Inventering

Varje institution/avdelning/enhet vid Lunds universitet ska inventera sina anläggningstillgångar regelbundet. Sektionen Ekonomis direktiv är att inventeringen ska ske årligen vid valfritt tillfälle under perioden 1 januari-30 november.

Syfte

Vid den årliga inventeringen ska följande kontrolleras och dokumenteras:

att de anläggningstillgångar och övriga inventarieförda tillgångar som finns i anläggningsregistret är desamma som är i institutionens/avdelningens/enhetens ägo
att de är korrekt bokförda så att de uppgifter om myndighetens tillgångar som lämnas i bokslut/delårsbokslut blir rättvisande.

Inventering av anläggningstillgångar och övriga inventarieförda tillgångar är reglerat i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring och Ekonomistyrningsverkets tillhörande föreskrifter.

Inventeringsförrättare och inventeringsplan

Prefekten ansvarar för att ansvars-, besluts- och attestordning fastställs över vem som är utsedd inventeringsförrättare. Till inventeringsförrättare ska oberoende person med god kännedom om institutionens/enhetens anläggningstillgångar eller lokaler utses. Den som ytterst ansvarar för institutionens/enhetens ekonomi och resurser, det vill säga prefekten, kan därför inte utses till inventeringsförrättare. Beslut om vem som utsetts till inventeringsförrättare för viss period ska förvaras vid respektive institution/enhet och kunna uppvisas vid eventuell intern eller extern revision. Kopia på beslutet ska bifogas till helårsbokslutet.

Det är lämpligt att i samband med att inventeringsförrättare utses, även göra en inventeringsplan över hur ofta och när på året inventering ska göras samt att denna plan dokumenteras. Kopia på inventeringsplanen ska bifogas till helårsbokslutet.

Inventeringsrapport och genomförande

Du kan välja mellan två inventeringsrapporter i Raindance. Den ena skrivs ut till PDF-format och den andra exporteras till Excel för bearbetning. Rapporterna finns i Raindance under Beslutsstöd/Uppföljning/Frågor & Analys/flik Anläggningar.

Till inventeringsrapporten ska blankett med datum och underskrifter av inventeringsförrättare samt prefekt/motsvarande bifogas.

Namnunderskrifter vid inventering (PDF 215 kB, ny flik)

Blanketten finns även för utskrift vid beställning av inventeringsrapporterna.

Det är inte självklart att inventeringsförrättaren genomför hela inventeringen på egen hand. Inventeringsförrättaren kan ta hjälp av någon annan på institutionen/avdelningen/enheten som har bra lokalkännedom eller på annat sätt ansvarar för en viss typ av utrustning. Det är då lämpligt att den assisterande inventeraren sätter sin signatur på rapporten bredvid de poster som han/hon inventerat. Inventeringsförrättaren har dock det övergripande ansvaret för inventeringen.

Inventeringen går ut på att pricka av de tillgångar som hittas och notera tillgångar som saknas samt om det eventuellt finns någon tillgång som inte finns med i rapporten. För att underlätta framtida inventeringar är det lämpligt att den som inventerar även noterar avvikelser eller brister i beskrivningstexter, placeringsinformation etc.

Efter slutförd inventering ska inventeringsrapport tillsammans med underskriftsblankett diarieföras och en kopia ska bifogas till helårsbokslutet. Rapporten ska vara underskriven med datum i aktuellt bokföringsår, det vill säga inventeringen måste genomföras senast 30 november innevarande bokslutsår.

Det tidigare begreppet ”Bokslut på institution” har utgått och dokumenten ska inte längre laddas upp i LU Box från och med inventeringen för 2022. Från och med 2022 ska istället inventeringsdokumenten sparas ner i en rapport i Raindance. Läs mer i guiden:

Guide - Kommentarer och specifikationer vid helårsbokslutet (692 kB, ny flik)

För hantering av uppdateringar samt utrangeringar efter slutförd inventering se Raindance-guide för anläggningsregistrering samt Raindance-guide för utrangering. Observera att utrangering efter inventering ska göras innevarande bokföringsår.

Guide - Anläggningsregistrering i Raindance (PDF 668 kB, ny flik)

Guide - Utrangering (PDF 512 kB, ny flik)