Inventering

Syfte

Följande ska kontrolleras och dokumenteras:

• att de anläggningstillgångar och övriga inventarieförda tillgångar som finns i anläggningsregistret är desamma som är i institutionens/avdelningens/enhetens ägo.
• att de är korrekt bokförda så att de uppgifter om myndighetens tillgångar som lämnas i bokslut/delårsbokslut blir rättvisande.

Inventering av anläggningstillgångar och övriga inventarieförda tillgångar är reglerat i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring och Ekonomistyrningsverkets tillhörande föreskrifter.

Inventeringsförrättare

Prefekten ansvarar för att ansvars-, besluts- och attestordning fastställs över vem som är utsedd inventeringsförrättare. Till inventeringsförrättare ska oberoende person med god kännedom om institutionens/enhetens anläggningstillgångar eller lokaler utses. Den som ytterst ansvarar för institutionens/enhetens ekonomi och resurser, det vill säga prefekten, kan därför inte utses till inventeringsförrättare. Beslut om vem som utsetts till inventeringsförrättare ska förvaras vid respektive institution/enhet och kunna uppvisas vid eventuell intern eller extern revision. Det ska även bifogas till helårsbokslutet. Om förutsättningarna förändras, t ex prefekten eller inventeringsförrättaren slutar, måste nytt beslut tas fram.

Blankett för beslut avseende inventeringsförrättare (PDF 277 kB, ny flik)

Inventeringsprotokoll och genomförande

Du kan välja mellan två inventeringsrapporter i Raindance. Den ena skrivs ut till PDF-format och den andra exporteras till Excel för bearbetning. Rapporterna finns i Raindance under Beslutsstöd/Uppföljning/Frågor & Analys/flik Anläggningar.

Det är inte självklart att inventeringsförrättaren genomför hela inventeringen på egen hand. Inventeringsförrättaren kan ta hjälp av någon annan på institutionen/avdelningen/enheten som har bra lokalkännedom eller på annat sätt ansvarar för en viss typ av utrustning. Eventuella assisterande inventerare anges tillsammans med avgränsning i bilagan till blanketten för e-underskrift av inventering. Den utsedda inventeringsförrättaren har dock det övergripande ansvaret för inventeringen.

Inventeringen går ut på att pricka av de anläggningstillgångar som hittas och notera tillgångar som saknas samt om det eventuellt finns någon tillgång som inte finns med i rapporten. För att underlätta framtida inventeringar är det lämpligt att den som inventerar även noterar avvikelser eller brister i beskrivningstexten, placeringsinformationen etc.

Inventeringsrapporten ska sammanfogas med blankett för e-underskrift av inventering till en PDF-fil, filen ska döpas till inventeringsprotokoll (följt av kostnadsstället). Denna skrivs sedan under elektroniskt av inventeringsförrättaren innan den diarieförs och bifogas till helårsbokslutet. Inventeringsprotokollet ska vara underskrivet innevarande bokföringsår, det vill säga inventeringen måste genomföras senast 30 november. Inventeringsdokumenten sparas ner i en rapport i Raindance. Om inventeringen avviker från rutin ska blanketten "Kommentarer till avvikelser från årlig inventering av anläggningstillgångar" fyllas i och bifogas till inventeringsprotokollet.

Guide - Kommentarer och specifikationer vid helårsbokslutet (692 kB, ny flik)

E-underskrifter vid inventering (PDF 1,2 MB)

Blanketten för e-underskrifter vid inventering nås även via inventeringsrapporterna i Raindance.

Blankett för kommentarer till avvikelser från årlig inventering av anläggningstillgångar (PDF 1,4 MB, ny flik)

För hantering av uppdateringar samt utrangeringar efter slutförd inventering se Raindance-guide för anläggningsregistrering samt Raindance-guide för utrangering. Observera att utrangering efter inventering ska göras innevarande bokföringsår.

Guide - Anläggningsregistrering i Raindance (PDF 668 kB, ny flik)

Guide - Utrangering (PDF 512 kB, ny flik)