Kundfaktura

Före faktureringen

Kreditupplysning

Innan institutionen ingår avtal med en kund för ett större belopp är det lämpligt att ta ut en kreditupplysning. Sektionen Ekonomi har tillgång till ett kreditupplysningsverktyg. Härifrån kan information hämtas bland annat om ett svenskt företag har F-skattebevis, är aktivt i momsregistret, registrerat som arbetsgivare eller har betalningsanmärkningar. Verktyget ger även möjlighet att kontrollera personnummer och adress på privatpersoner. Kontakta oss på sektionen Ekonomi när du behöver denna. Välj kategori "Fakturafrågor - Kundfaktura och rekvisition från LU" i vårt supportformulär:

Sektionen Ekonomis supportformulär

Kontrollera om kunden finns upplagd i kundregistret

Innan du ställer ut kundfakturan måste du kontrollera om kunden finns upplagd i kundregistret i Raindance. Om den finns kan du gå vidare till att ställa ut fakturan. Saknas kunden i kundregistret måste du begära att få den upplagd. Här finns en instruktion för hur du söker efter kunder i Raindance:

Guide - Sök extern kundfaktura i Raindance (PDF 430 kB, ny flik)

Innan du skickar in begäran om kundupplägg måste du kontrollera så att du har alla uppgifter som krävs:

• Kontrollera svenska organisationsnummer på Bolagsverkets hemsida
• Kontrollera VAT-nummer för kunder inom EU på EU:s hemsida
• Kontrollera VAT-nummer för kunder i Storbritannien på brittiska skattemyndighetens hemsida
• Kontrollera momsregistreringsnummer för kunder i Schweiz på Federal Statistical Office hemsida
• Kontrollera momsregistreringsnummer för kunder i Norge på Brönnöysundregistrenes hemsida

Fyll i webbformuläret nedan:

Begäran om kundupplägg i Raindance

Kunder med speciell hantering av fakturor

Elektroniska fakturor ska skickas till alla svenska offentliga kunder (myndigheter, regioner, och kommuner, kommunala bolag); men också till företag och andra organisationer som så efterfrågar. För företag som saknar riktig e-fakturering, önskar sektionen Ekonomi att du frågar om de kan erbjuda e-post-fakturering till en central e-post-adress (tex invoice@, faktura@, leverantörsreskontra@, info@ eller liknande).

För att de ska komma rätt är det viktigt att du anger rätt referens. Det gäller även för de kunder som anlitar scanningföretag för hantering av sina fakturor och för de kunder som får sin faktura via e-post. Finns inte de obligatoriska uppgifterna med kan fakturan komma att skickas tillbaka till oss och därmed blir betalningen försenad.

Det finns ett speciellt fält (E-Faktura/Referens) när du söker på kunden, där du kan se vilken slags kund det är och vilken referens de önskar. Har kunden skickat ett brev om specifika fakturaönskemål finns den tillagd som bifogat dokument till kunden. Får du sådan information och önskemål från kunden kontaktar du sektionen Ekonomi via vårt supportformulär.

Kontakta oss via vårt supportformulär

Klassificera det som ska faktureras

Först måste du klassificera varan/tjänsten som sålts så att du kan bestämma hur du ska kontera fakturan. Det är viktigt att det verkligen är en faktura som ska ställas ut. Är det till exempel ett bidrag så måste du istället skicka en rekvisition. Exempel på varor och tjänster då faktura ska ställas ut är böcker, konferenser, uppdrag, konsulttjänster och liknande. I detta frågeträd får du vägledning vid klassificeringen:

 

 

 

 

Om det finns ett kontrakt eller avtal så kan du ta hjälp av det vid klassificeringen. Detta ska finnas registrerat i W3D3.

Information och webbformulär för diarieföring av kontrakt finns på Medarbetarwebben

• Läs mer om intäkter
• Försäljning av anläggningstillgång
• Vidarefakturering av faktura till annan organisation
• Konferenser - moms och inbetalningsvägar (Medarbetarwebben)
• Lunds universitets kodplan

Moms

Nästa steg är att avgöra om moms ska läggas på fakturan eller inte. Om ingen moms tas ut så måste du ange en momsbefrielseorsak. Via länkarna nedan får du hjälp. Dokumenten öppnas i ny flik.

• Sälja varor och tjänster (Skatteverkets hemsida)
• Försäljning till andra EU-länder (Skatteverkets hemsida)
• Försäljning till länder utanför EU (Skatteverkets hemsida)
• Frågeträd om moms vid försäljning av tjänst till annat land (Sammanfattande lathund) (PDF 86 kB)
• Moms vid konferens och kortare kurser (Medarbetarwebben)
• Försäljning av vara (PDF 76 kB)
• Momsbefrielseorsaker i Raindance (PDF 185 kB)
• Beräkna momsbeloppet (Skatteverkets hemsida)

Brexit

Från och med 1 januari 2021 är Storbritannien inte längre medlem i EU och därmed gäller mervärdesskattereglerna för länder utanför EU. Speciella regler gäller för Nordirland och det finns även några övergångsregler. Läs mer i Skatteverkets rättsliga vägledning.

• Läs fördjupad information om Brexit i Skatteverkets rättsliga vägledning (Obs! Förnya årsutgåvan för senaste information)
• Läs mer om Brexit på Tullverkets hemsida

---

Faktureringen

Ställ ut fakturan

Nu kan du registrera fakturan i Raindance. Dokumenten öppnas i nytt fönster.

Logga in i Raindance

Guide - Sök extern kundfaktura i Raindance (PDF 430 kB, ny flik)

Guide - ställ ut extern kundfaktura i Raindance (PDF 847 kB, ny flik)

Obs! Den dag i månaden då periodiseringsbokföringen sker är det stängt i projektmodulen för att ställa ut uppdragsfakturor.

Guide - Vidarefakturering av faktura till extern organisation i Raindance (PDF 447 kB)

Det finns ett antal artiklar upplagda i Raindance. När du väljer en artikel på fakturaraden så väljs kontot automatiskt i konteringen. Artiklarna hittar du i Raindance under Frågor & Analys/Kodplaner.

Varje månad bör du kontrollera att du inte missat att färdigställa eller makulera någon faktura:

Guide - Inför periodstängning - extern kundfaktura i Raindance (PDF 278 kB)

---

Efter faktureringen

När något blivit fel

Om du upptäcker att något blivit fel med fakturan så kan du rätta det på olika sätt beroende på om den är signerad eller inte. Om den inte är signerad så kan du söka fram fakturan och välja Ändra faktura.

Arbetsrutinen för att registrera en kreditfaktura beskrivs i guiden för extern kreditfaktura:

Guide - Extern kreditfaktura i Raindance (PDF 518 kB, ny flik)

Om kunden hunnit betala fakturan men den var felutställd, eller om de betalat dubbelt, så kan du skicka in underlag för återbetalning till sektionen Ekonomi. Använd denna blankett:

Blankett för återbetalning av insättning (PDF 225 kB, ny flik)

De externfakturor som är kvar med status Preliminär efter sista dagen som reskontran är öppen kommer att makuleras. Kommentar finns på fakturan, och en lista på makulerade fakturor publiceras på LU Box.

Fakturor som inte överförts till ny period vid stängning (länk till LU Box, logga in med dina Lucat-uppgifter)

Guide - Inför periodstängning - extern kundfaktura i Raindance (PDF 278 kB)

Bevakning av betalning

Sektionen Ekonomi applicerar inbetalningen mot fakturan när den kommer in till Lunds universitet. Räntefakturor skickas till de kunder som betalat mer än tre dagar sent och där räntebeloppet är över 50 kr för svenska fakturor och 150 kronor för utländska fakturor.

Det är också sektionen Ekonomi som skickar ut betalningspåminnelser när betalning dröjer. Påminnelser skickas ut för de fakturor där kvar att betala överstiger 50 kronor för svenska kunder och 120 kronor för utländska kunder. Första påminnelsen skickas 10 dagar efter förfallodatum och andra påminnelsen skickas efter ytterligare 16 dagar. Skulle betalning inte ha inkommit sex veckor efter förfallodatum skickar sektionen Ekonomi en inkassoförfrågan till institutionen.

Läs mer om påminnelser, räntefakturor och inkasso

Arkivering

Arkivera underlag i verifikationsnummerordning.