På Medarbetarwebben finns övergripande information om hur personuppgifter ska hanteras

Vad är den rättsliga grunden för ekonomiärenden?

Den rättsliga grunden för ekonomiarbetet är som regel antingen att det är en "rättslig förpliktelse" eller att det är "en uppgift av allmänt intresse". Det innebär att vi inte behöver be de registrerade om samtycke.

Tips för hur du hanterar personuppgifter i ekonomiärenden

Informera den registrerade

Eventuellt behöver du informera registrerade om att du hanterar deras personuppgifter. Läs mer om vad du behöver informera den registrerade om på sidan Information till registrerade vilken du når genom att klicka på länken nedan.

Läs mer här om Information till registrerade (Medarbetarwebben)

Inköp och upphandling

När du i en upphandling behöver ta in personuppgifter, exempelvis referenser, använd skrivningen om dataskyddsförordningen i mallen för annonserad upphandling under tröskelvärdet. Hantera anbuden med försiktighet för att undvika onödig spridning av personuppgifter. Skicka inte personuppgifterna till personer som inte behöver dem. Motsvarande sätt att tänka och agera gäller även när du gör beställningar.

Här hittar du mallen för annonserad upphandling under tröskelvärdet (Medarbetarwebben)

Utställande av kundfakturor

När du skickar uppdrag om kundupplägg som innehåller personuppgifter till sektionen Ekonomi bör du inte skriva ut en kopia av webbformuläret eller e-postmeddelandet och behålla själv.

Handlägga ekonomiärenden

Ta inte ut kopior och utskrifter av fakturor, reseräkningar eller liknande i onödan. Underlag som du behöver för handläggning ska hanteras och raderas på ett säkert sätt när de inte längre behövs. Spara aldrig kopior eller utskrifter längre än nödvändigt. Tänk på att underlag som utgör räkenskapsinformation, till exempel om du tillfört information på en kopia så att den blivit en originalhandling, ska arkiveras och gallras enligt ordinarie rutiner.

Betala konferens eller medlemsavgift på annat sätt än med faktura/kort

När du inför exempelvis en konferens behöver beställa betalning utan faktura ska du inte bifoga onödig information. Bifoga endast underlag som styrker uppgifterna.

Handlägga stipendier

Alla beslut i original ska diarieföras och arkiveras enligt normala rutiner på respektive institution eller fakultetskansli. Blanketten med stipendiatens bankuppgifter utgör dock arbetsmaterial och ska inte diarieföras eller arkiveras. Spara den till exempel i en särskild pärm eller mapp endast så länge som behövs med tanke på vilken tidsperiod personen ifråga är aktuell för stipendieutbetalningar från institutionen/fakulteten.