Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Utbetalning av stipendier

Utbetalningsunderlag skickas till lev [at] eken [dot] lu [dot] se. Ange ”Stipendieutbetalning” som ämne i e-postmeddelandet. Alternativt med internpost till Sektionen Ekonomi, Fakturahantering och utbetalningar, hämtställe 31.

Underlaget ska innehålla:

  • Ifylld blankett – läs mer nedan
  • Kopia på undertecknade beslut såsom inrättandebeslut och tilldelningsbeslut, eller annat motsvarande underlag som innehåller signerat godkännande av att stipendium får betalas ut, med namn på mottagare, belopp och kontering.

Obs! Alla beslut i original ska diarieföras och arkiveras enligt normala rutiner på respektive institution eller fakultetskansli. Blanketten med stipendiatens bankuppgifter utgör dock arbetsmaterial och ska inte diarieföras eller arkiveras. Spara den t ex i en särskild pärm eller mapp endast så länge som behövs med tanke på vilken tidsperiod personen ifråga är aktuell för stipendieutbetalningar från institutionen/fakulteten. Och när du slänger blanketten så gör det på ett säkert sätt, t ex genom att strimla den.

Blankett för utbetalning av stipendium

Instruktioner och tips till blanketten

Ange diarienummer för beslutsärendet om inrättande/tilldelning/motsv, och kontaktperson.

Fyll i stipendiatens bankuppgifter. Några kommentarer:

  • För stipendiat som saknar svenskt personnummer räcker det med födelsedata.
  • Adress: Om stipendiaten har både en adress i Sverige och en i utlandet så ska den svenska adressen lämnas om personen har ett svenskt konto och den utländska adressen om personen har ett utländskt konto.
  • Bankuppgifterna: Ange bankens namn och ort, sedan clearingnummer och kontonummer om svensk bank. Om utländsk bank istället swiftadress och IBAN-nummer eller annan kod beroende på land.
  • Vid eventuell förlängning: Om du får besked från stipendiaten att hen inte bytt bank/bankkonto sedan förra gången så går det bra att skriva det på blanketten, du måste inte be stipendiaten fylla i bankuppgifterna igen. Vid minsta osäkerhet är det dock bra att få uppgifterna igen – för stipendiatens skull – så att betalningen går till rätt konto.

Nedre delen:

  • Ange totalt belopp som ska betalas ut till stipendiaten.
  • Markera om det är ett stipendium till en postdoc, till en grundutbildningsstudent eller till en forskarstuderande.
  • Skriv ett meddelande till stipendiemottagaren (max 12 tecken). Meddelandet kommer att synas på betalningen. Om inget anges så kommer vi att skriva ”Stipendium” eller ”Scholarship”.
  • Ange en rad för varje utbetalningstillfälle:
  • Aktivitet styr – viktigt att den uppgiften är rätt.
  • Ange datum för utbetalning utifrån villkor och regler för stipendiet.
  • Om allt stämmer med bankuppgifterna så bör det räcka med att underlaget skickas in ca en vecka före önskad utbetalningsdag, men det är bra om underlagen kan skickas in ännu tidigare så att det finns tid för att vid behov komplettera/rätta uppgifter.
  • Utbetalningar från ekonomisystemet görs ca 3 ggr/vecka, i normal fall måndag, onsdag och fredag.
  • Skriv gärna en informativ text till bokföringen (max 30 tecken); något med mening för din institution, det kommer att underlätta vid uppföljning. Ex. för stipendium till sommarforskarskola vid M-fak ”VMFX60 18/19” eller kortnamn på forskningsområde o handledare för en postdoc, ex ”Fylogen. E Svensson” eller ”Biomass PA”. Ange helst inte stipendium, typ (postdoc, grundutb stud, fo stud), namn på stipendiaten eller kontering, eftersom den informationen redan finns på transaktionsnivå – det blir bara dubbel information.

Frågor och meddelanden om utbetalningen skickas till lev [at] eken [dot] lu [dot] se – ange gärna ”Stipendium” som ämne i e-postmeddelandet.

Kontroll tidigare stipendieutbetalningar respektive anställning

Under 2018 kommer det att finnas stipendier utbetalda både via Primula och via Raindance. Sök därför på utbetalningar i båda systemen. Om du inte själv har behörighet i Raindance så be din ekonom om hjälp. Arbete pågår med hur framtida rapportmöjligheter ska se ut.

Primula: Lönekostnadsspecifikation för personen ifråga, för lämpligt tidsintervall med tanke på kontrollbehovet. I den rapporten ser du även eventuell anställning. Om du har behörighet till det så kan du även använda Kuben: Under Ekonomi finns en rapport som heter ”Personalkostnadsuppföljning flexibel – Primula”. I den kan du söka på valfri period, på namn på person, på konto m m.

Raindance: Verifikationslista spec med sökning på ett år i taget, KONTO: 61*, KST: * och på personens namn i fältet Kund/Lev-namn (tips! Ange del av namnet med * före och efter, t ex *Sonesson*).

Kontroll av om en stipendiat fått utbetalning

Mail till lev [at] eken [dot] lu [dot] se. Ange namn och helst även födelsedata.

Återkallande

Om beslut om återkallande av stipendium fattas, skicka omgående kopia på beslutet och ifylld blankett till lev [at] eken [dot] lu [dot] se, oavsett om det återstår fler utbetalningar och/eller hela/delar av redan utbetalda stipendier ska återkrävas. Det är viktigt att återkallat belopp avser hela den summa av tilldelat belopp som stipendiaten inte ska erhålla oavsett om det redan är utbetalt eller kommer att utbetalas.

Blankett återkallande/återbetalning av stipendium (PDF 33 kB, nytt fönster)

Uppföljning

Uppföljning av stipendier går att göra i alla ekonomirapporter i Raindance, EOS eller Kuben där man kan söka på konto. Alla stipendier är bokförda med konton som börjar med 61.

Sidansvarig:

Kontaktinformation

Avdelningen Fakturahantering och utbetalningar

lev [at] eken [dot] lu [dot] se

Telefonträd servicetelefon 046-222 46 00 (PDF - 36 kB)

Relaterad information

Stipendier klassificeras som transfereringar.

Läs mer om klassificering och kontering av stipendier

Sektionen Ekonomi
Lunds universitet
Box 117, 221 00 LUND
Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Fax: 046-222 45 37, Hämtställe 31
Telefonträd servicetelefon 046-222 46 00 (PDF - 196 kB)
Kontakta oss A-Ö (PDF - 152 kB)