Vidarefakturering kan bli aktuellt när en av era anställda får en kostnad som en annan organisation har kostnadsansvar för, men där fakturan har ställts ut till Lunds universitet. Vidarefakturering tar mycket administrativ tid i anspråk, om möjligt är det bättre om leverantören skickar fakturan direkt till den slutliga köparen.

Observera att våra upphandlade avtal normalt sett inte är gjorda för vidarefakturering till annan part. Det är då inte tillåtet att köpa in varor och tjänster åt någon annan och sedan vidarefakturera.

Om du ändå måste ställa ut en faktura till den som ska ersätta kostnaden så ska leverantörsfakturan ha varit utställd på Lunds universitet. Utgiften betraktas som vidarefakturering (utomstatlig köpare) eller samköp (inomstatlig köpare).

Du måste bifoga leverantörsfakturorna eller reseräkningen när du ställer ut fakturan i Raindance, alternativt göra en hänvisning i noteringsfunktionen.

Raindance-guide: Vidarefakturering (PDF 447 kB, ny flik)

Skilj på vidarefakturering och vanlig försäljning

Traktamente, föreläsningsarvode och dylikt ska inte konteras på något vidarefaktureringskonto eftersom det är en försäljning. Använd istället till exempel konto 31410 Rådgivning och liknande tjänster.

Internt inköpta tjänster

Tjänster din avdelning köpt internt ska inte konteras på något vidarefaktureringskonto utan istället till exempel konto 31410 Rådgivning och liknande tjänster.

Kostnader med olika ursprungliga momssatser

När ursprungsfakturorna innehåller olika momssatser så delar du upp det du ska vidarefakturera på flera fakturarader. Till exempel ska du lägga servicearvode från resebyrån på en egen fakturarad.

Indirekta kostnader

Konto 31821 Vidarefakturering utomstatlig och 54180 Vidarefakturering inomstatlig backar OH-uttaget, det vill säga de indirekta kostnaderna på aktiviteten minskar.

Servicearvoden

När det gäller vidarefakturering av servicearvoden på resefakturor från resebyrån gäller följande:

• Nettobeloppet registreras på en egen rad på kundfakturan.
• Om svensk moms funnits på den ursprungliga fakturan från resebyrån ska motsvarande momssats väljas, och därmed läggas på nettobeloppet vid vidarefakturering. Detta gäller även om kunden är utländsk.
• Ingen moms läggs på när vi vidarefakturerar svenska statliga myndigheter.

Hyrbil

Vid vidarefakturering av kostnad för hyrbil gäller speciella regler. I vissa fall får hela momsbeloppet dras av vid betalningen av den ursprungliga fakturan från leverantören.

Moms

Vidarefakturering ses som försäljning i två led. Det är tjänstens art och plats för omsättning som avgör om moms ska läggas på vid registreringen av kundfakturan. Där kan nedanstående illustration vara till hjälp. I exemplet används resor, men detsamma gäller restaurangnotor och konferensavgifter:

 

Exempel 1: Vidarefakturering till utomstatlig, resa inom Sverige

Bokför inköpet som en vanlig leverantörsfaktura med bokföring på aktuellt kostnadskonto och dra av eventuell ingående moms. Fakturera sedan den verkliga köparen den del av kostnaden de ska stå för och kontera kundfakturan med ett speciellt intäktskonto, 31821.

Har det funnits svensk moms på leverantörsfakturan så ska utgående moms läggas på kundfakturan. (Lägg alltså inte på någon moms när resan skett utomlands.)

 

 

Exempel 2: Vidarefakturering till annan statlig myndighet (samköp), resa inom Sverige

Bokför inköpet som en vanlig leverantörsfaktura i Lupin med bokföring på aktuellt kostnadskonto och dra av eventuell ingående moms. Sedan fakturerar du den statliga myndigheten den del av kostnaden de ska stå för.

Ingen utgående moms ska läggas på kundfakturan. Använd konto 54180.