Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Kundfaktura

På denna sida får du information om vad du bör tänka på när du ska ställa ut en kundfaktura när det gäller till exempel kundupplägg, moms, kontering, utställande, bevakning av betalning, påminnelser, räntefakturor och inkasso.

Allmänt

De externfakturor som är kvar med status NY efter sista dagen som reskontran är öppen kommer att makuleras. Det gäller även de externfakturor som har status PREL (förutom orderfakturor, typ OU/OS).

Före faktureringen

Kreditupplysning

Innan institutionen ingår avtal med en kund för ett större belopp är det lämpligt att ta ut en kreditupplysning. Sektionen Ekonomi har tillgång till ett kreditupplysningsverktyg. Härifrån kan information hämtas bl. a. om ett svenskt företag har f-skattebevis, är aktivt i momsregistret, registrerat som arbetsgivare eller har betalningsanmärkningar. Verktyget ger även möjlighet att kontrollera personnummer och adress på privatpersoner. Ring ankn 24600-2-1 eller skicka e-post till kund [at] eken.lu.se när du behöver denna.

Kontrollera om kunden finns upplagd i kundregistret

Innan du ställer ut kundfakturan måste du kontrollera om kunden finns upplagd i kundregistret i Raindance. Om den finns kan du gå vidare till att ställa ut fakturan. Saknas kunden i kundregistret måste du begära att få den upplagd. Här finns en instruktion för hur du söker efter kunder i Raindance:

Sök extern kundfaktura (PDF 430 kB, nytt fönster)

Innan du skickar in begäran om kundupplägg måste du kontrollera så att du har alla uppgifter som krävs:

Det går bra att skicka ett e-postmeddelande till kundupplagg [at] eken.lu.se med de obligatoriska uppgifterna. Du kan även fylla i webbformuläret nedan:

Begäran om kundupplägg i Raindance

Kunder med speciell hantering av fakturor

En del kunder anlitar scanningföretag för hantering av sina fakturor. Då är det viktigt att du anger rätt adress och en tydlig referens så att fakturan når rätt person för attest. Finns inte de obligatoriska uppgifterna med kan fakturan komma att skickas tillbaka till oss och därmed blir betalningen försenad.

Brev från kunder med speciell faktureringsadress och referens

Elektroniska fakturor ska skickas till samtliga statliga kunder och några icke-statliga, så kallade e-fakturakunder. Även till dessa kunder är det viktigt att du anger rätt referens. Dessa referenser finns sammanställda nedan. I dokumenten finns även angivet om kunden har möjlighet att ta emot bilaga eller inte. Det måste du kontrollera innan du ställer ut fakturan.

Sammanställning över statliga kunder som tar emot elektroniska fakturor (PDF 90 kB)

Sammanställning över icke-statliga kunder som tar emot elektroniska fakturor (PDF 185 kB, nytt fönster)

Sammanställning över kunder som får e-postfaktura (PDF 82 kB, nytt fönster)

Klassificera det som ska faktureras

Först måste du klassificera varan/tjänsten som sålts så att du kan bestämma hur du ska kontera fakturan. Det är viktigt att det verkligen är en faktura som ska ställas ut. Är det till exempel ett bidrag så måste du istället skicka en rekvisition. Exempel på varor och tjänster då faktura ska ställas ut är böcker, konferenser, uppdrag, konsulttjänster och liknande. I detta frågeträd får du vägledning vid klassificeringen:

Frågeträd för klassificering av intäkt (PDF 424 kB, nytt fönster)

Om det finns ett kontrakt eller avtal så kan du ta hjälp av det vid klassificeringen. Detta ska finnas registrerat i W3D3.

Information och webbformulär för diarieföring av kontrakt finns på Medarbetarwebben

Moms

Nästa steg är att avgöra om moms ska läggas på fakturan eller inte. Om ingen moms tas ut så måste du ange en momsbefrielseorsak. I lathundarna nedan får du hjälp. I EA-handboken finns dessutom fördjupad information. Dokumenten öppnas i nytt fönster.

Faktureringen

Ställ ut fakturan

Nu kan du registrera fakturan i Raindance. Dokumenten öppnas i nytt fönster.

Logga in i Raindance

Sök extern kundfaktura (PDF 430 kB, nytt fönster)

Extern kundfaktura (PDF 732 kB, nytt fönster)

Det finns ett antal artiklar upplagda i Raindance. När du väljer en artikel på fakturaraden så väljs kontot automatiskt i konteringen.

Lista över artiklar i Raindance (PDF 219 kB, nytt fönster)

Varje månad bör du kontrollera att du inte missat att färdigställa eller makulera någon faktura:

Inför periodstängning - extern kundfaktura | 2016-12-20 (PDF 278 kB)

Instruktionsfilm - registrera en extern kundfaktura:

Efter faktureringen

När något blivit fel

Om du upptäcker att något blivit fel med fakturan så kan du rätta det på olika sätt beroende på om den är signerad eller inte. Om den inte är signerad så kan du söka fram fakturan och välja Ändra faktura.

Arbetsrutinen för att registrera en kreditfaktura beskrivs i guiden för extern kundfaktura:

Extern kundfaktura (PDF 732 kB, nytt fönster)

Om kunden hunnit betala fakturan men den var felutställd, eller om de betalat dubbelt, så kan du skicka in underlag för återbetalning till sektionen Ekonomi. Använd denna blankett:

Blankett för återbetalning av insättning (PDF 225 kB, nytt fönster)

Bevakning av betalning

Sektionen Ekonomi applicerar inbetalningen mot fakturan när den kommer in till Lunds universitet. Räntefakturor skickas till de kunder som betalat mer än tre dagar sent och där räntebeloppet är över 50 kr för svenska fakturor och 150 kronor för utländska fakturor.

Det är också sektionen Ekonomi som skickar ut betalningspåminnelser när betalning dröjer. Påminnelser skickas ut för de fakturor där kvar att betala överstiger 50 kronor för svenska kunder och 120 kronor för utländska kunder. Första påminnelsen skickas 10 dagar efter förfallodatum och andra påminnelsen skickas efter ytterligare 16 dagar. Skulle betalning inte ha inkommit sex veckor efter förfallodatum skickar sektionen Ekonomi en inkassoförfrågan till institutionen.

Läs mer om påminnelser, räntefakturor och inkasso

Arkivering

Arkivera underlag i verifikationsnummerordning.

Sidansvarig:

Sektionen Ekonomi
Lunds universitet
Box 117, 221 00 LUND
Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Fax: 046-222 45 37, Hämtställe 31
Telefonträd servicetelefon 046-222 46 00 (PDF - 36 kB)
Kontakta oss A-Ö (PDF - 64 kB)