Allmänt om helårsbokslutet
Universitetets årsredovisning ska lämnas till regeringen senast den 21 februari 2021.
För bokslutet gäller generellt att resultaträkningen ska innehålla samtliga de intäkter och kostnader som hör till räkenskapsåret 2020 bokförda på korrekt verksamhet. Balansräkningen ska visa universitetets tillgångar, skulder samt myndighetskapital per 31 december 2020.
Anläggningstillgångar
Definitivregistrera anläggningstillgångar med anskaffningsdatum till och med 31 december 2020 senast kl.10.00 den 12 januari. Ange verifikationsdatum 201231.
Kom ihåg att inventera anläggningstillgångarna senast 30 november om ni inte redan gjort det. Institutionen kan välja att göra inventeringen när som helst under året, bara det görs en gång per år. Inventeringsprotokoll etc diarieförs och arkiveras i vanlig ordning. Inventeringen sparas i LU Box i samband med Bokslut på institution (se sist i detta Ekonominytt).
Fakturor samt inköp gällande lånefinansierade anläggningstillgångar (alla anläggningstillgångar som bokförs med annan verksamhet än 35) med fakturadatum/verifikationsdatum till och med december ska vara hanterade och attesterade i Lupin senast den 17 december.
Senast den 18 december ska preliminära anläggningsposter med anskaffningsdatum till och med december vara anläggningsregistrerade i Raindance. Uppskatta resterande anskaffningsbelopp för lånefinansierade anläggningstillgångar (alla anläggningstillgångar som bokförs med annan verksamhet än 35) med anskaffningsdatum i december som ännu inte finns i Lupin/Raindance och meddela din fakultetsekonom som skickar in detta till Sektionen Ekonomi enligt separat utskickad information.
För att få ett rättvisande bokfört värde av universitetets anläggningstillgångar vid bokslutet är det viktigt att anläggningar efter utförd inventering utrangeras om de inte längre finns kvar i verksamheten. Detta är extra viktigt om det finns ett bokfört värde kvar. För lånefinansierade anläggningstillgångar ska utrangering göras senast den 18 december. För övriga anläggningstillgångar gäller att utrangering ska vara gjord senast kl. 10.00 den 12 januari 2021.
Fakturor i Lupin
Det är extra viktigt i samband med årsbokslutet att institutionen har kontroll över att alla fakturor blir granskade och attesterade enligt tidplan så att bokföringen sker på rätt period. I detta bokslut ska fakturorna vara granskade och attesterade senast den 11 januari före kl 18.00. Observera att samtliga inkomna fakturor med fakturadatum till och med 2020-12-31 ska hanteras och färdigställas inom denna tid.
För att följa upp status på fakturorna i Lupin använd rapporten ”Ej hanterade fakturor i Lupin” som finns i LU Box, följ länken från Ekonomiwebben. Rapporten uppdateras varje onsdag men kommer att uppdateras dagligen 2 - 11 januari.
I vissa fall ska externa fakturor periodiseras, om de:
- överstiger 50 000 kronor, och
- hänför sig till verksamhet som ska resultatavräknas, och
- avser 2021 men bokförts på 2020, (kontrollera detta hela 2020, exempel är licenskostnader som förutbetalas)
- avser 2020 men inkommit för sent, d v s efter 11 januari kl.18
Periodiseringen ska göras i samråd med sektionen Ekonomi.
Kontakta oss via vårt supportformulär, välj kategori Bokföring och avstämning/Periodisering
Utbetalning av stipendier
Blankett eller fil för utbetalning av stipendier som ska vara utbetalda under 2020 ska vara sektionen Ekonomi tillhanda senast 7 december.
Ändring grundkontering av lön
Blankett för ändring av grundkontering av lön mellan fakulteter ska vara sektion Ekonomi tillhanda senast 2 december.
Utläggsersättning
Blankett för utbetalning av skattefria ersättningar för personliga utlägg till personer som saknar svenskt personnummer eller samordningsnummer som ska vara utbetalda under 2020 ska vara sektion Ekonomi tillhanda senast 7 december.
Bidragsutbetalningar
Bidragsutbetalningar (vidareförmedling/återbetalning av bidrag) hanteras centralt av sektionen Ekonomi. Universitetets utbetalningar av bidrag till andra statliga myndigheter ska redovisas enligt kontantprincipen. Underlagen till bidragsutbetalningar för 2020 måste vara sektionen Ekonomi tillhanda senast den 15 december för utbetalning under december månad.
Inkomstbokföringen
Fakturera externa kunder och rekvirera bidrag i god tid, samt ha en löpande avstämning av utredningskontot och utbokning av inkomster.
Uppmärksamma att sista dag att fakturera/rekvirera inkomster av statliga myndigheter avseende 2020 är redan den 15 december och övriga senast 11 januari.
Vänta med att fakturera/rekvirera inkomster som avser 2021 till i januari.
Var ute i god tid med att tömma utredningskontot! Utredningskontot ska vara tömt senast 11 januari. Töm kontinuerligt under tiden fram till sista datum så att eventuell inbetalning som hamnat fel hinner bokas om till rätt utredningskonto och bokas upp som inkomst på rätt kostnadsställe.
Var noga med konto, motpart och finansiär. Det är den som ska betala som styr motpart och konto. Felaktigheter får konsekvenser både vid arbetet med inkomstperiodiseringar och i den statliga motpartsavstämningen. På bidrags- och uppdragsaktiviteter – starta alltid fakturering/rekvirering från Projekt, och se till att konteringsuppgifterna på aktiviteterna är rätt.
Samfinansiering av externa medel
För flerfinansierad verksamhet ska parallell förbrukning av externa intäkter och anslag ske. Detta innebär att de olika finansieringskällorna parallellt ska täcka andelar av såväl direkta som indirekta kostnader. Förbrukningen av samfinansieringen ska fördelas i samma proportion som förbrukningen av bidragsmedel. För att underlätta uppföljning och periodisering ska samfinansiering bokföras minst tertialvis, helst månadsvis. Sista dag att registrera och godkänna villkor inför den automatiska samfinansieringen respektive att bokföra samfinansiering manuellt per den 31 december är den 10 januari. Om du bokför manuellt och gör det under 2- 12 januari – kom ihåg att ändra bokföringsdatum.
Använd i första hand den automatiska samfinansieringen – se guide.
Registrera samfinansiering (PDF 545 kB, ny flik)
Vid manuell bokföring av samfinansiering, tänk på följande:
- Använd intern bokföringsorder
- Bokför med konto 30120
- Verksamhet 54, 55 och 58 får inte samfinansieras
- Samfinansiering får endast ske inom utbildning resp. inom forskning
Periodisering av projekt
Ett förberedande periodiseringsarbete kan med fördel göras under november-december. Se guide Kontroller inför inkomstperiodiseringar:
Steg 1 - Kontroller inför inkomstperiodisering (PDF 320 kB, ny flik)
Exempel på förberedelser:
- Vilka projekt ska periodiseras (genomgång med projektledare).
- Kontrollera att rätt lönekostnader belastar projektet.
- Upplupna intäkter - vilket belopp ska periodiseras. Kontrollera mot kontrakt och vad som redan erhållits.
- Kontrollera att kontraktsuppgifter och kontering finns på alla aktiviteter som ska periodiseras.
- Kontrollera aktiviteter med flera finansiärer/motparter (rapport Finansiärskontroll) och rätta eventuell felbokföring
- Korrekt samfinansiering är gjord.
Kontrollera även att de aktiviteter som ska periodiseras har korrekt inkomstkonto med tillåten kombination av motpart. Information om hur du kontrollerar detta finns i guide Upplägg/ändring aktivitet.
Upplägg och ändring av aktiviteter (PDF 297 kB, ny flik)
Efter onsdagen den 13 januari finns alla intäkter och kostnader bokförda på projekten. Det är nu det går att beräkna periodiseringsbelopp. Under perioden den 14-18 januari ska periodiseringarna slutgranskas.
Se övriga guider under rubrik Periodisering
I samband med slutgranskningen måste bland annat följande beaktas:
- Registrerat belopp för upplupna intäkter får inte överstiga resterande kontraktsbelopp d v s ”Kontraktsbelopp akt” minus gjorda inbetalningar, och max hela underskottet.
- Projekt som bokförs på mer än en aktivitet och inte matchar intäkter och kostnader per aktivitet får bara periodiseras på en av dem, den överordnade.
- Samtliga flerfinansierade aktiviteter kräver särskild granskning och ev justering av det automatiskt föreslagna periodiseringsbeloppet per finansiär.
Fakultetsekonomerna gör sedvanlig kvalitetskontroll av gjorda periodiseringar den 19 januari.
Inkomstperiodiseringarna bokförs och kvalitetssäkras den 20-21 januari.
Löneperiodiseringar
I detta årsbokslut kommer följande löneperiodiseringar att bokföras:
- Upplupna löner, d v s löner som utbetalas i januari 2021 men som avser 2020.
- Förändring av semesterlöneskulden per den 31 december 2020 (kostnadsökning eller kostnadsminskning) avseende intjänad semester t o m 2005 (fr o m 1 jan 2006 bokförs semesterkostnad löpande).
- Fordran lönebidrag Länsarbetsnämnden - LAN-medel (gäller endast vissa kostnadsställen).
- Lärarlöneskuld (gäller endast vissa kostnadsställen). Varje fakultet lämnar in en redovisning för sina berörda institutioner enligt instruktioner från sektionen HR/Lönehantering.
Samtliga löneperiodiseringar enligt ovan kommer att bokföras på respektive kostnadsställe, på aktivitet 990097, fördelat på respektive verksamhet. Bokföring av dessa poster kommer att ske senast den 12 januari förutom de upplupna lönerna som preliminärt kommer att bokföras ca 19 januari.
Bokslut på institution
För bokslut på institution ska underlag lämnas i digital form i LU Box. Bokslutsansvariga på respektive institution har blivit inbjudna till boxen. Måldatum för inlämning av dokument i boxen är 31 januari för alla dokument utom inventering av anläggningstillgångar som har sista datum 30 november innevarande år. Observera att en del rapporter endast kan tas ut under en begränsad period. Instruktioner kommer ut i god tid.
Tidplan och checklista
Här på Ekonomiwebben hittar du både en översiktlig tidplan med huvuddatumen samt tidplan och checklista i pdf- och xls-format. Nytt för i år är en tidslinje som visar de olika hållpunkterna visuellt. Obs! Tidslinjen kan inte visas i Internet Explorer, använd istället till exempel Firefox eller Chrome.
