Anslagen bokas in i tolftedelar via en månatlig fil som bokförs av sektionen Ekonomi.

Läs mer om budgetering och fördelning av anslag

Avstämning per aktivitet

När den första tolftedelen bokförts av sektionen Ekonomi bör du stämma av att anslagen har hamnat på rätt aktiviteter. Ifall något hamnat fel kontaktar du sektionen Ekonomi som korrigerar kommande månadsfiler. Det som har felbokförts rättar du via en extern bokföringsorder.

Ta ut saldolista flexibel per konto (30111, 30112), aktivitet samt finansiärskod (t.ex. 910 för LTH, 931 för MED) på din fakultet. Kontrollera att fördelningen blivit rätt jämfört med fakultetens resursfördelning.

Korrigera via en extern bokföringsorder i Raindance. Det är viktigt att du använder samma konto, finansiär och motpart som ursprungsbokföringen. Finansiär används i dessa fall för att berätta inom vilken fakultets ram som anslaget har sitt ursprung. Använd motpart 9000. Se bokföringsexempel och lathund:

Bokföringsexempel – omföring och korrigering av anslag (PDF 117 kB, ny flik)

Guide Raindance - Extern bokföringsorder (PDF 490 kB, ny flik)

Avstämning per fakultet vid helåret

Detta görs av fakultetskansliet: Ta ut rapporten efter att decemberfilen är bokförd med justeringarna av årsbeloppet. Ta ut saldolista flexibel per konto och fakultet (finansiärskod). Rapporten ska visa anslaget för fakulteten för utbildning resp. forskning per konto (30111, 30112), per verksamhet (11, 21), per finansiärskod (t.ex. 910 för LTH, 931 för MED).

Vid upptäckt av avvikelse på anslagsmedel jämfört med resursfördelningen eller fel verksamhet/aktivitet korrigera via en extern bokföringsorder i Raindance. Det är viktigt att du använder samma konto, finansiär och motpart som ursprungsbokföringen. Finansiär används i dessa fall för att berätta inom vilken fakultets ram som anslaget har sitt ursprung. Motpart 9000 används. Se bokföringsexempel och lathund:

Bokföringsexempel – omföring och korrigering av anslag (PDF 117 kB, ny flik)

Guide Raindance - Extern bokföringsorder (PDF 490 kB, ny flik)

Fördelning av anslag efter senare beslut

Konto 30121 Fördelning anslag, senare beslut används på verksamhet 11 eller 21 för budgetering och bokföring av anslagsmedel enligt nya beslut, till exempel tillkommande, särskilt beslutade, satsningar, senare fördelningsbeslut etc.

Vid omföring används samma konto, det vill säga 30121, finansiär 9XX (vilken fakultets beslut) och motpart 9000 i både debet och kredit. Beslut krävs från fakultetsstyrelsen och det ska bifogas till fördelningsverifikationen.

Bokföringsexempel – omföring och korrigering av anslag (PDF 117 kB, ny flik)

Guide Raindance - Extern bokföringsorder (PDF 490 kB, ny flik)

Riktade ändamål för rektorsbeslut

Riktade ändamål i tilldelningsbeslutet (s.k. rektors pengar) bokförs med konto 30121, finansiär 980 (Statsbudget GÄ) och motpart 9000. Det finns alltid ett rektorsbeslut som ska bifogas.
Eftersom finansiärskoden följer anslagsmedlet hela vägen, ändrar dessa verifikationer inte anslagsbeloppet enligt resursfördelningen. Därför är det viktigt att finansiärskoden är rätt.

Varje månad bör du kontrollera att fördelningen är bokförd på rätt aktivitet, rätt finansiärskod och rätt belopp. Stämmer fördelningen med beslutet på universitets-/fakultetsnivå?

Forskningssamarbeten

Särskilda riktlinjer gäller när anslagsmedel flyttas på grund av forskningssamarbeten. FO-anslag på verksamhet 21 som ska vidare till en annan fakultet betraktas som forskningssamarbete inom LU. För att underlätta uppföljningen av ramanslag per fakultet enligt resursfördelningen har vi lagt upp konto 30122 Fo-samarbete anslag för detta ändamål. Samarbetet är reglerat i ett avtal mellan fakulteterna/institutionerna.

Detta konto ska alltid vara 0 för universitetet som helhet. Inga manuella bokningar är tillåtna på detta konto under året. Bokföringen sker av sektionen Ekonomi enligt inlämnat underlag som tolftedelar med konto 30122, finansiär (vems beslut) och motpart 9000.

Stäm av konto 30121 och 30122

Ta ut saldolista flexibel per konto och fakultet (finansiärskod). Rapporten ska visa 0 per konto, 0 per verksamhet, 0 per finansiärskod.

Vid upptäckt av fel belopp eller aktivitet ska du korrigera felet via en extern bokföringsorder i Raindance. Det är viktigt att du använder samma konto, finansiär och motpart som ursprungsbokföringen och att du bara ändrar aktiviteten eller beloppet. Finansiär används i dessa fall för att berätta enligt vems beslut fördelningen sker. Motpart 9000 används. Se bokföringsexempel och lathund:

Bokföringsexempel – omföring och korrigering av anslag (PDF 117 kB, ny flik)

Guide Raindance - Extern bokföringsorder (PDF 490 kB, ny flik)

När anslagsmedel ska flyttas mellan fakulteter vid hela kurser på annans utbildningsprogram

För att anslagsmedel och tillgodoräknande av hst/hpr i Ladok ska hållas samman används vid köp och sälj mellan fakulteter följande konton:

• 31440 Försäljning kurs mellan fakultet och 57600 Köp kurs mellan fakultet

Kommunikation mellan fakulteterna är viktigt så att samma belopp läggs in både hos avsändaren och hos mottagaren. Kontona 31440 Försäljning kurs mellan fakultet och 57600 köp kurs mellan fakultet ska vara 0 för universitetet som helhet. Manuella bokningar är endast tillåtna på dessa konton under året efter godkännande från sektionen Ekonomi. All bokföring sker av sektionen Ekonomi enligt inlämnat underlag med hjälp av tolftedelsfilen.

Kontona hanteras som vanligt inköp och försäljning när finansiär (888) och motpart (9300/9500) används och är undantagna från påläggsberäkning av indirekta kostnader.

Ta ut saldolista på ditt kostnadsställe och kontrollera att saldona stämmer överens med intäkter/kostnader för sålda/köpta hela kurser på din fakultet. Vid avvikelse kontakta sektionen Ekonomi.

Vidareförmedling av anslag enligt regleringsbrev

När det av regleringsbrevet framgår att Lunds universitet ska vidareförmedla en del av anslaget till en annan statlig myndighet använder du vidareförmedlingskonton i kontogrupp 7X. Skapa en extern bokföringsorder där du debiterar konto 301XX och krediterar konto 73110 Medel från statsbudget finansiering bidrag med samma kodsträng för övrigt. Saldot på konto 30111, 30112 och 73110 ska vara lika stort som anslaget enligt resursfördelningen uppdelat på Utbildning och Forskning. Skicka in blanketten för vidareförmedling till sektionen Ekonomi, där du har samma kostnadsställe, finansiär, motpart, aktivitet och verksamhet, men konto 7XXXX.

• Bokföringsexempel – omföring och korrigering av anslag (PDF 117 kB, ny flik)
• Guide Raindance - Vidareförmedling (ombokning till transfereringskonto)  (PDF 269 kB, ny flik)
• Blankett Vidareförmedling av bidrag (XLSX 17 kB, ny flik)