Rätta lönekontering
På denna sida får du information om var och hur lönekonteringar korrigeras.
När en anställds grundkontering av lön behöver ändras görs det i Primula, i formuläret Ändra grundkontering.
Instruktioner för formuläret Ändra grundkontering
I det formuläret går det även att rätta eller ändra en persons grundkontering av lön bakåt i tiden men som längst sedan 1 januari innevarande räkenskapsår.
Det finns några undantagsfall då korrigering inte går att göra i Primula utan istället får göras i Raindance. Se första exemplet nedan.
Exempel
Om en grundkontering blivit fel i slutet av ett räkenskapsår går det inte alltid att hinna göra ändringen i Primula på rätt räkenskapsår. Då får man istället bokföra om lönekostnaden, inklusive lönebikostnader och semesterkostnad, i en ID-bokföringsorder i Raindance.
Ett annat exempel på när det inte går att rätta i Primula är vid felbokförd lön sent i projekt där bidragsgivaren inte tillåter korrigeringar efter projektets slutdatum. Om sista datum för ändring i Primula passerat och bokföringen måste korrigeras i innevarande månad så får man även i dessa fall använda ID-bokföringsorder i Raindance.
Information om sista dag för att boka om/rätta löner i Primula finns i aktuell tidplan/checklista:
Det finns även i Primula under Externa länkar-menyvalet.
Det finns även vissa kostnader som inte alls går att rätta i Primula, till exempel kostnadsersättningar och arvoden. Dessa måste alltid rättas i Raindance.
Gör en bokföringsorder med speciella externa löneombokningskonton. Se konteringsexempel nedan och guiden för att rätta lönebokningar från Primula:
Guide - Korrigera Primula-transaktioner i Raindance (PDF 56 kB, ny flik)
| Ombokningskonto | Konto |
|---|---|
| 41112 Lön ombokning | 41101 - Lön doktorandtjänst 41102 - Lön lönebidragsanställd 41105 - Lön immat at eg utv 41110 - Lön övriga tjänstetyper |
| 46005 Lönebikostnader institution ombokning | 46000 – Lönebikostnader inst |
| 41165 Löpande semesterkostnad från och med 2006 omföring | 41160 - Löp semkostn fr 2006 |
Tänk på att använda samma konto i både debet och kredit för lönekostnaden, lönebikostnaderna och semesterkostnaden.
- Excelmall för uträkning av belopp att rätta (XLS 17 kB, ny flik)
- Bokföringsexempel, rätta lön (PDF 13 kB, ny flik)
- Sociala avgifter (HR-webben)
Lönekostnader som är konterade i kontogrupp 43 (Kostnadsersättningar och naturaförmåner) eller på konto 41122 Timarvode och 41125 Övriga arvoden korrigeras direkt på ursprungskontot. Lönebikostnader i samband med dessa konton flyttas med specialkontona ovan. Tänk på att använda samma konto i både debet och kredit.
Exempel a) Ett positivt besked på en bidragsansökan innebär att en forskargrupp behöver planera om hur de fördelar sin tid mellan olika projekt. Hur deras löner fördelar sig på olika aktiviteter behöver därför justeras.
Exempel b) En lärare som i vanliga fall undervisar till 100 % inom institutionens egen grundutbildning har fått hoppa in på en kurs som institutionen ger åt regionen. Lön motsvarande den tid som läraren lägger på kursen måste bokföras om från grundutbildningen på statsbudgetanslag (verksamhet 11) till uppdragsutbildningen (verksamhet 54).
Om ändringen avser innevarande år kan de berördas grundkontering av lön korrigeras med hjälp av formuläret Ändra grundkontering i Primula. I annat fall görs bokföringen i en bokföringsorder av typen ID. Se föregående exempel.
Den anställde har kvar sin vanliga anställning och placering, men ska under en period helt eller delvis delta i ett projekt där all ekonomi kring projektet hanteras på annan del av universitet än där personen har sin anställning, till exempel vid deltagande i ett LU-gemensamt projekt som hanteras via Projektkontoret. Personens grundkontering av lön behöver då ändras för perioden och omfattningen ifråga. Ändringen görs i Primula i formuläret Ändra grundkontering.
Se upp med gränsfall:
- Kan det istället gälla en förändring i anställningen?
Förändring av befintlig anställning - Eller kan det istället handla om ett internt köp/sälj?
Internhandel och lönekostnader
Kontaktinformation
Löpande semesterkostnad
Läs mer om rutinen och det nya beslutet för löpande semesterkostnad.
Checklista HR-webben
För övriga kontroller och uppföljning av lönehantering inklusive semesterhantering under året, se HR-webben.
Internhandel och lönekostnader
Läs mer om regelverket kring internhandel och annan ekonomisk reglering av samarbeten.