Det finns två behörigheter och båda söker du via Lucat:
- Resenär – att kunna boka resa åt dig själv (denna får du automatiskt om du redan har en reseprofil, du behöver alltså inte ansöka på nytt)
- Resebokare – att kunna boka resa åt andra universitetsanställda och externa gäster.
Om du ska boka resor åt andra så måste du göra en ansökan om detta i Lucat. Det gäller även dig som har den behörigheten i dagsläget. Läs mer om det nedan.
Är du ny resenär? Under en tvåveckorsperiod (24 april – 10 maj) så måste du göra ansökan om ny reseprofil både via Lucat och via den nuvarande rutinen.
Läs mer på Medarbetarwebben
Från och med 11 maj är det endast i Lucat du ansöker om behörigheterna för din reseprofil. Behörigheterna kommer dagligen läsas över från Lucat till Egencia.
Att boka resor till sig själv
Du som redan har en reseprofil hos resebyrån har fått tilldelat dig behörigheten Resenär i Lucat. Dina befintliga uppgifter hos Egencia kommer att bibehållas och dessutom kompletteras med information om ditt arbetstelefonnummer. Mobilnummer kommer precis som tidigare behöva kompletteras hos resebyrån (via telefon eller via deras självserviceportal).
För att namn på biljetter ska överensstämma med namn i pass i de länder som är strikta med detta måste man precis som idag ta kontakt med resegruppen (resor [at] lu [dot] se) och förtydliga exakt vilket tilltalsnamn och övriga förnamn samt efternamn som gäller enligt passet. Det görs INTE någon automatisk uppdatering av namn hos resebyrån baserat på namnförändringar som sker i Lucat (eller Primula) efter den initiala överföringen av namn i samband med ansökan om Resenär för nya användare. Namnförändringar kräver att du kontaktar resegruppen enligt ovan för uppdatering hos resebyrån.
Att boka resor åt andra
Detta tillägg till din profil måste alla begära på nytt när reseprofilerna läses över. Du som ska boka åt andra universitetsanställda eller gäster måste redan nu gå in i Lucat och ansöka om behörigheten Resebokare. Det gäller alltså både dig som har möjligheten idag hos resebyrån och dig som ska ansöka om en helt ny profil.
Ansökan sker via Lucat
I Lucat hittar du behörigheten under IT-tjänstegrupp/Infrastruktur – IT-tjänst/Resebokning, se guide. I samband med ansökan måste du ange vilket kostnadsställe som ska gälla för behörigheten, det vill säga kostnadsstället där du i normalfall konterar fakturan för resorna. Efter godkännande av ansvarig chef kommer uppgifterna att överföras till resebyrån.
Din profil kommer i samband med bytet av rutin att knytas till ditt användarnamn från Lucat istället för din e-postadress (som sker idag). Det innebär att din reseprofil kommer att hållas aktuell även om du byter tjänst inom universitetet.
Rensning av profiler
LDC har gått igenom befintliga profiler hos Egencia och rensat de som inte har kunnat identifieras vid jämförelse med Lucat. Denna rensning inkluderar framför allt profiler med felaktigt inmatade e-postadresser samt användare som har valt att ange en privat e-postadress hos resebyrån. Även profiler med inaktiva kostnadsställen inaktiveras. Dessa kommer kontaktas via ett separat e-postmeddelande.
Faktura för resa
I samband med den nya rutinen så kommer ”Billing unit” att tas bort, det vill säga du behöver inte längre ange din fakultet. Du anger som vanligt det kostnadsställe som ska betala din resa i samband med bokning. Valbart är enbart Lunds universitet och kostnadsställe.