Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Leverantörsfaktura

På denna sida får du information om vad du bör tänka på när du ska hantera en leverantörsfaktura när det gäller till exempel tillvägagångssätt i Lupin, moms, representation och fakturakrav.

Aktuellt

Ej hanterade fakturor i Lupin

Varje måndag och onsdag (vid bokslut dagligen enligt tidplan) sammanställs universitetets samtliga ohanterade leverantörsfakturor. Du hittar sammanställningen på länken nedan. Länken öppnas i LU Box.

Ej hanterade fakturor i Lupin (länk till LU Box, logga in med dina Lucat-uppgifter, ny flik)

Nya regler gällande ersättning för arbete i Sverige

Från och med 1 januari 2021 gäller nya regler för svenskt företag som betalar ut ersättning till ett utländskt företag för arbete utfört i Sverige. Skatteavdrag på 30% ska göras om mottagaren saknar godkännande för F-skatt och inget beslut om skattebefrielse finns.

Läs mer om de nya reglerna


På denna sida kan du även läsa om:


Steget innan fakturahantering: Inköp och upphandling

Inköp gör du genom att avropa eller beställa från ett befintligt avtal. Om det inte finns avtal på det som du avser att köpa ska du istället göra en upphandling.

Läs mer om inköp och upphandling på Medarbetarwebben


Allmänt om fakturahantering

Sedan den 1 april 2019 är det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura. Kravet utgör ett led i ett arbete att effektivisera offentlig förvaltning inom hela EU.

Läs mer om obligatorisk e-faktura på Medarbetarwebben

I verktyget Lupin ska du hantera inköp och leverantörsfakturor. Alla fakturor hanteras elektroniskt och leverantören ska adressera fakturorna till universitetets fakturaadress:

Lunds universitet
Institution/Motsvarande
Box 188
221 00 LUND

Referens: För- och efternamn, till exempel "Greta Garbo"

Har fakturan skickats till leveransadressen, kontakta leverantören och be dem ändra fakturaadress så att fakturan kommer direkt till Lupin nästa gång. På lu.se/leverantör finns information om fakturering av Lunds universitet som du kan hänvisa till. Pappersfakturan som skickats direkt till leveransadressen skickar du till fakturaadressen.

I dessa lathundar får du vägledning till hur du gör i Lupin. PDF-dokumenten öppnas i ny flik.

Det är viktigt att kontrollera att det är seriösa företag som skickat fakturan:

Kontroll av företag

Kreditfakturor

Kreditfaktura ska begäras för felaktiga debetfakturor ställda till Lunds universitet. Kreditfakturan hanteras på samma sätt som den debetfaktura den avser, granskas och attesteras. Kreditfakturan har omgående förfallodag och avräknas automatiskt vid betalning av nästa debetfaktura.

Fakturor från Tullverket

Lunds universitet har tullkredit hos Tullverket, Eori-numret för handel inom EU är SE2021003211. Fakturorna avseende tullkrediten hanteras centralt och betalas via autogiro. Därefter internfaktureras verksamheten för sina respektive kostnader enligt underlag som inhämtas från fraktbolag och eventuellt tillhörande faktura i Proceedo/Lupin.

Resefakturor

Här kan du läsa mer om vad som ska framgå av en resefaktura:

Resekostnader

Förkontera dina periodiska/återkommande e-fakturor

Det finns ett formulär där du kan ange granskare samt kontering för dina periodiska/återkommande fakturor. För att detta ska fungera måste fakturorna alltid innehålla en unik identifikation som återkommer vid varje faktureringstillfälle. Det kan till exempel vara ett telefonnummer eller ett kontraktsnummer. I formuläret finns möjlighet att ladda upp en excelfil med flera upplägg till samma leverantör.

Formulär för att få periodiska/återkommande fakturor förkonterade


Fakturakrav

Kontrollera att fakturan uppfyller Lunds universitets krav. Till exempel ska fakturan vara utställd på ”Lunds universitet”. Fakturor utställda till privatpersoner betalas inte.

Fakturor utställda på annan fysisk eller juridisk person än Lunds universitet får inte bokföras. Fakturor utställda till kliniker tillhörande universitetssjukhuset får inte betalas av Lunds universitet. Om fakturan avser sådant som universitetet ska betala - be leverantören skicka en ny faktura utställd på universitetets institution/avdelning.


Moms

Du måste också kontrollera om eventuell moms på fakturan är rätt och om representationsreglerna är aktuella. Se lathundar nedan under Representation.

Vid inköp från EU ska fakturan i många fall vara utan moms, så kallad omvänd beskattning. Det är därför viktigt att momsregistreringsnummer/VAT-nummer framgår av fakturan. Vi har här samlat några länkar som är till hjälp. Dokumenten öppnas i ny flik.

Lunds universitets momsregistreringsnummer/VAT-nummer: SE202100321101

Återbetalning av utländsk moms från EU-land

Utländsk moms i fakturor ska kostnadsföras, det vill säga boka på samma kostnadskonto som varan/tjänsten. Det är möjligt att begära återbetalning av denna moms när leverantören kommer från ett EU-land. Om ansökan beviljas bokas återbetalningen in som en kostnadsreduktion på den aktivitet där kostnaden uppstått.

Skicka in fakturakopior med fullständig kodsträng (konto, aktivitet, motpart, och ev. funktion) till sektionen Ekonomi, avdelningen Inbetalningar och redovisning, antingen inskannat via sektionen Ekonomis supportformulär (se Kontaktinformation), eller som kopior via internposten till hämtställe 31. Kontrollera också att följande uppgifter syns på fakturorna: VAT-nummer, fakturanummer, nettobelopp och momsbelopp. Underlagen måste vara inskickade till oss senast 31 augusti året efter fakturadatum. Under september varje år ansöker sektionen Ekonomi om återbetalning av moms via Skatteverket för föregående år.

Detta gäller tjänster av typen:

  • Konferensavgifter
  • Restaurang och catering
  • Resor i ett annat land
  • Korttidshyra av transportmedel
  • Hotellavgifter

Dessutom ska tjänsten vara utförd inom EU, utländsk moms ska framgå av fakturan och LU har kostnadsfört momsen. Vidarefakturering av kostnaden ska inte ha gjorts.

Tips: Det finns en rapport i Raindance där du kan söka fram sådana här fakturor från Lupin för ditt kostnadsställe. Den är begränsad till fakturor från andra EU-länder och förinställd på de konton som det är mest troligt att fakturorna är konterade på. Ange ”2020*,2021*” i Fakt datum om du vill söka på både 2020 och 2021 samtidigt. Ansökan är möjlig för föregående år och innevarande.

Rapporten hittar du här: Uppföljning/Frågor & analys/Fakturor/Leverantör/"Uppföljning EU-fakturor återbetalning moms". I rapporten kan du dyka vidare via kolumnen RD Faktnr till fakturans konteringsrader. Du kan även öppna upp och spara ner fakturabilden via rapporten.

Representation

Vid representation gäller speciella regler om momsavdrag.

Anmäl ditt intresse för den nya kursen "Representation i praktiken":

Logga in i Kompetensportalen och lämna din intresseanmälan

Entertainment and gifts, in English:

Quick guide to entertainment etc. (PDF 169 kB, new tab)

Quick guide to entertainment etc. (XLS 27 kB, new tab)

Omvänd beskattning vid handel med vissa varor

Från och med 1 april 2021 har omvänd beskattning införts på handel med vissa varor där samtliga dessa kriterier uppfylls:

  • Handel inom Sverige.
  • Mobiltelefoner, integrerade kretsanordningar, spelkonsoler, pekdatorer och bärbara datorer.
  • Beskattningsunderlaget i fakturan överstiger 100 000 kr.

Det innebär att när universitetet får sådana här fakturor så ska leverantören inte ha lagt på moms utan i stället hänvisat till omvänd beskattning. Sektionen Ekonomi har varit i kontakt med våra upphandlade leverantörer och fått bekräftat att de infört det nya regelverket på sina fakturor. Vi kommer centralt fånga upp dessa fakturor och redovisa dem med omvänd skattskyldighet i universitetets skattedeklaration.

De upphandlade avtalen och leverantörerna är:

  • Egendefinierade datorer & servrar V2019/829: Compliq IT AB
  • Ramavtal Datorer V2016/323: Macsupport Aktiebolag; Atea Sverige AB; Dustin Sverige AB
  • Datortillbehör V 2019/103: Real Time Solutions; Foxway AB; Compliq IT AB
  • Mobiltelefoner V 2015/1948: TeliaSonera Sverige AB; Techstep Sweden AB; TDC Sverige (Tele2 Business AB)
  • Elektronikkomponenter och mätutrustning V 2020/165: Elfa Distrelec AB; RS Components AB

Om ni genomför en egen upphandling under tröskelvärdet av varor som omfattas av de nya momsreglerna (av annan leverantör än de avtalsleverantörer som nämnts) ska ni kontrollera att faktura med beskattningsunderlag över 100 000 SEK är rätt utställd samt skicka ett ärende till sektionen Ekonomi. Välj Kategori ”Leverantörsfaktura till LU” och som kort rubrik ”Omvänd skattskyldighet”.

Sektionen Ekonomis supportformulär

Brexit

Från och med 1 januari 2021 är Storbritannien inte längre medlem i EU och därmed gäller mervärdesskattereglerna för länder utanför EU. Speciella regler gäller för Nordirland och det finns även några övergångsregler. Läs mer i Skatteverkets rättsliga vägledning.


Intrastat

Om du har fått varor levererade från ett annat EU-land så måste du intrastatrapportera fakturan.

Läs mer om intrastat


Krav

Det förekommer att en faktura inte blir betald i tid och att universitetet får ett krav på fakturabeloppet och eventuell tillkommande ränta och avgifter från leverantören eller från ett inkassoföretag. Det är viktigt att kravet betalas omgående eller bestrids skriftligen då det annars skickas vidare till Kronofogdemyndigheten.

Om universitetet inte betalar kravet får vi ett föreläggande från Kronofogdemyndigheten.

Blir inte föreläggandet betalt omgående (inom tio dagar) får universitetet ett utslag. Detta innebär att universitetet har fått en betalningsanmärkning. Då Lunds universitet vill undvika både betalningsföreläggande och betalningsanmärkningar är det viktigt att du besvarar eventuella krav omgående, har en bra uppföljning på obetalda fakturor och kontaktar leverantören om uppgifterna på fakturan är felaktiga eller om fakturan saknas i Lupin.


Kemikalieskatt

Syftet med kemikalieskatten för viss elektronik är att minska förekomst, spridning och exponering av farliga flamskyddsmedel. Genom skatten vill riksdagen påverka att mer miljö- och hälsovänliga alternativ i stället används vid produktion av framtida produkter.

Eftersom universitetet för in och tar emot skattepliktiga elektronikvaror yrkesmässigt från ett annat EU-land är vi skyldiga att betala denna skatt.

Lunds universitet har valt att inte vara så kallad lagerhållare vilket innebär följande:

  • Skatten på produkter inköpta i Sverige hanteras som en kostnad på faktura från leverantören och skatten på produkter inköpta utanför EU hanteras via tullsedeln och innebär ingen åtgärd från universitetets sida.
  • När det däremot gäller inköp inom EU måste skatten för dessa produkter redovisas och betalas till Skatteverket av universitetet. Det innebär att beställaren i samband med beställning av vitvaror och övrig elektronik kontaktar Skatteverket för erhållande av blankett för redovisning och uträkning av skatten. Ifylld blankett ska skrivas på av behörig firmatecknare, det ombesörjer vi på sektion Ekonomi samtidigt som vi betalar in skatten. Den beräknade skatten + eventuell förseningsavgift kommer att belasta samma aktivitet som inköpet av varan skett ifrån och blir en ökad kostnad för inköpet.

Sektion Ekonomi kommer att följa upp att skatten blir redovisad.

Då syftet är att minska förekomst, spridning och exponering av farliga flamskyddsmedel och skatteberäkning och insamling av underlag är en krävande procedur uppmanar vi er att i första hand använda er av våra avtalsleverantörer på området och i undantagsfall köpa den här typen av varor från andra länder. Viktigt är också att tänka på vid upphandling om skatten tillkommer eller ingår i varans värde.

Mer information finns på Skatteverkets hemsida

Nya regler gällande ersättning till ett utländskt företag för arbete i Sverige

Från och med 1 januari 2021 gäller nya regler för svenskt företag som betalar ut ersättning till ett utländskt företag för arbete utfört i Sverige. Skatteavdrag på 30% ska göras om mottagaren saknar godkännande för F-skatt och inget beslut om skattebefrielse finns.

Skatteavdraget ska bara göras på den del som avser arbete. Be om en specificerad faktura i oklara fall. Det är möjligt att ansöka om skattebefrielse. Det gör antingen leverantören eller ni som utbetalare(köpare).

Se information på Skatteverkets webb, länk nedan. Här finns också information om hur ett utländskt företag ansöker om godkännande för F-skatt.

Skatteverkets information för utländska företagare (Skatteverkets webbplats)

Beslut om skattebefrielse finns

Bifoga beslut om skattebefrielse till fakturan i Lupin innan den attesteras och blir klarmarkerad.

Beslut om skattebefrielse saknas

Saknas beslut om skattebefrielse och skatteavdrag därmed ska göras, kontaktar institutionen sektionen Ekonomi innan fakturan är attesterad. Välj då kategori Leverantörsfaktura till LU i supportformuläret och ange Skatteavdrag utländsk leverantörsfaktura som rubrik.
Sektionen Ekonomis supportformulär

Observera att sektionen Ekonomi inte kan göra några bedömningar av enskilda fakturor eller hantera ansökningar om skattebefrielse.

På Skatteverkets webb finns samlad information gällande de nya reglerna
 


Utbildning

Utbildningar inom ämnena beställa, inköp och Lupin hittar du på Kompetensportalen.

Utbildningsfilmer för Lupin är under omarbetning och kommer publiceras när de är klara.

Manualer och information om Lupin