Internhandel och lönekostnader
Internhandel och annan ekonomisk reglering av samarbeten
Samarbete mellan institutioner och enheter är viktigt för universitetet. Både i strategiska planen och i andra strategidokument framhålls samarbeten som en av universitetens främsta framgångsfaktorer och något som ska prioriteras.
Utgångpunkten är att vi samverkar och hjälper varandra inom ramen för våra respektive uppdrag. I de fall utbytet är mer omfattande kan ekonomin behöva regleras och det är då internhandel kommer in i bilden.
Regelverket
Det finns inget universitetsövergripande och samlat styrdokument för internhandel, men det finns rutiner för vad som gäller vid internfakturering och OH-pålägg samt hur ersättning vid hel kurs ska redovisas. Vid flera tillfällen har det framkommit att regleringen av ekonomin utgör ett visst hinder för samverkan. Behovet av genomlysning och önskemål om riktlinjer för prissättning har även framkommit i den förstudie om översyn av SUHF-modellens tillämpning som har genomförts under 2021–2022. Innehållet i detta efterföljande avsnitt kan alltså förändras i närtid.
I ”Riktlinjer för ersättning för arbete vid Lunds universitet” betonas att universitetet är en arbetsgivare, att alla ersättningar till den anställde endast sker genom lön samt att det är den anställdes chef som beslutar och planerar om den anställde ska utföra arbete någon annanstans inom LU. Det är också viktigt att beslutet finns dokumenterat.
Samverkan av mindre omfattning kan ofta ske inom ordinarie uppdrag, men vid ekonomisk reglering av övriga samarbeten och utbyten kan följande riktlinjer användas:
- Vid tillfällig tjänst av mindre omfattning, men som ändå behöver regleras ekonomiskt, kan åtagandet ses som att verksamheterna sålt respektive köpt den interna tjänsten och det blir internfakturering.
- Vid mer varaktig tjänst och av större omfattning, t.ex. minst tre månader och minst 25%, avtalas det om att den anställde arbetsleds i den andra verksamheten och grundkonteringen för den anställdes lönekontering ändras till viss andel på den andra verksamheten. Rådgör alltid med HR-funktionen om detta vägval.
- I de fall verksamheten, institutionen/sektionen eller motsvarande däremot har i sitt uppdrag/organisation att tillhandahålla tjänsten inom LU blir det internfakturering och ett internt avtal aktuellt även om det är omfattande och varaktiga uppdrag.
Internfakturering
För att undvika dubbelbetalning av gemensamma kostnader har LU en modell för intern försäljning där säljaren endast tar med de direkta kostnaderna i prisberäkningen. Vid försäljningen genereras det negativa indirekta kostnader. Påläggsbokföringen backas hos säljaren och bokförs hos köparen. Inga indirekta kostnader genereras vid köp/försäljning som bokförs på stödverksamheten (verksamhetskod 91).1
Så här går det till:
- Säljaren ställer ut internfaktura i Raindance och konterar intäkten på den aktivitet/verksamhet där kostnaderna för att producera den sålda varan eller tjänsten bokförts.
Observera att intern försäljning aldrig får förekomma från uppdragsverksamheterna (verksamhetskod 54–58), då dessa endast får användas för extern försäljning.
- Fakturan skickas till Lupin (Proceedo) där köparen granskar och attesterar den. Köpande institution konterar kostnaden för inköpet på den aktivitet/verksamhet inom vilken varan eller tjänsten används.
- När fakturan är klar i Lupin skickas bokföringsunderlaget (fakturakonteringen) tillbaka till Raindance och både säljarens intäkt och köparens kostnad blir bokförda samtidigt.
- Vid månadsskiftet bokförs påläggsbokföringen som kostnad hos den köpande aktiviteten/verksamheten och som en kostnadsreduktion hos den säljande aktiviteten/verksamheten.
Praktisk information och guider för internfakturering
1 När stödverksamhet såsom LDC och LU Service säljer varor och tjänster beräknar och fakturerar de sitt totala pris inklusive sina egna indirekta kostnader.
Uppdragsutbildning ska inte internfaktureras
All avtalshantering och fakturering av uppdragsutbildning (verksamhet 54) mot extern kund sköts av LUCE (Lund University Commissioned Education). LUCE, som är ”Lunds universitets avdelning för uppdragsutbildning och kompetensutveckling av yrkesverksamma”, koordinerar och fördelar den externa intäkten direkt till respektive kostnadsställe. Bokföringen görs i vissa fall direkt vid fakturering till den externa kunden och i vissa fall via bokföringsorder, beroende på hur avtalet med kunden är utformat. Det förekommer således inte någon intern köp/säljverksamhet mellan LUCE och institutionerna, utan det är en förmedling av externa intäkter.
Kostnader för personal som har delad tjänstgöring ska inte internfaktureras
Det förekommer att personal tjänstgör i mer än en verksamhet. Om institution A har en anställd som på del- eller heltid arbetar inom ramen för institution B:s verksamhet under en period ska överenskommelse om delad tjänstgöring upprättas. Avtalet, med konteringsunderlag, utgör underlag för att dela upp personens grundkontering i lönesystemet.
Om personen i fråga däremot, inom ramen för sitt arbete på institution A, utför ett uppdrag som institution B beställt så klassificeras detta som internt köp/sälj och ska hanteras som internhandel.
Exempel
Institution A säljer analyser till institution B. Det överenskomna priset för analyserna är 25.000 kr. Institution A har 35 % pålägg för indirekta kostnader samt 10% pålägg för lokalkostnader. Institution B har 30 % pålägg för indirekta kostnader samt 8% pålägg för lokalkostnader.
- Institution A internfakturerar 25.000 kr med konto 31410 (Rådgivning och likn tjänster). Vid bokföringen av pålägg kommer de indirekta kostnaderna på den säljande aktiviteten vid Institution A att minskas med 8.750 kr för indirekta kostnader och 2.500 kr för pålägg för lokalkostnader. Eftersom försäljningskontot ingår i både påläggsbas och det vi kallar fördelningsbas, blir institutionen vid efterföljande beräkning av fördelningsbasen, dvs. vad institutionen ska betala för gemensamma kostnader, utifrån försäljningssumman kompenserad för gemensamma kostnader från ovanliggande nivåer. Nettoeffekten blir att den säljande aktiviteten inte betalar några indirekta kostnader för den verksamhet som säljs. Institutionen som helhet blir med ett års fördröjning kompenserad för gemensamma kostnader från ovanliggande nivåer. Eventuell kompensation för direkta lokalkostnader och egna stödverksamheten måste vid överenskommelse konteras där institutionen har kostnaden, t.ex. verksamhet 91 för egen stödverksamhet eller aktivitet för lokalkostnader. OBS, undantag med kompensation kan bara bli aktuellt i det fall det finns ett tydligt försäljningsuppdrag/försäljningsorganisation.
- Institution B konterar fakturan i Lupin, de 25.000 kr på konto 57892 (Köpta tjänster övrigt). Vid bokföringen av pålägg kommer indirekta kostnader att bokföras på Institution B: 7.500 kr för indirekta kostnader och 2.000 kr för pålägg för lokalkostnader. Nettoeffekten blir således att aktiviteten vid Institution B betalar indirekta kostnader för sitt köp, totalt 34.500 kr.
Ha som rutin att alltid i samband med fakturering att kontrollera att intäkter och kostnader matchas på samma aktivitet. Oönskade över- eller underskott kan vara svåra att justera i efterhand.
Institution A säljer analyser till ett externt företag. De direkta kostnaderna för analyserna är 25.000 kr. Försäljningen bedöms falla inom ramen för tillåten försäljning enligt §4 Avgiftsförordningen och då får priset som högst ge full kostnadstäckning. Institution A har 35 % pålägg för indirekta kostnader samt 10 % pålägg för lokalkostnader. Institutionen bedömer att det i detta fall är rimligt att ta ut full kostnadstäckning och beräknar därför priset till 36.250 kr, vilket accepteras av köparen.
- Institution A bokför den externa kundfakturan med 36.250 kr på konto 31410 (Rådgivning och liknande tjänster).
Lönekostnader
De anställdas löner ska konteras i enlighet med hur de fördelar sin arbetstid mellan olika projekt och delverksamheter. Ofta utgör budgeten ett bra underlag för hur lönerna ska konteras men planeringen i budgeten kan vara mer schablonartad än vad bokföringen kräver och därför görs ingen automatisk överföring av %-satserna från budgeten i EOS till grundkonteringarna i Primula. En god rutin är därför att se över de anställdas grundkontering i Primula så snart årets budget är beslutad och manuellt göra de ändringar som behövs. Sedan kan ändringar även behöva göras löpande under året. Även i samband med fakturering, både internt och externt, är det viktigt att kontrollera att lönekostnaderna ligger på samma aktivitet/verksamhet som får intäkten för att undvika oönskade över- eller underskott som kan vara svåra att justera i efterhand.
Här följer några exempel på när ändring av lönekontering kan bli aktuellt:
Ett positivt besked på en bidragsansökan innebär att en forskargrupp behöver planera om hur de fördelar sin tid mellan olika projekt. Hur deras löner fördelar sig på olika aktiviteter behöver därför justeras.
Justeringen görs genom att ändra grundkontering i Primula:
En lektor som i vanliga fall undervisar till 50 % inom institutionens egen grundutbildning och forskar resterande tid inom bidragsfinansierade projekt har p.g.a. sjukdom i all hast fått rycka in i ett forskningsuppdrag på en del av den tid som hen skulle ha undervisat på. Lön motsvarande den tid som lektorn lägger på forskningsuppdraget måste därför bokföras om från grundutbildningen på statsbudgetanslag (verksamhet 11) till uppdragsforskning (verksamhet 55).
Bokföringen görs i Raindance i en bokföringstypen med möjlighet att ange vilken persons lön det gäller (Extern id-bokföring):
Det förekommer att personal tjänstgör i mer än en verksamhet. Om institution A har en anställd som på del- eller heltid arbetar inom ramen för institution B:s verksamhet under en period, ska överenskommelse om delad tjänstgöring upprättas.
Avtalet, med konteringsunderlag, utgör underlag för att dela upp personens grundkontering i Primula:
Kontaktinformation
Postadress
Lunds universitet
Sektionen Ekonomi
Box 117
221 00 Lund
Besöksadress
Sandgatan 5, Lund
Internpost
Hämtställe 31
Kontakta oss via vårt supportformulär
