Rätta lön
Lönekostnader avseende innevarande bokföringsår rättas i första hand i Primula och i andra hand i en ID-bokföringsorder i Raindance.
Lönekostnaderna importeras direkt till huvudboken från det centrala lönesystemet Primula. Lönekostnaden inkluderar lönebikostnader och semesterkostnad.
Om en lönekostnad har blivit bokförd felaktigt inom bokslutsåret, skall detta i första hand korrigeras i källan, det vill säga i Primula. Detta görs antingen av berörd institution eller - om det gäller fördelning mellan olika fakulteter - av sektionen Ekonomi.
I undantagsfall kan korrigering ske genom ombokning via bokföringsorder. Exempel på undantag är löneomföringar i olika EU-projekt, till exempel Interregprojekt samt i viss utsträckning vid bokslut. Korrigeringar som avser tidigare år måste alltid göras via bokföringsorder i Raindance.
Exempel
Följande tillvägagångssätt gäller för perioder om minst tre månader och minst 25 % av en heltidstjänst:
Avtal om delad tjänstgöring upprättas och personens lön direktkonteras på institution B till den del han/hon tjänstgör där. Avtalet, med konteringsunderlag, skickas till lönehandläggaren som ser till att lönen blir rätt bokförd redan i lönesystemet Primula. Om förändringen inte skickades in i tid görs korrigeringen i Primula för innevarande bokslutsår.
Mindre åtaganden behandlas som att institutionerna sålt respektive köpt en tjänst.
Exempelvis fel som uppstått under ett tidigare bokslutsår går inte att korrigera i Primula. Gör då istället en bokföringsorder med speciella externa löneombokningskonton. Se konteringsexempel nedan och guiden för att rätta lönebokningar från Primula:
Guide - Korrigera Primula-transaktioner i Raindance (PDF 56 kB, ny flik)
| Ombokningskonto | Konto |
|---|---|
| 41112 Lön ombokning | 41101 - Lön doktorandtjänst 41102 - Lön lönebidragsanställd 41105 - Lön immat at eg utv 41110 - Lön övriga tjänstetyper |
| 46005 Lönebikostnader institution ombokning |
46000 – Lönebikostnader inst |
| 41165 Löpande semesterkostnad från och med 2006 omföring |
41160 - Löp semkostn fr 2006 |
Tänk på att använda samma konto i både debet och kredit för lönekostnaden, lönebikostnaderna och semesterkostnaden.
- Excelmall för uträkning av belopp att rätta (XLS 17 kB, ny flik)
- Bokföringsexempel, rätta lön (PDF 13 kB, ny flik)
- Sociala avgifter (HR-webben)
Lönekostnader som är konterade i kontogrupp 43 (Kostnadsersättningar och naturaförmåner) eller på konto 41122 Timarvode och 41125 Övriga arvoden korrigeras direkt på ursprungskontot. Lönebikostnader i samband med dessa konton flyttas med specialkontona ovan. Tänk på att använda samma konto i både debet och kredit.
En lärare som i vanliga fall undervisar till 100 % inom institutionens egen grundutbildning har fått hoppa in på en kurs som institutionen ger åt regionen.
Lön motsvarande den tid som läraren lägger på kursen måste bokföras om från grundutbildningen på statsbudgetanslag (verksamhetsgren 11) till uppdragsutbildningen (verksamhetsgren 54). Bokföringen görs i en bokföringsorder av typen ID:
Guide - Korrigera Primula-transaktioner i Raindance (PDF 56 kB, ny flik)
Det förekommer att Lunds universitet betalar hela lönekostnaden för en anställd som även fullgör tjänstgöring åt exempelvis Region Skåne. För att Lunds universitet skall få täckning för sina kostnader ställs då en extern kundfaktura ut. Lönekostnaden räknas i detta fall som resurssamordning och bokförs på konto 31750.
Kontaktinformation
Löpande semesterkostnad
Läs mer om rutinen och det nya beslutet för löpande semesterkostnad.
Checklista HR-webben
För övriga kontroller och uppföljning av lönehantering inklusive semesterhantering under året, se HR-webben.
Internhandel och lönekostnader
Läs mer om regelverket kring internhandel och annan ekonomisk reglering av samarbeten.