Arkivering av räkenskapsinformation

Bokföringsskyldigheten innefattar också "att bevara all räkenskapsinformation". Detta för att göra det möjligt att i efterhand granska och revidera vår ekonomi, samt garantera allmänheten insyn i hur vi vid Lunds universitet förvaltar offentliga medel.

Verifikationer i original förvaras som huvudregel ute på institutionerna. Om en verifikation till exempel ska sparas i 10 år efter räkenskapsårets utgång, så innebär det att om verifikationen är från 2015 så kan den gallras först år 2026. Tänk på att olika handlingar har olika tidsfrister. Vissa handlingar till exempel forskningskontrakt och gåvobrev, ska bevaras för all framtid.

Från och med införandet av elektronisk fakturahantering hösten 2006/våren 2007 köper vi tjänsten för arkivering av allt externt skannat material gällande leverantörsfakturor. Kompletterande material till fakturorna såsom original av kvitton, följesedlar, deltagarförteckningar etc. som skannas på institutionen ska arkiveras på institutionen.

Information om arkivering och gallring finns i Lunds universitets dokumenthanteringsplan.

Regler, föreskrifter och lokala beslut gällande dokumenthantering, diarieföring och arkivering vid Lunds universitet (Medarbetarwebben)