Personuppgifter och dataskydd
På denna sida kan du läsa om hur du hanterar personuppgifter i olika ekonomiärenden.
På Medarbetarwebben finns övergripande information om hur personuppgifter ska hanteras
Vad är den rättsliga grunden för ekonomiärenden?
Den rättsliga grunden för ekonomiarbetet är som regel antingen att det är en "rättslig förpliktelse" eller att det är "en uppgift av allmänt intresse". Det innebär att vi inte behöver be de registrerade om samtycke.
Tips för hur du hanterar personuppgifter i ekonomiärenden
Informera den registrerade
Eventuellt behöver du informera registrerade om att du hanterar deras personuppgifter. Läs mer om vad du behöver informera den registrerade om på sidan Information till registrerade vilken du når genom att klicka på länken nedan.
Läs mer här om Information till registrerade (Medarbetarwebben)
Inköp och upphandling
När du i en upphandling behöver ta in personuppgifter, exempelvis referenser, använd skrivningen om dataskyddsförordningen i mallen för annonserad upphandling under tröskelvärdet. Hantera anbuden med försiktighet för att undvika onödig spridning av personuppgifter. Skicka inte personuppgifterna till personer som inte behöver dem. Motsvarande sätt att tänka och agera gäller även när du gör beställningar.
Här hittar du mallen för annonserad upphandling under tröskelvärdet (Medarbetarwebben)
Utställande av kundfakturor
När du skickar uppdrag om kundupplägg som innehåller personuppgifter till sektionen Ekonomi bör du inte skriva ut en kopia av webbformuläret eller e-postmeddelandet och behålla själv.
Handlägga ekonomiärenden
Ta inte ut kopior och utskrifter av fakturor, reseräkningar eller liknande i onödan. Underlag som du behöver för handläggning ska hanteras och raderas på ett säkert sätt när de inte längre behövs. Spara aldrig kopior eller utskrifter längre än nödvändigt. Tänk på att underlag som utgör räkenskapsinformation, till exempel om du tillfört information på en kopia så att den blivit en originalhandling, ska arkiveras och gallras enligt ordinarie rutiner.
Betala konferens eller medlemsavgift på annat sätt än med faktura/kort
När du inför exempelvis en konferens behöver beställa betalning utan faktura ska du inte bifoga onödig information. Bifoga endast underlag som styrker uppgifterna.
Handlägga stipendier
Alla beslut i original ska diarieföras och arkiveras enligt normala rutiner på respektive institution eller fakultetskansli. Blanketten med stipendiatens bankuppgifter utgör dock arbetsmaterial och ska inte diarieföras eller arkiveras. Spara den till exempel i en särskild pärm eller mapp endast så länge som behövs med tanke på vilken tidsperiod personen ifråga är aktuell för stipendieutbetalningar från institutionen/fakulteten.
Kontaktinformation
Postadress
Lunds universitet
Sektionen Ekonomi
Box 117
221 00 Lund
Besöksadress
Sandgatan 5, Lund
Internpost
Hämtställe 31
Kontakta oss via vårt supportformulär