Ekonomiskt ansvar och intern kontroll

Ekonomiskt ansvar

Universitetsstyrelsen-fakultetsstyrelse-institutionsstyrelse har det slutliga och övergripande ansvaret för ekonomin medan det löpande, exekutiva, ekonomiska ansvaret vilar på rektor-dekanus-prefekt:

• Fördelningen av ansvar, bland annat ekonomiskt ansvar, mellan universitetsstyrelsen och rektor följer ytterst av Högskolelagen (1992:1434) och Myndighetsförordningen (2007:515).
  Högskolelagen (1992:1434) (Sveriges Riksdags webbplats)
  Myndighetsförordningen (2007:515) (Sveriges Riksdags webbplats)
• Arbetsordning för Lunds universitet (se Regelverket) beskriver hur fakultetsstyrelse respektive institutionsstyrelse utgör högsta beslutande organ, och att dekanus är fakultetens chef och prefekt är institutionens chef.
  Arbetsordning för Lunds universitet I 2023 I (PDF 232 kB, ny flik)
• Rektor fördelar beslutsbefogenheter i Föreskrifter om fördelning av beslutsbefogenheter och rätt att teckna avtal vid Lunds universitet (se Regelverket).
  Föreskrifter om fördelning av beslutsbefogenheter och rätt att teckna avtal vid Lunds universitet I 2024 I (PDF 127 kB, ny flik)
• Rektor fördelar behörighet att förfoga över myndighetens medel genom attest av beslut att upphandla, beställning av produkt, leverantörsfaktura, ansökan/påfyllning handkassa, ersättning för mertid, övertid, obekväm arbetstid och beredskap, reseförskott, rese- och utläggsräkning, samt rätten att teckna tilldelningsbeslut/avropsavtal och köpeavtal inom ramen för de avrop och upphandlingar som ska handläggas av institutioner enligt Föreskrifter för inköp, i Attestordning - föreskrifter om behörighet att förfoga över myndighetens medel (se Regelverket).
  Attestordning - föreskrifter om behörighet att förfoga över myndighetens medel I 2020 I (PDF 66 kB, ny flik)
  Förvaltningschefen vidarefördelar beslutsbefogenheter i Föreskrifter om fördelning av beslutsbefogenheter inom universitetsförvaltningen vid Lunds universitet (se Regelverket).
  Föreskrifter om fördelning av beslutsbefogenheter inom universitetsförvaltningen vid Lunds universitet (PDF 391 kB, ny flik)

Mer om attest- och godkännanderutiner

Intern styrning och kontroll

Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda. Det handlar om att säkra att det som ska göras blir gjort, på det sätt som det är tänkt. Ledningen för en myndighet ansvarar inför regeringen för verksamheten och ska se till att den bedrivs:

• effektivt
• enligt gällande rätt och andra förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen
• med en tillförlitlig och rättvisande redovisning
• med god hushållning av statens medel

Läs mer om intern styrning och kontroll på ESV:s hemsida

Ramverk för intern styrning och kontroll vid Lunds universitet I 2023 I (PDF 526 kB, ny flik)

Läs mer om riskhantering vid Lunds universitet (Medarbetarwebben)

Ansvar för intern styrning och kontroll

Prefekten ansvarar för utformning av organisation och rutiner inom institutionen. Syftet är att redovisningen och övrig ekonomisk rapportering ska bli fullständig och rättvisande, att uppkomsten av fel förebyggs, att fel upptäcks när de inträffat, att medlen förvaltas på ett betryggande sätt och att uppgifter utförs enligt intentionerna.

I en stor, decentraliserad organisation som Lunds universitet måste den interna kontrollen byggas upp genom rutiner och arbetsfördelning. Syftet är inte bara att kontrollera för att skydda mot oegentligheter utan även att uppmärksamma oavsiktliga fel innan de begås och därigenom slippa krångligt rättningsarbete. Genom att en känslig arbetsuppgift fördelas på två eller flera personer kan risken för fel minskas. I prefektens ansvar ingår att se till att individen har rätt kompetens för att klara av de arbetsuppgifter som vederbörande är satt att utföra.

Löpande avstämningar

Avstämningar ska ingå som en naturlig del i en institutions (eller motsvarandes) löpande interna kontroll. Den löpande avstämningen syftar till att snabbt upptäcka och åtgärda felaktigheter i bokföringen. Med fungerande avstämningsrutiner blir risken för fel i verksamheten mindre och eftersom man med en fungerande löpande uppföljning får ett mer rättvisande underlag från bokföringen så ökar säkerheten vid uppföljning, rapportering, prognosarbete och beslutsfattande.

Några avstämningar och kontroller bör du göra varje vecka eller månad medan vissa måste göras till varje tertialbokslut. Det finns ett baspaket här på Ekonomiwebben som du kan utgå ifrån men tänk på att din institution och fakultet kan ha krav på fler avstämningar och kontroller.

Avstämningar och kontroller

Förebyggande arbete

Institutionen (motsv) kan också effektivt förebygga fel och få bättre kvalitet i fakturering, bokföring och uppföljning genom att vara noga med sina rutiner kring upplägg av aktiviteter och arbetsmetoder vid fakturering med mera. Genom att vara noga med grunduppgifterna kan institutionen även bespara sig mycket arbete med avstämningar och felrättning.

I ekonomimodellen finns inbyggt ett antal funktioner som stöd för en effektiv och korrekt ekonomihantering som i sin tur borgar för bättre information i uppföljningen:

• Många automatiska kontroller och stöd för automatisk bokföring använder uppgifter som anges vid upplägg av aktiviteter. Ange därför alltid fullständig och korrekt information till aktiviteterna, till exempel rätt konto, finansiär och motpart men även korrekta uppgifter som underlag för inkomstperiodisering, samfinansiering och matchning av inbetalningar.
  Se Guide för upplägg och ändring av aktiviteter (PDF 584 kB, ny flik)
• Få rätt kontering genom att starta kundfakturor till uppdragskunder samt rekvisitioner till bidragsgivare från Projekt.
  Se Guide för extern kundfaktura (PDF 847 kB, ny flik)
  Se Guide för att registrera rekvisition (PDF 723 kB, ny flik)
• Få rätt kontering även vid utbokning från utredningskonto genom att hämta konteringsinformation från aktivitetsupplägget (flik 2).
  Se Guide för utbokning från utredningskonto (PDF 164 kB, ny flik)
• Se till att du inte missar samfinansiera, eller bokför samfinansieringen fel - använd det automatiska stödet för samfinansiering.
  Läs mer om samfinansiering
  Se Guide för att registrera samfinansiering (PDF 545 kB, ny flik)
• Se till att inkomstperiodiseringen blir korrekt genom att bland annat göra allt ovan. Det finns ett omfattande automatiskt stöd att genomföra inkomstperiodiseringarna, men det är givetvis beroende av att vi ger det rätt ingångsvärden. Om grundbokföringen är fel så blir inkomstperiodiseringen fel.
  Läs mer om inkomstperiodisering

Dessutom finns det i ekonomisystemen inlagt regler, så kallade sambandskontroller, som spärrar vissa felaktiga konteringskombinationer vid registreringstillfället. Kontrollerna kan givetvis inte spärra ut alla fel, men de ger en god hjälp på vägen till en bättre kvalitet i bokföringen. Kontrollerna finns närmare beskrivna i kodplanen.

Kodplanen

Kontrollfunktioner

Riksrevisionens uppdrag är att granska vad statens pengar går till, hur de redovisas och hur effektivt de används. Riksrevisionen utför bland annat årlig revision av universitetets räkenskaper.

Riksrevisionens hemsida (extern webbplats)

Internrevisionen utför granskningar och ger råd i syfte att tillföra värde och förbättra universitetets verksamhet. En del av dessa granskningar handlar om att undersöka om universitetets kontrollfunktioner fungerar som de ska.

Internrevisionens kontaktuppgifter