Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Leverantörsfaktura

På denna sida får du information om vad du bör tänka på när du ska hantera en leverantörsfaktura när det gäller till exempel tillvägagångssätt i Lupin, moms, representation och fakturakrav.

Ej hanterade fakturor i Lupin

Ej hanterade fakturor i Lupin per den 16 aug 2017 (XLS 401 kB, nytt fönster)

Allmänt om fakturahantering

I verktyget Lupin ska du hantera inköp och leverantörsfakturor. Alla fakturor hanteras elektroniskt och leverantören ska skicka fakturorna till universitetets fakturaadress:

Lunds Universitet
Inst/Motsv
Box 188
221 00 LUND

Referens: För- och efternamn, t ex "Greta Garbo"

Har fakturan skickats till leveransadressen, kontakta leverantören och be dem ändra fakturaadress så att fakturan kommer direkt till Lupin nästa gång. Pappersfakturan som skickats direkt till leveransadressen skickar du vidare till fakturaadressen.

I dessa lathundar får du vägledning till hur du gör i Lupin. PDF-dokumenten öppnas i nytt fönster.

Det är viktigt att kontrollera att det är seriösa företag som skickat fakturan:

Kontroll av företag

Kreditfakturor

Kreditfaktura ska begäras för felaktiga debetfakturor ställda till Lunds Universitet, däremot behövs inte kreditfakturor begäras för fakturor ställda till t.ex. Region Skåne som felaktigt skannats i Lupin. Kreditfakturor hanteras på samma sätt som debetfakturor, skickas till skanning, granskas och attesteras. Kreditfakturan avräknas sedan automatiskt mot nästa debetfaktura.

Fakturor från Tullverket

Om du får en faktura från Tullverket som inte tillhör ditt kostnadsställe, så ska fakturan skickas till sektionen Ekonomi för utredning. Fakturan får inte skickas tillbaka till Tullverket.

Fakturakrav

Kontrollera att fakturan uppfyller Lunds universitets krav. Till exempel ska fakturan vara utställd på ”Lunds universitet”. Fakturor utställda till privatpersoner betalas inte.

Fakturor utställda på annan fysisk eller juridisk person än Lunds universitet får inte bokföras. Fakturor utställda till kliniker tillhörande universitetssjukhuset får inte betalas av Lunds universitet. Om fakturan avser sådant som universitetet ska betala - be leverantören skicka en ny faktura utställd på universitetets institution/avdelning.

Moms

Du måste också kontrollera om ev. moms på fakturan är rätt och om representationsreglerna är aktuella. Se lathundar nedan under Representation.

Vid inköp från EU ska fakturan i många fall vara utan moms, så kallad omvänd beskattning. Det är därför viktigt att momsregistreringsnummer/VAT-nummer framgår av fakturan. I dessa lathundar kan du läsa mer om vilka varor och tjänster som omfattas, samt vilka undantag som finns. Dokumenten öppnas i nytt fönster.

Lunds universitets momsregistreringsnummer/VAT-nummer: SE202100321101

Återbetalning av utländsk moms från EU-land

Utländsk moms i fakturor ska kostnadsföras, det vill säga boka på samma kostnadskonto som varan/tjänsten. Det är möjligt att begära återbetalning av denna moms när leverantören kommer från ett EU-land.

Skicka in fakturakopior med fullständig kodsträng till sektionen Ekonomi, avdelningen Inbetalningar och redovisning, antingen inskannat via e-post till adressen redovisning [at] eken.lu.se, eller som kopior via internposten till hämtställe 31. Underlagen måste vara inskickade till oss senast 31 augusti året efter fakturadatum. Under september varje år ansöker sektionen Ekonomi om återbetalning av moms via Skatteverket för föregående år.

Detta gäller tjänster av typen:

  • Konferensavgifter
  • Restaurang och catering
  • Resor i ett annat land
  • Korttidshyra av transportmedel
  • Hotellavgifter

Dessutom ska tjänsten vara utförd inom EU, utländsk moms ska framgå av fakturan och LU har kostnadsfört momsen. Vidarefakturering av kostnaden ska inte ha gjorts.

Tips: Det finns en rapport i Raindance där du kan söka fram sådana här fakturor från Lupin för ditt kostnadsställe. Den är begränsad till fakturor från andra EU-länder och förinställd på de konton som det är mest troligt att fakturorna är konterade på. Rapporten hittar du här: Uppföljning/Frågor & analys/Fakturor/Leverantör/"Uppföljning EU-fakturor återbetalning moms". I rapporten kan du dyka vidare via kolumnen RD Faktnr till fakturans konteringsrader.

Representation

Vid representation gäller speciella regler om momsavdrag.

Lokala föreskrifter för representation, dnr EK2011-37

Lathund representation m.m. (PDF 59 kB, nytt fönster)

Entertainment and gifts, in English:

Quick guide to entertainment etc. (PDF 46 kB, new window)

Intrastat

Om du har fått varor levererade från ett annat EU-land så måste du intrastatrapportera fakturan. I EA-handboken och i Raindanceguiden kan du läsa mer om detta:

EA-handboken, 3.4.3 Intrastat

Registrera intrastatinformation | 2016-12-20 (PDF 890 kB)

Instruktionsfilm - intrastat | 2017-07-03 (mp4 13 MB)

Krav

Det förekommer att en faktura inte blir betald i tid och att universitetet får ett krav från leverantören eller från ett inkassoföretag. Se då till att betala kravet omgående eller bestrid det skriftligen då det annars skickas vidare till Kronofogdemyndigheten. Om originalfakturan förkommit ska du begära en kopia av originalfakturan av leverantören samt på denna skriftligen intyga, med namnteckning och datum, att originalfakturan förkommit och att fakturan inte tidigare är betald. Kopian skickas till skanning och hanteras i Lupin.

Om universitetet inte betalar kravet får vi ett föreläggande från Kronofogdemyndigheten.

Blir inte föreläggandet betalt omgående (inom tio dagar) får universitetet ett utslag. Detta innebär att universitetet har fått en betalningsanmärkning. Då Lunds universitet vill undvika både betalningsföreläggande och betalningsanmärkningar är det viktigt att du besvarar eventuella krav omgående, har en bra uppföljning på obetalda fakturor samt tar snarast kontakt med sektionen Ekonomi om något blivit fel.

Utbildning

Utbildningar inom ämnena beställa, inköp och Lupin hittar du på Kompetensportalen.

Utbildningsfilmer för Lupin är under omarbetning och kommer publiceras när de är klara.

Manualer och information om Lupin

Sidansvarig:

Sektionen Ekonomi
Lunds universitet
Box 117, 221 00 LUND
Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Fax: 046-222 45 37, Hämtställe 31
Telefonträd servicetelefon 046-222 46 00 (PDF - 36 kB)
Kontakta oss A-Ö (PDF - 64 kB)