Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Inför helårsbokslutet den 31 december 2018

Inför helårsbokslutet den 31 december 2018

I Ekonominytt (”Inför tertialbokslutet den 31 augusti”) den 20 juni 2018 publicerades en lista med övergripande hålltider inför årets helårsbokslut. I detta Ekonominytt görs några fördjupningar och förtydliganden.

Ekonominytt från 20 juni 2018 med övergripande tidplan, Inför tertialbokslutet den 31 augusti

Allmänt om helårsbokslutet

Universitetets årsredovisning ska lämnas till regeringen senast den 22 februari 2019.

För bokslutet gäller generellt att resultaträkningen ska innehålla samtliga de intäkter och kostnader som hör till räkenskapsåret 2018 bokförda på korrekt verksamhet. Balansräkningen ska visa universitetets tillgångar, skulder samt myndighetskapital per 31 december 2018.

Anläggningstillgångar

Definitivregistrera anläggningstillgångar med anskaffningsdatum t o m 31 december 2018 senast kl.10.00 den 9 januari. Ange verifikationsdatum 181231.

Kom ihåg att inventera anläggningstillgångarna senast 30 november om ni inte redan gjort det. Institutionen kan välja att göra inventeringen när som helst under året, bara det görs en gång per år. Inventeringsprotokoll etc diarieförs och arkiveras i vanlig ordning. Inventeringen sparas i LU Box i samband med Bokslut på institution (se sist i detta Ekonominytt).

Fakturor i Lupin

Det är extra viktigt i samband med årsbokslutet att institutionen har kontroll över att alla fakturor blir granskade och attesterade enligt tidplan så att bokföringen sker på rätt period. I detta bokslut ska fakturorna vara granskade och attesterade senast den 8 januari före kl 18.00. Observera att samtliga inkomna fakturor med fakturadatum t o m 2018-12-31 ska hanteras och färdigställas inom denna tid.

För att följa upp status på fakturorna i Lupin använd rapporten ”Ej hanterade fakturor i Lupin” som finns på Ekonomiwebben. Rapporten uppdateras några gånger per månad men kommer att uppdateras dagligen 2 - 8 januari.

Rapport ”Ej hanterade fakturor i Lupin”(Leverantörsfaktura)

I vissa fall ska externa fakturor periodiseras, om de:

  • överstiger 50 000 kronor, och
  • hänför sig till verksamhet som ska resultatavräknas, och
  • avser 2019 men bokförts på 2018, eller
  • avser 2018 men inkommit för sent, d v s efter 8 januari kl.18

Periodiseringen ska göras i samråd med sektionen Ekonomi. Kontakta redovisning [at] eken [dot] lu [dot] se.

Utbetalning av stipendier

Blankett eller fil för utbetalning av stipendier som ska vara utbetalda under 2018 ska vara sektion Ekonomi tillhanda senast 30 november.

Ändring grundkontering av lön

Blankett för ändring av grundkontering av lön mellan fakulteter ska vara sektion Ekonomi tillhanda senast 30 november.

Utläggsersättning

Blankett för utbetalning av skattefria ersättningar för personliga utlägg till personer som saknar svenskt personnummer eller samordningsnummer som ska vara utbetalda under 2018 ska vara sektion Ekonomi tillhanda senast 5 december.

Bidragsutbetalningar

Bidragsutbetalningar (vidareförmedling/återbetalning av bidrag) hanteras centralt av sektionen Ekonomi. När det gäller universitetets utbetalningar av bidrag till andra statliga myndigheter gäller att dessa ska redovisas enligt kontantprincipen. Detta innebär att bidragsutbetalningar för andra halvåret måste vara sektionen Ekonomi tillhanda senast den 14 december för utbetalning under december månad.

Inkomstbokföringen

Fakturera externa kunder och rekvirera bidrag i god tid, samt ha en löpande avstämning av utredningskontot och utbokning av inkomster.

Uppmärksamma att sista dag att fakturera/rekvirera inkomster av statliga myndigheter avseende 2018 är redan den 14 december.

Vänta med att fakturera/rekvirera inkomster som avser 2019 till i januari.

Var ute i god tid med att tömma utredningskontot! Utredningskontot ska vara tömt senast 8 januari. Töm kontinuerligt under tiden fram till sista datum så att eventuell inbetalning som hamnat fel hinner bokas om till rätt utredningskonto och bokas upp som inkomst på rätt kostnadsställe.

Var noga med konto, motpart och finansiär. Det är den som ska betala som styr motpart och konto. Felaktigheter får konsekvenser både vid arbetet med inkomstperiodiseringar och i den statliga motpartsavstämningen. På bidrags- och uppdragsaktiviteter – starta alltid fakturering/rekvirering från Projekt, och se till att konteringsuppgifterna på aktiviteterna är rätt.

Samfinansiering av externa medel

För flerfinansierad verksamhet ska parallell förbrukning av externa intäkter och anslag ske. Detta innebär att de olika finansieringskällorna parallellt ska täcka andelar av såväl direkta som indirekta kostnader. Förbrukningen av samfinansieringen ska fördelas i samma proportion som förbrukningen av bidragsmedel. För att underlätta uppföljning och periodisering ska samfinansiering bokföras minst kvartalsvis, helst månadsvis. Sista dag att registrera och godkänna villkor inför den automatiska samfinansieringen respektive att bokföra samfinansiering manuellt per den 31 december är den 9 januari. Om du bokför manuellt och gör det under 2- 9 januari – kom ihåg att ändra bokföringsdatum.

Använd i första hand den automatiska samfinansieringen – se guide:

Registrera samfinansiering (PDF 545 kB)

Vid manuell bokföring av samfinansiering, tänk på följande:

  • Använd intern bokföringsorder
  • Bokför med konto 30120
  • Verksamhet 54, 55 och 58 får inte samfinansieras

Periodisering av projekt

Ett förberedande periodiseringsarbete kan med fördel göras under nov-dec. Se guide Kontroller inför inkomstperiodiseringar:

Steg 1 - Kontroller inför inkomstperiodisering | 2017-12-06 (PDF 451 kB)

Exempel på förberedelser:

  • Vilka projekt ska periodiseras (genomgång med projektledare).
  • Kontrollera att rätt lönekostnader belastar projektet.
  • Upplupna intäkter - vilket belopp ska periodiseras. Kontrollera mot kontrakt och vad som redan erhållits.
  • Kontrollera att kontraktsuppgifter och kontering finns på alla aktiviteter som ska periodiseras.
  • Kontrollera aktiviteter med flera finansiärer/motparter (rapport Finansiärskontroll) och rätta eventuell felbokföring
  • Korrekt samfinansiering är gjord.

Kontrollera även att de aktiviteter som ska periodiseras har korrekt inkomstkonto med tillåten kombination av motpart. Information om hur du kontrollerar detta finns i guide Upplägg/ändring aktivitet:

Upplägg och ändring av aktiviteter | 2018-06-14 (PDF 297 kB)

Efter torsdagen den 10 januari finns alla intäkter och kostnader bokförda på projekten. Det är nu det går att beräkna periodiseringsbelopp. Under perioden den 11-14 januari ska periodiseringarna slutgranskas.

Se övriga guider under rubrik Periodisering.

I samband med slutgranskningen måste bland annat följande beaktas:

  • Registrerat belopp för upplupna intäkter får inte överstiga resterande kontraktsbelopp d v s ”Kontraktsbelopp akt” minus gjorda inbetalningar, och max hela underskottet.
  • Projekt som bokförs på mer än en aktivitet och inte matchar intäkter och kostnader per aktivitet får bara periodiseras på en av dem, den överordnade.
  • Samtliga flerfinansierade aktiviteter kräver särskild granskning och ev justering av det automatiskt föreslagna periodiseringsbeloppet per finansiär.

Fakultetsekonomerna gör sedvanlig kvalitetskontroll av gjorda periodiseringar den 15-16 januari.

Inkomstperiodiseringarna bokförs och kvalitetssäkras den 17-18 januari.

Löneperiodiseringar

I detta årsbokslut kommer följande löneperiodiseringar att bokföras:

  • Upplupna löner, d v s löner som utbetalas i januari 2019 men som avser 2018.
  • Förändring av semesterlöneskulden per den 31 december 2018 (kostnadsökning eller kostnadsminskning) avseende intjänad semester t o m 2005 (fr o m 1 jan 2006 bokförs semesterkostnad löpande).
  • Fordran lönebidrag Länsarbetsnämnden - LAN-medel (gäller endast vissa kostnadsställen).
  • Lärarlöneskuld (gäller endast vissa kostnadsställen). Varje fakultet lämnar in en redovisning för sina berörda institutioner enligt instruktioner från sektionen Personal/Lönehantering.

Samtliga löneperiodiseringar enligt ovan kommer att bokföras på respektive kostnadsställe, på aktivitet 990097, fördelat på respektive verksamhet. Bokföring av dessa poster kommer att ske senast den 9 januari förutom de upplupna lönerna som kommer att bokföras ca 18 januari.

Bokslut på institution

Nya bokslut på institution innebär att färre underlag ska skickas in och underlagen ska lämnas i digital form i LU Box. Bokslutsansvariga på respektive institution har blivit inbjudna till boxen och instruktioner kommer ut i god tid. Måldatum för inlämning av dokument i boxen är 31 januari för alla dokument utom inventering av anläggningstillgångar som har sista datum 30 november innevarande år.

Underlag som ska lämnas i LU Box:

  • Externa kundfakturor äldre än 180 dagar
  • Avstämning stödverksamhet
  • Kontroll inkomstperiodisering
  • Inventering anläggningstillgångar
  • Inventering handkassa

Översikt tidplanen

Tidplanen innehåller många detaljer. För att ge en bättre överblick finns även en tabell med några huvuddatum för bokföringen i helårsbokslutet och kommande tertialbokslut.

Tidplan

Senaste nyheter

2019-06-20

Inför tertialbokslutet den 31 augusti 2019

Inför tertialbokslutet den 31 augusti 2019
2019-06-14

Delegera dina rättigheter i system inför semestern

Delegera dina rättigheter i system inför semestern
2019-06-14

Sektionen Ekonomi har flyttat till nya lokaler

Sektionen Ekonomi har flyttat till nya lokaler
2019-06-13

OBS! Nya betalningsbedrägerier i omlopp VIKTIG INFORMATION

OBS! Nya betalningsbedrägerier i omlopp VIKTIG INFORMATION
2019-05-27

Sektionen Ekonomi har begränsad service under sommaren

Sektionen Ekonomi har begränsad service under sommaren

Sektionen Ekonomi
Lunds universitet
Box 117, 221 00 LUND
Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Fax: 046-222 45 37, Hämtställe 31
Telefonträd servicetelefon 046-222 46 00 (PDF - 196 kB)
Kontakta oss A-Ö (PDF - 152 kB)