Full kostnadstäckning och samfinansiering
Universitet och högskolor har en särskild modell för att hantera full kostnadstäckning, som brukar kallas för SUHF-modellen, och Lunds universitet har särskilda rutiner för att hantera mycket av den bokföring som är förknippade med den modellen, till exempel påläggsbokföring, fördelning av stödverksamhetens kostnader och bokföring av samfinansiering.
Ny fördelningsprincip för gemensamma kostnader från ovanliggande nivåer
År 2026 går Lunds universitet över till ny fördelningsprincip, vilket påverkar budgetarbetet. Förändring i korta drag:
- Fasta procentsatser för universitets- och fakultetsgemensamma kostnader
Alla institutioner kommer att betala en fast procentsats avseende stödet från ovanliggande nivå. Procentsatserna från universitetsnivån är fastställda till 20% på utbildning, 12% på uppdragsutbildning samt 11% på forskning under år 2026. De olika fakulteterna ska vara klara med sina procentsatser när budget 2026 öppnar. - Ingen tillämpning av historiska fördelningsbaser
I fortsättningen tittar vi inte bakåt på historiska siffror för att fastställa en fördelningsbas, utan de fasta procentsatserna tas fram utifrån uppskattad kostnadsbas för det aktuella budgetåret. Pålägget för de indirekta kostnaderna beräknas på de faktiska kostnaderna under året. - Kalkyldifferenser på samtliga nivåer
Tidigare har all kalkyldifferens – det utfall på aktivitet 990099 som beror på differensen mellan kalkylerade och verkliga kostnader i kärnverksamheten – hamnat på lägsta nivån dvs. på institutionen*. Den förändrade principen innebär att varje nivå får sin del av den här differensen.
Varför genomförs den här förändringen?
Den nya fördelningsprincipen kommer att underlätta för verksamheten genom att:
- Det blir minskade svängningar i påläggsprocent mellan åren samt mellan institutioner.
- Tydlighet, transparens och förutsägbarhet ökar.
- Processen för att ta fram påläggsprocent blir enklare att förstå och förklara.
Observera att förändringen träder i kraft i bokföringen år 2026. Det är bara budgetarbetet som påverkas under år 2025. Informationen på Ekonomiwebben kommer att uppdateras kontinuerligt.
*För institutioner med fyra nivåer är avdelningen den lägsta nivån. Sådana institutioner finns framför allt på LTH och NAT.
All kärnverksamhet (utbildning och forskning) ska bära sina egna direkta kostnader samt sin andel av de indirekta kostnaderna.
Direkta kostnader redovisas direkt på kostnadsbärare (aktivitet/projekt) och indirekta kostnader fördelas till kostnadsbäraren genom ett procentuellt påslag på direkt lön och drift (påläggsbas).
Varje nivå, universitetsnivå, fakultetsnivå, institutionsnivå och ev. avdelningsnivå, beräknar och budgeterar kostnader för sin stödverksamhet. Stödverksamhetens kostnader fördelas stegvis nedåt tills kostnaderna når de slutliga kostnadsbärarna.
På kostnadsbäraren samlas den totala kostnaden och den totala finansieringen. Kostnadsbäraren ska visa full kostnadstäckning.
Vid ansökan om externa bidrag görs fullkostnadskalkyler för att beräkna hur stor del av de direkta kostnaderna som den potentiella bidragsgivaren kommer att bidra med och hur mycket som institutionen kommer att behöva samfinansiera. Alla bidragsgivare finansierar inte alla typer av kostnader så redan inför en eventuell ansökan behöver en kalkyl göras som en del i beslutsunderlaget för om institutionen kan och vill samfinansiera i den utsträckning som krävs.
I dialogen med bidragsgivaren angående finansiering av direkta och indirekta kostnader kan ni hänvisa till bilaga 2 till regleringsbrevet för universitet och högskolor. Där står det: ”När statliga myndigheter bidrar till forskningsprojekt vid universitet och högskolor ska bidraget omfatta medel för de direkta och indirekta kostnaderna i samma proportioner som beräknats för projektet i sin helhet. Detta bör gälla även för bidrag från stiftelser och andra juridiska personer som har tillkommit med statliga medel som grund och så långt möjligt även icke-statliga finansiärer.”
Regleringsbrevet 2025 för universitet och högskolor (ESV:s hemsida)
Inför tecknande av avtal om till exempel uppdragsforskning behöver en fullkostnadskalkyl göras för att beräkna ett pris som ger full kostnadstäckning.
Till Mallar för projektkalkyler
Till Systemstöd för projektkalkyler i Projekt i EOS
Modellen som universitetet använder sedan 2009 är en redovisningsmodell för indirekta kostnader som är framtagen av SUHF (Sveriges universitets- och högskoleförbund) och används av alla universitet och högskolor i Sverige.
Kontaktinformation
Vad är "overhead" och hur fungerar det?
På Kompetensportalen hittar du en onlinekurs som ger en övergripande orientering kring begreppet "full kostnadstäckning".
What is ”overhead” and how does it work?
Onlinekursen "Vad är "overhead" och hur fungerar det?" finns även på engelska. Sök på "What is "overhead" and how does it work?".