Budgetering av stödverksamheten i EOS
Ny fördelningsprincip för gemensamma kostnader från ovanliggande nivåer
År 2026 går Lunds universitet över till ny fördelningsprincip, vilket påverkar budgetarbetet. Förändring i korta drag:
- Fasta procentsatser för universitets- och fakultetsgemensamma kostnader
Alla institutioner kommer att betala en fast procentsats avseende stödet från ovanliggande nivå. Procentsatserna från universitetsnivån är fastställda till 20% på utbildning, 12% på uppdragsutbildning samt 11% på forskning under år 2026. De olika fakulteterna ska vara klara med sina procentsatser när budget 2026 öppnar. - Ingen tillämpning av historiska fördelningsbaser
I fortsättningen tittar vi inte bakåt på historiska siffror för att fastställa en fördelningsbas, utan de fasta procentsatserna tas fram utifrån uppskattad kostnadsbas för det aktuella budgetåret. Pålägget för de indirekta kostnaderna beräknas på de faktiska kostnaderna under året. - Kalkyldifferenser på samtliga nivåer
Tidigare har all kalkyldifferens – det utfall på aktivitet 990099 som beror på differensen mellan kalkylerade och verkliga kostnader i kärnverksamheten – hamnat på lägsta nivån dvs. på institutionen*. Den förändrade principen innebär att varje nivå får sin del av den här differensen.
Varför genomförs den här förändringen?
Den nya fördelningsprincipen kommer att underlätta för verksamheten genom att:
- Det blir minskade svängningar i påläggsprocent mellan åren samt mellan institutioner.
- Tydlighet, transparens och förutsägbarhet ökar.
- Processen för att ta fram påläggsprocent blir enklare att förstå och förklara.
Observera att förändringen träder i kraft i bokföringen år 2026. Det är bara budgetarbetet som påverkas under år 2025. Informationen på Ekonomiwebben kommer att uppdateras kontinuerligt.
*För institutioner med fyra nivåer är avdelningen den lägsta nivån. Sådana institutioner finns framför allt på LTH och NAT.
Budgetering av kärn- och stödverksamheten
På varje nivå, universitetsnivå, fakultetsnivå, institutionsnivå och ev. avdelningsnivå, delas verksamheten in i kärn- och stödverksamhet. Kärnverksamheten budgeteras på verksamhet 11-58 och stödverksamheten budgeteras på verksamhet 91.
EOS - Guide för budgetuppgifter (PDF 1,3 MB, ny flik)
Fördelning på verksamhetsområden – fördelningsnycklar
Stödverksamheten delas in i funktioner (se nästa avsnitt) och fördelas på:
- Utbildning
- Uppdragsutbildning (särskild fördelning endast om det gäller större andel uppdragsutbildning och som inte nyttjar samma stöd som övrig utbildning)
- Forskning
Detta görs i uppgiften ”Budget fördela indirekta intäkter/kostnader” i EOS.
Den budgeterade fördelningen av stödverksamheten mellan utbildning, eventuell uppdragsutbildning och forskning ger de fördelningsnycklar som kommer att användas i redovisningen det kommande budgetåret.
Uppdelning i funktioner
Samtidigt med fördelningen på verksamhetsområden (se ovan) härrörs även stödverksamheten till fördefinierade funktioner.
De sex funktionerna är:
- Ledning
Kostnader för högsta ledningen på institutionen (till exempel prefektarvode och lön för den del av tjänsten som utgörs av prefektskapet, omkostnader såsom prefektens dator), stöd-/stab-/kanslipersonal, ledningsanknutna kostnader samt styrelser och nämnder.
- Utbildnings- eller forskningsadministration (betoning på administration)
Kostnader för utbildningsadministration, forskningsadministration, beredning, planering, styrning, kvalitets-/effektivitetsarbete, uppföljning/utvärderingar, upphandling, verksamhetsadministrativa stödsystem etc. Till exempel lön och driftskostnader för ämnesföreträdare, utbildningsledare, forskningsledare, utbildningsadministratör, projektadministratör, studievägledare, studierektor. Rese- och logikostnader för lärare som deltar i planeringsdagar för institutionen.
Även kostnader för samverkan med omvärlden: internationalisering, näringslivskontakter, regional utveckling, kontakt/rådgivning, externfinansieringsstöd. Till exempel Skolsamverkan. Forskningskontakter/rådgivning.
- Ekonomi- och personaladministration
Ekonomi: kostnader för administration, styrning, planering, resursfördelning, kalkylering, budgetering, redovisning, uppföljning, bokslut.
Personal: kostnader för administration, anställningsärenden, lönehantering, arbetsmiljö, rehabilitering, lönebildning, personalpolicy, uppföljning/statistik, reseräkningshantering, facklig verksamhet etc.
- Infrastruktur och service
Fastighetsplanering: kostnader för lokalplanering, säkerhets-/miljöfrågor etc. IT-drift och underhåll. Information/kommunikation: kostnader för telefoni, telefonväxel, intern/extern, marknadsföring, marknadsföringsstrategier, policy, hemsidor, webb. Logistik och service: kostnader för administrativ service, post-/godshantering, vaktmästeri, reception, diarieföring, arkivhantering, tvätt av labbrockar, kostnader för kemiskt avfall, kaffe, te, tidningar för hela institutionen. Även kostnader för arbetsmiljö.
- Bibliotek
Kostnader för biblioteksverksamhet: kundrelationer/service, studiemiljö, katalogisering, mediainköp, samlingar/tidskrifter, kursböcker, sökstationer, etc.
Kostnader för till exempel ledning och ekonomihantering för biblioteket är en del av totalkostnaden för biblioteksfunktionen.
- Nivåspecifikt m m
Kostnader för övriga åligganden och åtaganden och extraordinära/nivåspecifika poster. Bör ej finnas något här. Om någon kostnad är svår att definiera kontakta sektionen Ekonomi.
En del bidragsgivare kräver vid bidragsansökan uppgift om hur de indirekta kostnaderna är fördelade på funktioner, då kan ekonomen skriva ut en rapport från budgetsystemet EOS.
Fördelning på verksamheter
På lägsta nivån där kärnverksamheten finns, fördelas stödverksamheten på de olika verksamheterna för kärnverksamhet, 11-58, utifrån budgeterad storlek på kärnverksamheten, påläggsbasen.
Påläggsprocent för fördelning till kärnverksamheten
I god tid inför att budgeten öppnar tar universitets- och fakultetsnivån fram påläggsprocentsatser för nästa år. Procentsatserna fastställs utifrån uppskattade kostnader för stödverksamheten dividerat med prognosticerad påläggsbas.
Även på den lägsta nivån tar varje institution/avdelning fram en påläggsprocentsats per verksamhet baserad på den egna budgeterade stödverksamheten samt budgeterad påläggsbas.
Den totala påläggsprocentsatsen, dvs. summan av universitets-, fakultets-, institutions och avdelningsprocenten, tillämpas för påläggsbokföringen i budgeten och i bokföringen under det kommande året samt vid all kostnadsberäkning.
För att underlätta kalkylering av samtliga kostnader vid ansökningar och offerter läggs påläggsprocentsatserna per kostnadsställe in i den fullkostnadskalkyl som sektionen Ekonomi tar fram och årligen publicerar på Ekonomiwebben.