Handkassa
Vid behov av handkassa kan din institution eller avdelning ansöka om ett Kontantkort för mindre inköp där det inte går att få faktura.
Läs mer om hur Kontantkort fungerar nedan
Ni bör bestämma storleken på handkassan restriktivt med hänsyn till omsättningen och den bör redovisas minst tre gånger om året. Omsättningen i handkassan får endast bestå av utbetalningar mot kvitton med motsvarande påfyllningar. Kontantuttag ska undvikas med anledning av att det är problem med att sätta in kontanterna vid redovisning.
Ersättningar till privatpersoner som till exempel lön, arvoden och reseräkningar får inte betalas via handkassan eftersom denna typ av ersättningar kan vara skattepliktig. De ska därför alltid redovisas via lönesystemet.
Kontanta medel från handkassan får inte lånas ut, utan ersättning får endast utbetalas mot originalkvitto.
Det är inte tillåtet att lägga kontanter från försäljning i handkassan. Dessa ska alltid redovisas genom inbetalning till universitetets bankgiro 5051–4728.
Ifylld och signerad blankett skickar du till sektionen Ekonomi, hämtställe 31.
Ansökan om Kontantkort för handkassa (XLS 32 kB, ny flik)
Avstämning och bokslut
Handkassan ska inventeras vid varje helårsbokslut, men du bör stämma av den regelbundet, förslagsvis varje tertial för att upptäcka eventuella fel och differenser.
Vid avstämning kontrollerar du att saldot på kortet tillsammans med oredovisade kvitton motsvarar det ursprungliga förskottsbeloppet.
Rapporten "Avstämning handkassa" i Raindance (Frågor & analys/Avstämningar och kontroller/Tertial) visar handkassans förskottsbelopp.
Påfyllnad
För påfyllning av Kontantkortet fyller du i blanketten ”Redovisning av handkassa” och skickar denna tillsammans med originalkvittona till sektionen Ekonomi. Kortet fylls på med det redovisade beloppet.
Redovisning av handkassa Kontantkort (XLS 35 kB, ny flik)
Tilläggsbelopp
Om din institution/avdelning har tillfälligt behov av ett högre belopp på Kontantkortet, så går det att ansöka om ett tilläggsbelopp:
Ansökan om tilläggsbelopp på redan erhållet Kontantkort för handkassa (XLS 30 kB, ny flik)
Redovisning av tilläggsbelopp ska du göra så snart som möjligt. Blanketten ”Redovisning av handkassa” tillsammans med originalkvittona skickas till sektionen Ekonomi. På blanketten ska du ange hur eventuellt resterande belopp ska hanteras.
Redovisning av handkassa Kontantkort (XLS 35 kB, ny flik)
Kontantkort
Kortet fungerar för köp i kortterminaler, uttag i butiker och uttagsautomater.
Kortet är anonymt. Det innebär att inga namn är präglade på kortet. Namnet är ersatt med ett kortnummer, (kund ID), som även används vid inloggning på internet enligt kortleverantörens instruktioner.
Kortet fungerar online med PIN-kod.
Kortet kan ej användas vid följande typer av köp:
- Pengatransfer
- Spel och vadslagning
- Automatiska bro- och vägtullbetalningar
- Handlare av kvasi-kontanter
Det kostar inget att använda kortet vid handel. Växlingsavgift tillkommer vid köp i utlandet, se kortleverantörens hemsida.
Uttag av kontanter går att göra utan kostnad med eventuella begränsningar avseende belopp, se kortleverantörens hemsida.
Kortleverantören har inga uppgifter om vem kortinnehavaren är. Kortinnehavaren har endast tillgång till saldo och transaktioner via internet. Inloggning görs med PIN-koden.
Vid frågor gällande kortet
- Du kan spärra kortet online på kortleverantörens hemsida.
- Vid problem med Kontantkortet ska kortinnehavaren kontakta kortleverantören.
Kontaktinformation
Sektionen Ekonomi
Avdelningen Fakturahantering och utbetalningar