Syfte och effekter

Sedan 2006 har Lunds universitet en modell där kostnaden för semesterdagar löpande bokförs som en kostnad i den verksamhet där den anställde är lönekonterad och tjänar in sina semesterdagar. Då det för Lunds universitet som helhet inte ska visas som en kostnad periodiseras kostnaden och läggs som en skuld på centralnivå. Därav kallas den här modellen med Löpande semesterkostnad ibland Semesterskuld på centralt konto.

Vid uttaget av semesterledighet eller vid kontant utbetald semesterersättning bokförs den ordinarie lönen + semestertillägget på den kontering där man vid detta tillfälle är lönekonterad. Samtidigt bokförs en kreditpost (kostnadsminskning) för de rapporterade semesterdagarna. Verksamheten har därmed ingen kostnad för de arbetsfria dagarna. Vid uttag av semesterkostnad minskas periodiseringen och skulden på det centrala kontot.

Genom kostnadsbelastning vid intjänandet blir det inte diskussioner i projekt som inte löper hela kalenderår om vem som ska bära kostnader den period som projektdeltagare har semester.

Tillvägagångssätt

I Primula använder modellen samma funktionalitet som lönebikostnaderna (LBK), det vill säga att vissa lönehändelser påläggs med en extra kostnad. Den löpande semesterkostnaden har dock sitt eget konto och egna kolumner ibland avgifterna.

Vid varje månadsomställning räknas kostnaden fram i Primula enligt en formel:
Månadslön * LU-faktorn¹ * månadens intjänade semesterdagar²

Från och med 2022:

• LU-faktorn ändras från 7,65% till 8,25%
• LU-faktorn¹ 2022 innehåller förutom semesterlön, semestertillägg och lönebikostnader även ett påslag för framtida löneökningar och utrymme för andra kostnadsökningar.
• LU-faktorn delas upp i Primula, för att möjliggöra separat manuell avläsning av del som avser LBK.

Löpande semesterkostnad i Primula

I Primulas rapport Lönekostnadsspecifikation visas alla kostnader som beräknats på grundlönen på samma konto som grundlönen, till exempel 41110-Lön övriga anställningar. För att se uppdelningen i grundlön, lönebikostnader och löpande semesterkostnad måste valet ”Uppdelning av lönebikostnad” ändras till JA. Då visas kolumnerna ”Sem+” för intjänandet av semester och ”Sem-” för uttagen semester långt till höger. Summan av dessa kolumner blir bokfört på konto 41160-Löp semkostn fr 2006.

Löpande semesterkostnad i Raindance

Vid bokföring av lönetransaktionerna i Raindance särskiljs de olika lönekostnaderna så att endast grundlönen blir redovisad på kontot för grundlönen, till exempel 41110-Lön övriga anställningar medan lönebikostnader redovisas på konto 46000-Lönebikostnader inst och semesterkostnaden på konto 41160-Löp semkostn fr 2006.

Rättningar av löner ska normalt göras i Primula, men om rättningar behöver göras i ekonomisystemet ska alla tre konteringarna som hör ihop användas, men med särskilda ombokningskonto.

Läs mer om att rätta lön

Månatlig resultatutjämning av löpande semesterkostnad i Raindance

För att slippa ta särskild hänsyn till den löpande semesterkostnaden i resultatuppföljningen under året (kostnaden är ju så ojämnt fördelad över året) görs en resultatutjämning av konto 41160 på kostnadsställenivå månadsvis på de verksamheter som inte periodiseras. Vid årets slut ska eventuellt saldo på kontot påverka kostnadsställets och verksamheternas resultat, det vill säga om intjänandet varit större än uttagen.

Läs mer om den månatliga resultatutjämningen av löpande semesterkostnad

Kalkylering av löpande semesterkostnad

Vid längre projekt som sträcker sig över ett år och man räknar med att intjänad semester tas ut behöver man inte ta hänsyn till den löpande semesterkostnaden. Däremot vid kortare projekt där semester oftast inte tas ut bör den löpande semesterkostnaden räknas med i kalkylen för att få bättre täckning av samtliga kostnader.

I stället för den exakta formeln (Månadslön * LU-faktorn * månadens intjänade semesterdagar t.ex. 2,9726 för 31 dagars månad för någon som har rätt till 35 dagars semester) kan en förenklad beräkningsmodell användas:

Tiden * Månadslön * 1,1608 (semesterkostnaden) * 1,5674 (lönebikostnader 2024)

I den förenklade beräkningsmodellen görs ett påslag för semesterkostnad med 16,08% för att vi schablonmässigt räknar med att varje månad tjänas 3 semesterdagar in oavsett ålder och antalet kalenderdagar i månaden.

• Ex. Total månadskostnad för en projektmedlem som har 30.000 i månadslön:
  1 *  30.000  *  1,1608  *  1,5674  =  54 583

Därutöver tillkommer täckning för eventuella indirekta kostnader och direkta lokalkostnader.

Två modeller, en annan modell för gamla dagar

De dagar som tjänades in till och med 31/12 2005 hanteras enligt en gammal modell. Där ligger skulden på kostnadsstället och kostnaden bokförs och belastar den verksamhet som den anställde verkar vid tillfället för semesterledigheten. Semesterskulden beräknas två gånger om året och endast vid helåret regleras skulden och kostnaden på den verksamhet där personen är lönekonterad.

Några påstående om löpande semesterkostnad

Det är dyrare att betala ut semester i pengar än i tid.

• FALSKT - om man syftar på själva transaktionen, båda händelserna är kostnadsneutrala (både månadslön under tiden man har semester och semesterersättning vid utbetalning i pengar -backar löpande semesterkostnad och båda triggar OH i kärnverksamheten).
• SANT - om man kalkylerat med att all semester ska tas ut. Den extra kostnaden är för att den anställde arbetat i stället för att vara ledig. Samma effekt blir det om projektet förlängs så att den anställde avslutar med semester - mer arbete i utbildning och forskning för den extra kostnaden!

¹ LU-faktorn senast ändrad 2022.
² Månadens intjänade semesterdagar (årssemester * antalet kalenderdagar i aktuell månad/365)