Handkassa

Läs mer om hur ICA Kontantkort fungerar nedan

Ni bör bestämma storleken på handkassan restriktivt med hänsyn till omsättningen och den bör redovisas minst 3 gånger om året. Omsättningen i handkassan får endast bestå av utbetalningar mot kvitto med motsvarande påfyllningar.

Ersättningar till privatpersoner som till exempel lön, arvoden och reseräkningar får inte betalas via handkassan eftersom denna typ av ersättningar kan vara skattepliktiga. De ska därför alltid redovisas via lönesystemet.

Kontanta medel från handkassan får inte lånas ut, utan ersättning får endast utbetalas mot kvitto.

Det är inte tillåtet att lägga kontanter från försäljning i handkassan. Dessa ska alltid redovisas genom inbetalning till universitetets bankgiro 5051-4728.

Ifylld blankett skickar du till sektionen Ekonomi:

Ansökan om ICA Kontantkort för handkassa (XLS 32 kB, ny flik)

Avstämning och bokslut

Handkassan ska inventeras vid varje helårsbokslut, men du bör stämma av den regelbundet, förslagsvis varje tertial för att upptäcka eventuella fel och differenser.

Vid avstämning kontrollerar du att saldot på kortet tillsammans med oredovisade kvitton och eventuella kontanter som finns i handkassan motsvarar det ursprungliga förskottsbeloppet.

Stäm av saldot på din handkassa via rapporten "Avstämning handkassa" i Raindance (Frågor & analys/Avstämningar och kontroller/Tertial):

Logga in i Raindance

Påfyllnad

För påfyllning av kontantkortet fyller du i blanketten ”Redovisning av handkassa” och skickar denna tillsammans med originalkvittona till Ekonomisektionen. Kortet fylls på med det redovisade beloppet.

Redovisning av handkassa ICA Kontantkort (XLS 35 kB, ny flik)

Tilläggsbelopp

Om din institution/avdelning har tillfälligt behov av ett högre belopp på kontantkortet, till exempel vid en konferens, så går det att ansöka om ett tilläggsbelopp:

Ansökan om tilläggsbelopp på redan erhållet ICA Kontantkort för handkassa (XLS 30 kB, ny flik)

Redovisningen av tilläggsbelopp ska du göra så snart som möjligt. Blanketten ”Redovisning av handkassa” tillsammans med originalkvittona skickas till sektionen Ekonomi. På blanketten ska du ange hur eventuellt resterande belopp ska hanteras.

Redovisning av handkassa ICA Kontantkort (XLS 35 kB, ny flik)

ICA Kontantkort

• Maestrokort som fungerar för köp i kortterminaler och uttag i ICA Butiker och uttagsautomater.
• Korten är anonyma. Det innebär att inga namn är präglade på korten. Namnet är ersatt med ett referensnummer som även används vid inloggning på Internet/talsvar tillsammans med lösenordet.
• Korten fungerar endast online mot PIN-kod.
• Inga signaturköp, inga köp av valutor hos Forex och inga övriga funktioner som internethandel med mera är möjliga.
• Spel och insättningar tillåts inte.
• Kortet kostar inget att använda vid handel.
• Uttag av kontanter går att göra i alla kortautomater utan kostnad, med följande begränsningar:
  • 3 000 kronor per tillfälle i ICA butiker (i mån av kontanter i kassan).
  • 5 000 kronor per tillfälle i ICA Bankens uttagsautomater.
  • 2 000 kronor per tillfälle i övriga uttagsautomater.
  • 15 000 kronor totalt under en kalendervecka, oavsett var du tagit ut pengar.

ICA Banken har inga uppgifter om vem kortinnehavaren är. Kortinnehavarna har endast tillgång till saldo och transaktioner via Internet och talsvar. Inloggning görs med referensnumret (som står på kortet och kortcarriern) och lösenordet (som erhållits i särskild försändelse).

Vid problem med kontantkortet ska kortinnehavarna kontakta sektionen Ekonomi om inte annat överenskommits.

Supportformulär (välj kategori "Inbetalningar och Utbetalningar - Betalkort")

Spärr av kort

Vid spärr av kort (telefonnumret är 033-47 47 50) måste den person som är kortinnehavare uppge sitt referensnummer som står på kortet och kortcarriern (brevet som medföljer kortet). Kan inte referensnumret uppges får kortinnehavaren istället kontakta sektionen Ekonomi via vårt supportformulär.

Supportformulär (välj kategori "Inbetalningar och Utbetalningar - Betalkort")