Löpande semesterkostnad

Syftet med modellen

Sedan 2006 har Lunds universitet en rutin där kostnaden för semesterdagar löpande bokförs som en kostnad i den verksamhet där den anställde är lönekonterad och tjänar in sina semesterdagar. För Lunds universitet som helhet periodiseras kostnaden och läggs som en skuld på central nivå. 

Vid uttag av semesterdagar bokförs den ordinarie lönen plus semestertillägg på den kontering där man vid detta tillfälle är lönekonterad. Samtidigt bokförs en kreditpost (kostnadsminskning) för de rapporterade semesterdagarna. Verksamheten har därmed vid detta tillfälle ingen kostnad för de arbetsfria dagarna. Vid uttag av semesterkostnad minskas samtidigt periodiseringen och skulden på det centrala kontot.

Genom kostnadsbelastning vid intjänandet blir det inte diskussioner i projekt som inte löper hela kalenderår om vem som ska bära kostnader för den period som projektdeltagare har semester.

Modellen i bokföring och planering

I Primula används samma funktionalitet som för lönebikostnader (LBK) även för löpande semesterkostnad, men den löpande semesterkostnaden har eget konto och egna kolumner i rapporter.

Vid varje månadsomställning i Primula räknas

1. kostnaden för intjänandet enligt formeln:

Månadslön * LU-faktorn * månadens intjänade semesterdagar

• LU-faktorn är ett schablontillägg på för närvarande 8,25% och innehåller förutom semesterlön, semestertillägg och lönebikostnader även ett schablonpåslag för framtida löneökningar och utrymme för andra kostnadsökningar.
• LU-faktorn delas upp i Primula, för att möjliggöra separat manuell avläsning av den del som avser lönebikostnader.
   

2. kostnadsminskning för semesteruttagen enligt nedan:

Månadslön * semesterersättning och tillägg * LBK för semesteruttag * antalet uttagna semesterdagar

Semesterersättningen är 4,6% av månadslönen och semestertillägget är från 2024 0,49% oavsett kollektivavtal. Viss grupp av anställda kan ha ett avtalsmässigt extra tillägg. 

Läs mer om vad som gäller för intjänande och uttag av semester vid LU på HR-webben

Löpande semesterkostnad i Primula

I Primulas rapport Lönekostnadsspecifikation visas alla kostnader som beräknats på grundlönen på samma konto som grundlönen, till exempel 41110-Lön övriga anställningar. För att se uppdelningen i grundlön, lönebikostnader och löpande semesterkostnad måste valet ”Uppdelning av lönebikostnad” ändras till JA. Då visas kolumnerna ”Sem+” och ”Sem lbk+”för intjänandet av semester och ”Sem-” och ”Sem lbk-” för uttagen semester långt till höger. Summan av dessa kolumner blir bokfört på konto 41160-Löp semkostn fr 2006.

Löpande semesterkostnad i Raindance

Vid bokföring av lönetransaktionerna i Raindance särskiljs de olika lönekostnaderna så att endast grundlönen blir redovisad på kontot för grundlönen, till exempel 41110-Lön övriga anställningar medan lönebikostnader redovisas på konto 46000-Lönebikostnader inst och den löpande semesterkostnaden på konto 41160-Löp semkostn fr 2006.

Rättningar av löner ska normalt göras i Primula, men om rättningar behöver göras i ekonomisystemet ska alla tre konteringarna som hör ihop användas, men med särskilda ombokningskonton.

Läs mer om att rätta lönekonteringar

Löpande semesterkostnad på kostnadsställen

I budgeten i EOS behöver normalt ingen extra hänsyn tas till semesterkostnaden. I de budgeterade lönerna finns en uppräkning med både löneökning och med semestertillägget. Normalt brukar man också utgå från att de anställda tar ut all sin intjänade semester eller att andelen anställda som sparar dagar är lika stor som de som tar ut av sparade dagar.

I utfallet syns semesterkostnaden som en kostnad på varje kostnadsställe och under årets första månader är ofta kostnaden för intjänandet större än uttaget. För att slippa ta särskild hänsyn till och förklara den löpande semesterkostnaden i resultatuppföljningen under året (kostnaden är ju så ojämnt fördelad över året) görs en resultatutjämning av konto 41160 på kostnadsställenivå månadsvis under januari till november på de verksamheter som inte periodiseras. Vid årets slut ska dock eventuellt saldo på kontot påverka kostnadsställets och verksamheternas resultat.

Läs mer om den månatliga resultatutjämningen av löpande semesterkostnad

Löpande semesterkostnad i projekt

Vid längre projekt som sträcker sig över ett år och man räknar med att intjänad semester tas ut behöver man inte ta hänsyn till den löpande semesterkostnaden utan endast det extra semestertillägget på 0,49%. Däremot vid kortare projekt där semester oftast inte tas ut bör den löpande semesterkostnaden räknas med i kalkylen för att få bättre täckning av samtliga kostnader.

I stället för den exakta formeln (Månadslön * LU-faktorn * månadens intjänade semesterdagar t.ex. 2,9726 för 31 dagars månad för någon som har rätt till 35 dagars semester) kan en förenklad beräkningsmodell användas:

Tiden * Månadslön * 1,1608 (semesterkostnaden) * 1,5674 (lönebikostnader 2024)

I den förenklade beräkningsmodellen görs ett påslag för semesterkostnad med 16,08% för att vi schablonmässigt räknar med att varje månad tjänas 3 semesterdagar in oavsett ålder och antalet kalenderdagar i månaden.

• Ex. Total månadskostnad för en projektmedlem som har 30.000 i månadslön:
  1 *  30.000  *  1,1608  *  1,5674  =  54 583

I de fall man ska göra en slutberäkning av något slag och behöver veta exakt vilka belopp som kommer att bokföras behöver man dock använda de formler som används i Primula och som finns beskrivna ovan stycken om modellen.

Tänk på att löpande semesterkostnad även beräknas på olika tillägg som t.ex. prefekttillägg och även vid viss frånvaro, t.ex. sjukskrivning upp till 180 dagar och föräldraledighet 0 dagar tills de inkommer med begäran om FP-tillägg.

I projektrapporterna i Kuben ingår antingen semesterkostnaden i gruppen Löner eller ligger i en separat underkontogrupp. Det vanligaste är att man redovisar kostnaden till finansiären som en lönekostnad, men om villkoren kräver att de särredovisas är det möjligt att göra. 

För ekonomer som har utökad behörighet att i projektrapporternas nedklick på saldon, även se uppdelning på löner per person, månad och aktivitet, ingår semesterkostnaden i saldot för lönekostnaden. 

I Kubens uppföljningsrapport för personalkostnader från Primula är uppställningen samma som i Primula, dvs. löpande semesterkostnad, både för intjänandet och uttaget, ingår i saldot för ”Primula lbk”.

Två modeller, en annan modell för gamla dagar

De dagar som tjänades in till och med 31/12 2005 hanteras enligt en gammal modell. Där ligger skulden på kostnadsstället och kostnaden bokförs och belastar den verksamhet som den anställde är konterad på vid tillfället för semesterledigheten. Semesterskulden beräknas två gånger om året och endast vid helåret bokförs skulden och kostnaden på den verksamhet där personen är lönekonterad.

Några påstående om löpande semesterkostnad

Det "kostar mer” att betala ut semester i pengar än i tid.

• FALSKT - om man syftar på själva transaktionen. Båda händelserna är kostnadsneutrala.
• SANT - om man kalkylerat med att all semester ska tas ut. Den extra kostnaden är för att den anställde arbetat i stället för att vara ledig.