endast ställa ut rekvisitioner i SEK. Rekvisitioner i övriga valutor måste du ställa ut separat. Ange i så fall tydligt på rekvisitionen vad bidragsgivaren ska skriva som referens, till exempel vilket kostnadsställe eller vilken aktivitet som det gäller.

Läs mer om klassificeringen av bidrag och uppdrag


Före rekvireringen

Lägg till/kontrollera ”faktureringsinfo” och kontering på din aktivitet. Informationen behövs när du ska ställa ut rekvisitionen från projektportalen.

Guide - Upplägg av aktiviteter i Raindance (PDF 462 kB, ny flik)

Kontrollera att bidragsgivaren finns upplagd i kundregistret

Kundnumret för rekvisitionskunder börjar på R****. Om bidragsgivaren finns som rekvisitionskund kan du gå vidare till att ställa ut rekvisitionen. Saknas rekvisitionskunden i kundregistret måste du begära att få den upplagd. Här finns en instruktion för hur du söker efter kunder i Raindance:

Guide - Sök extern kundfaktura i Raindance (PDF 429 kB, ny flik)

Det går bra att skicka ett e-postmeddelande till kundupplagg [at] eken [dot] lu [dot] se med de obligatoriska uppgifterna. Du kan även fylla i webbformuläret nedan:

Begäran om kundupplägg i Raindance


Rekvireringen

Rekvisitioner ställs ut i Raindance. Du startar rekvisitionen från projektmodulen, men du kan i undantagsfall starta direkt i kundmodulen:

Guide - Registrera rekvisition i Raindance (PDF 723 kB, ny flik)

Rekvisitionen bokförs inte förrän inbetalningen registrerats i Raindance.

Obs! Den dag i månaden då periodiseringsbokföringen sker så är det stängt för att ställa ut rekvisitioner från projektmodulen.

Varje månad bör du kontrollera att du inte missat att färdigställa eller makulera någon rekvisition. I guiden om externa kundfakturor finns även information om hur du kan söka fram dina rekvisitioner:

Inför periodstängning - extern kundfaktura och rekvisition (PDF 278 kB, ny flik)

Sektionen Ekonomi publicerar en lista över de fakturor och rekvisitioner som blivit makulerade vid periodstängning:

Lista med makulerade fakturor och rekvisitioner (sidan om kundfakturor)

Diarieföring och arkivering av bidragsrekvisition

Den utskrivna, och eventuellt undertecknade, rekvisitionen ska enligt arkivregler bevaras. Därför måste du göra följande:

Spara rekvisitionen från Raindance på din dator så att du kan lägga till den i ärendet för projektet i W3D3. Om rekvisitionen undertecknas så skannar du istället in den innan den skickas till bidragsgivaren och bifogar den inskannade pdf:en i W3D3.

Guide - Registrera rekvisition i Raindance (PDF 723 kB, ny flik)

Om du enligt bidragsgivarens krav behövt fylla i och skicka in rekvisitionen enligt bidragsgivarens egen mall så lägger du en skannad kopia av den i ärendet i W3D3. Om rekvisitionen görs elektroniskt i bidragsgivarens system så kan det vara svårare att få ut en kopia att lägga i ärendet. I så fall gör du en tjänsteanteckning i W3D3 om att rekvisitionen utförts.

Läs mer om dokumenthantering på Medarbetarwebben


Efter rekvireringen

När något blivit fel

Om du upptäcker att något blivit fel med rekvisitionen så kan du rätta det på olika sätt beroende på om den är signerad eller inte. Om den inte är signerad så kan du söka fram rekvisitionen och välja Ändra faktura.

Om den är signerad ställer du ut en ”kreditrekvisition” på samma sätt som en kreditfaktura till en extern kund. Den ska du inte skicka till bidragsgivaren.

Arbetsrutinen för att registrera en kreditfaktura beskrivs i guiden för extern kundfaktura:

Guide - Extern kreditfaktura i Raindance (PDF 518 kB, ny flik)

Om konteringen blivit fel så ska den rättas i bokföringsorder. Tänk på att ange verifikationsnumret för rekvisitionen via knappen <Korrigera> i bokföringsordern. Då syns det på rekvisitionen att den blivit rättad.

Guide - Extern bokföringsorder i Raindance (PDF 466 kB, ny flik)

Bevakning av betalning

Sektionen Ekonomi applicerar inbetalningen mot rekvisitionen när den kommer in till Lunds universitet. Inga påminnelser eller räntor ställs ut för rekvisitioner.

Om inbetalningen hamnar på utredningskontot måste du kontakta sektionen Ekonomi via vårt supportformulär och be att få inbetalningen applicerad på rekvisitionen istället. Välj kategori "Fakturafrågor - Kundfaktura och rekvisition från LU".

Kontakta oss via vårt supportformulär