Statens servicecenter och e-handelstjänst
Som vi informerade om i nyhetsbrev 2021-05-06 och 2022-06-17 beslutade Regeringen våren 2021 att tio myndigheter, bland annat Lunds universitet, ska ansluta sig till Statens servicecenters tjänst för elektronisk beställnings- och fakturahantering (e-handel) och att arbete för att utforma en standardtjänst för lärosäten påbörjades 2021 men strandade förra året. Därefter har dialoger förts på hög nivå. Dessa har ännu inte gett något resultat så det finns i dagsläget inget konkret att informera om.
Arbetet med övriga delar i projekt Inköp 2023 har dock gått framåt:
Upphandlings- och avtalssystem
Upphandling av ett samlat och heltäckande stöd till hela universitetet avseende avtalsinformation, förnyad konkurrensutsättning, direktupphandling och annonserad upphandling pågår. Det nya systemstödet, med tillhörande information och utbildningar kommer preliminärt att rullas ut till institutionerna våren 2024. Mer information kommer när vi närmar oss!
Modernisering av Lupin
Under våren genomförs en omläggning av grupper och roller i Lupin/Proceedo. Informationsmöten per fakultet om detta pågår vilket innebär att någon nära dig redan kan eller inom kort kommer att kunna berätta mer. Här ges en kort beskrivning av förändringen:
Idag har vi i Lupin/Proceedo en struktur med ca 540 organisationsbaserade grupper med i medeltal 12 användare per grupp, något som driver mycket administration och lägger hinder i vägen vid samverkan inom universitetet. Denna struktur var det som fungerade bäst när Lupin sattes upp år 2006, men inte nu längre! Vi byter till en rollbaserad gruppstruktur, med en grupp för centrala administratörer och två grupper för slutanvändare:
Basanvändare
Som användare i denna grupp får du behörigheter som närmast motsvarar dagens grundbehörighet i Lupin. Dvs möjlighet att beställa, granska fakturor och se allt du själv hanterat. Och om du är attestant kan du liksom idag även godkänna beställningar och attestera fakturor som konteras på de kostnadsställen/aktiviteter som du är attestant för.
Supportanvändare
Som användare i denna grupp får du samma behörigheter som Basanvändaren plus behörigheter som gör att du kan skapa beställningsmallar att dela med andra och som ger dig ökade möjligheter att stötta i fakturahanteringen genom att du kan påminna andra om att granska/attestera, lägga kommentarer och bifoga filer till andras fakturor. Med denna behörighet kan du även följa upp och ge support åt andra genom att kunna söka fram och se alla fakturor och beställningar samt se alla delegeringar och abonnemang.
Det stora flertalet kommer att vara Basanvändare. Supportanvändare ska bara du som verkligen behöver det bli, du som arbetar med att stötta andra avseende inköp och fakturahantering och/eller arbetar med samordning/uppföljning av inköp, t.ex.om du är inköpssamordnare. Obs! Om du är osäker på vilken behörighet du ska ha, börja som Basanvändare. Det går alltid att byta senare.
Omläggningen från den gamla till den nya gruppstrukturen genomförs preliminärt efter 8 maj. Alla som är användare i Lupin då kommer automatiskt att bli Basanvändare. Endast de som behöver vara Supportanvändare ska inför omläggningen ansöka om den behörigheten i Lucat, och deras chefer godkänna behörigheten.
Supportanvändare kan ansöka om den nya behörigheten preliminärt från och med nästa vecka. Exakt datum meddelas via detta nyhetsbrev. Preliminär deadline är 8 maj. Ansök i god tid så att din chef hinner godkänna behörigheten. Vid eventuell senareläggning av deadline kommer meddelande om det att ges via detta nyhetsbrev.
Vad blir annorlunda?
Alla aktiviteter blir valbara för alla vilket innebär att du inte längre behöver lägga ärende om att bli tilldelad fler aktiviteter vid nya samverkansprojekt och inte heller behöver skicka runt en faktura / beställning som ska betalas av flera/annan – du kan kontera den direkt.
Alla leveransadresser blir valbara för alla, vilket innebär att du inte behöver lägga ärende om att ändra vid eventuell flytt, och du kan vid tillfälliga behov välja annan leveransadress.
Två grupper istället för 540 innebär att du kan delegera till alla och behöver inte lägga ärende om att få det utfört, det blir lättare ansöka om behörighet i Lucat eftersom man inte behöver kunna 8-siffrigt Lupinnummer samt du behöver inte byta grupp vid byte av uppdrag inom LU.
Sammantaget sparar universitetet in ganska mycket administration på många olika ställen i organisationen. Och inte minst innebär omläggningen en betydligt ökad flexibilitet i hur vi samverkar och samarbetar över organisationsgränser.
Men det finns såklart även utmaningar att hantera i och med denna förändring:
Med alla Lunds universitets aktiviteter, och leveransadresser, i väljlistan så blir det ännu viktigare att utnyttja systemets möjligheter för att underlätta att hitta och ange rätt värden:
- Knappa in kostnadsställe, ange del av aktivitetens namn, etc och få på så vis en kortare väljlista.
- Ange förvalt värde och favoriter. Tips! Gör det före omläggningen eftersom det är lättare medan du fortfarande har korta väljlistor. Valen kommer att följa med. Passa på nästa gång du ska hantera en faktura eller en beställning! Se guide för förvalt värde och favoriter. Guiden kommer på engelska inom kort.
Guide - Favoriter och förvalt värde (PDF 180 kB, ny flik)
Sammanfattningsvis
- Ange förvalt värde och välj favoriter i Lupin
- Om du ska vara supportanvändare: Ansök om ny Lupinbehörighet i Lucat i god tid före omläggningen
- Om du är chef: Godkänn nya Lupinbehörigheter i Lucat före omläggningen
Du som är inköpssamordnare: Sprid denna information till de inom din institution/motsvarande som behöver den!
