Periodisering av inkomster och utgifter

Inkomstperiodisering

Enligt statens redovisningsmodell tillämpas en förenklad metod för erhållna bidrag (periodiseringsprincipen - omvänd matchningsprincip) som innebär att myndigheten börjar med att fastställa periodens kostnader för att därefter fastställa periodens intäkter svarande mot dessa kostnader.

Institutionen avgör för varje projekt eller delverksamhet (aktivitet) om det/den ska periodiseras eller resultatavräknas. Om en aktivitet ska kunna periodiseras avgörs redan vid val av aktivitetstyp. Det är endast bidrags- och uppdragsaktiviteter som kan periodiseras. På dessa aktiviteter anges om de ska periodiseras eller resultatavräknas, kontraktsuppgifter i form av till exempel kontraktsbelopp och dispositionstid och konteringsuppgifter.

Se guide Upplägg/ändring av aktivitet (PDF 463 kB, ny flik)

Bokföringen av inkomstperiodiseringarna genomförs med hjälp av ett program i ekonomisystemet. Programmet bygger på ett antal regler och det använder informationen som varje institution anger till sina aktiviteter och utifrån hur inkomsterna är bokförda. Rutinen går inte att automatisera till hundra procent utan det krävs en del manuella kontroller och kompletteringar, både inför och under varje bokslut.

Läs mer om periodiseringsreglerna och få en översikt över hur arbetet med inkomstperiodiseringar är upplagt:

Inkomstperiodiseringar - översikt (PDF 244 kB, ny flik)

Det finns även en checklista att ha som stöd i arbetet:

Institutionernas checklista för inkomstperiodisering (PDF 92 kB, ny flik)

I korta drag är stegen följande:

Löpande, och inför bokslut, kontrolleras grunduppgifter och bokföring.

Steg 1 - Kontroller inför inkomstperiodisering (PDF 447 kB, ny flik)

Inför, och senast under de dagar som anges för slutgranskning i tidplanen för boksluten kontrolleras de belopp och konteringar som programmet föreslår. Kontrollerna är särskilt viktiga för projekt med underskott eller om det finns flera finansiärer på samma aktivitet/projekt.

Steg 2 - Kontroll periodiseringsbelopp (PDF 444 kB, ny flik)
Steg 3 - Kontroll periodiseringskontering (PDF 370 kB, ny flik)

Avslutningsvis görs en rimlighetsbedömning av om periodiserade belopp och beräknat resultat ser rimliga ut.

Steg 4 - Avstämning periodisering (PDF 426 kB, ny flik)

I bilden nedan illustreras periodiseringsreglerna ur översiktsguiden.

Inkomstperiodiseringar - översikt (PDF 244 kB, ny flik)

Periodiseringsfrågeträd

 

Klicka på bilden för större storlek.

Fakulteternas granskning

När institutionerna är färdiga med sin slutgranskning gör fakulteterna en avslutande granskning och rimlighetsbedömning.

Bokslut på institution

En gång per år, i Bokslut på institution, ska periodiserade projekt med passerad dispositionstid respektive vilande projekt kommenteras.

Bokslut på institution - periodiseringsunderlag (PDF 217 kB, ny flik)

Läs mer om bokslut på institution vid helårsbokslutet

Utgiftsperiodiseringar

I vissa fall ska externa fakturor periodiseras vid bokslut, om de:

  • överstiger 50 000 kronor, och
  • hänför sig till verksamhet som ska resultatavräknas, och
  • avser första tertialet 2021 men bokförts på 2020 eller
  • avser 2020 men inkommit för sent.

Tidpunkterna ovan avser helårsbokslutet 2020.

Periodiseringen ska göras i samråd med sektionen Ekonomi. Kontakta sektionen Ekonomi via supportformuläret. Välj kategori Bokföring och avstämning/Periodisering.

Sektionen Ekonomis supportformulär

Avsnittet är under utveckling.

Övriga utgiftsperiodiseringar

Andra utgifter som periodiseras är: kostnader för varulager, förutbetalda lokalkostnader, förutbetalda licenskostnader, upplupna lokalkostnader etc. Det är endast ett fåtal kostnadsställen som är berörda av dessa utgiftsperiodiseringar.