Budgetering av stödverksamheten i EOS

Budgetering av den egna stödverksamheten

På varje nivå, universitetsnivå, fakultetsnivå, institutionsnivå och ev. avdelningsnivå, delas verksamheten in i kärn- och stödverksamhet. Kärnverksamheten budgeteras på verksamhet 11-58 och stödverksamheten budgeteras på verksamhet 91.

EOS - Guide för budgetuppgifter (PDF 1,3 MB)

Kostnader för överliggande nivåer

Varje nivå vidarefördelar sin fördelade stödverksamhet till nivån under utifrån de olika organisatoriska enheternas inbördes storlek. Beloppen fastställs före budgetarbetet utifrån nivåns procentuella andel av historiskt utfall av lön och drift per senaste brutna år – en historisk fördelningsbas. Lista med konton som ingår upprättas varje år.

Läs mer om kodsträngsdelen Konto

I budgetarbetet ser fakulteterna till att de universitets- och fakultetsgemensamma kostnaderna fördelas till respektive institutions budget i EOS (för de som arbetar med fyra nivåer ända ner till avdelning).

Fördelning på verksamhetsområden – fördelningsnycklar

Stödverksamheten delas in i funktioner (se nästa avsnitt) och fördelas på:

1. Utbildning
2. Ev. uppdragsutbildning (särskild fördelning endast om det gäller större andel uppdragsutbildning och som inte nyttjar samma stöd som övrig utbildning)
3. Forskning

Detta görs i uppgiften ”Budget fördela indirekta intäkter/kostnader” i EOS.

Den budgeterade fördelningen av stödverksamheten mellan utbildning, ev uppdragsutbildning och forskning ger de fördelningsnycklar som kommer att användas i redovisningen det kommande budgetåret.

Uppdelning i funktioner

Samtidigt med fördelningen på verksamhetsområden (se ovan) ska institutionen även dela in sin stödverksamhet i funktioner. En del bidragsgivare kräver vid bidragsansökan uppgift om hur de indirekta kostnaderna är fördelade på funktioner. Funktionsindelningen finns sedan i respektive institutions/avdelnings bilaga till de fullkostnadskalkyler som årligen publiceras på Ekonomiwebben. Funktionsindelningen kan även tas ut i EOS med rapport 301/301a Bilaga till fullkostnadskalkyl. Utskrift av bilagorna ligger under rubriken Verksamhetsrapporter till höger i EOS menyfält.

De sex funktionerna är:

1. Ledning
Kostnader för högsta ledningen på institutionen (till exempel prefektarvode och lön för den del av tjänsten som utgörs av prefektskapet, omkostnader såsom prefektens dator), stöd-/stab-/kanslipersonal, ledningsanknutna kostnader samt styrelser och nämnder.

2. Utbildnings- eller forskningsadministration (betoning på administration)
Kostnader för utbildningsadministration, forskningsadministration, beredning, planering, styrning, kvalitets-/effektivitetsarbete, uppföljning/utvärderingar, upphandling, verksamhetsadministrativa stödsystem etc. Till exempel lön och driftskostnader för ämnesföreträdare, utbildningsledare, forskningsledare, utbildningsadministratör, projektadministratör, studievägledare, studierektor. Rese- och logikostnader för lärare som deltar i planeringsdagar för institutionen.

Även kostnader för samverkan med omvärlden: internationalisering, näringslivskontakter, regional utveckling, kontakt/rådgivning, externfinansieringsstöd. Till exempel Skolsamverkan. Forskningskontakter/rådgivning

3. Ekonomi- och personaladministration
Ekonomi: kostnader för administration, styrning, planering, resursfördelning, kalkylering, budgetering, redovisning, uppföljning, bokslut

Personal: kostnader för administration, anställningsärenden, lönehantering, arbetsmiljö, rehabilitering, lönebildning, personalpolicy, uppföljning/statistik, reseräkningshantering, facklig verksamhet etc.

4. Infrastruktur och service
Fastighetsplanering: kostnader för lokalplanering, säkerhets-/miljöfrågor etc. IT-drift och underhåll. Information/kommunikation: kostnader för telefoni, telefonväxel, intern/extern, marknadsföring, marknadsföringsstrategier, policy, hemsidor, webb. Logistik och service: kostnader för administrativ service, post-/godshantering, vaktmästeri, reception, diarieföring, arkivhantering, tvätt av labbrockar, kostnader för kemiskt avfall, kaffe, te, tidningar för hela inst. Även kostnader för arbetsmiljö.

5. Bibliotek
Kostnader för biblioteksverksamhet: kundrelationer/service, studiemiljö, katalogisering, mediainköp, samlingar/tidskrifter, kursböcker, sökstationer, etc.

Kostnader för till exempel ledning och ekonomihantering för biblioteket är en del av totalkostnaden för biblioteksfunktionen.

6. Nivåspecifikt m m
Kostnader för övriga åligganden och åtaganden och extraordinära/nivåspecifika poster. Bör ej finnas något här. Om någon kostnad är svår att definiera kontakta sektionen Ekonomi.

Fördelning på verksamheter

På lägsta nivån där kärnverksamheten finns, fördelas stödverksamheten på de olika verksamheterna för kärnverksamhet, 11-58, utifrån budgeterad storlek på kärnverksamheten, påläggsbasen.

Kalkylerad påläggsprocent

Resultatet av budgeterad stödverksamhet och budgeterad påläggsbas på varje institution/avdelning ger en kalkylerad påläggsprocent, som både ska användas i

• fullkostnadskalkyler i samband med ansökningar och offerter
• redovisningen, i den sk. påläggsbokföringen

Påläggsprocentsatserna anges i bilagan till de mallar för fullkostnadskalkyler som sektionen Ekonomi tar fram och publicerar på Ekonomiwebben, samt läses in i Raindance för att användas i bokföringen under det kommande året.

Institutionen kan välja att justera procentsatserna inför användning i fullkostnadskalkylen samt i bokföringen, till exempel för att behålla en jämnare procentsats över åren. Önskemål om ändring skickas till sektionen Ekonomi via supportformuläret. Rekommendationen är att inte ändra procentsatser under året.