Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Inför delårsbokslutet den 30 juni 2017

I Ekonominytt (Inför bokslut: 1:a kvartalet 2017) den 7 mars 2017 publicerades en lista med övergripande hålltider inför årets delårsbokslut. I detta Ekonominytt görs några fördjupningar och förtydliganden.


Allmänt om delårsbokslutet

Delårsbokslutet ska avse de första sex månaderna av det pågående räkenskapsåret. Det är viktigt att resultaträkningen innehåller de intäkter och kostnader som är hänförbara till det första halvåret av år 2017 samt att de har bokförts på korrekt verksamhet. Balansräkningen ska visa universitetets tillgångar och skulder per 30 juni 2017.

Fakturera externa kunder och rekvirera bidrag i god tid före halvårsskiftet, samt ha en löpande avstämning av utredningskontot och utbokning av inkomster.


Fakturor i Lupin

Det är extra viktigt i samband med delårsbokslutet att institutionen har kontroll över att fakturorna för första halvåret blir granskade och attesterade enligt tidplan så att bokföringen sker på rätt period. I detta bokslut ska fakturorna vara granskade och attesterade senast den 5 juli före kl 18.00.

För att kunna följa upp statusen på fakturorna i Lupin använd rapporten ”Ej hanterade fakturor i Lupin” som finns på Ekonomiwebben. Rapporten uppdateras några gånger per månad men kommer att uppdateras dagligen 30 juni-5 juli.

Listan hittar du på sidan om leverantörsfakturor


Bidragsutbetalningar

Bidragsutbetalningar (vidareförmedling/återbetalning av bidrag) hanteras centralt av sektionen Ekonomi. När det gäller universitetets utbetalningar av bidrag till andra statliga myndigheter gäller att dessa ska redovisas enligt kontantprincipen. Detta innebär att bidragsutbetalningar för första halvåret måste vara sektionen Ekonomi tillhanda senast den 20 juni för utbetalning under juni månad.


Samfinansiering av externa medel

För flerfinansierad verksamhet ska parallell förbrukning av externa intäkter och anslag ske. Detta innebär att de olika finansieringskällorna parallellt ska täcka andelar av såväl direkta som indirekta kostnader. Förbrukningen av samfinansieringen ska fördelas i samma proportion som förbrukningen av bidragsmedel. För att underlätta uppföljning och periodisering ska samfinansiering bokföras minst kvartalsvis, helst månadsvis. Sista dag att registrera och godkänna villkor inför den automatiska samfinansieringen respektive att bokföra samfinansiering manuellt per den 30 juni är den 6 juli. Om du bokför manuellt och gör det under 1-6 juli – kom ihåg att ändra bokföringsdatum.

Använd i första hand den automatiska samfinansieringen – se guide:

Registrera samfinansiering | 2017-04-03 (PDF 545 kB)

Vid manuell bokföring av samfinansiering, tänk på följande:

  • Använd intern bokföringsorder
  • Bokför med konto 30120
  • Verksamhet 54, 55 och 58 får inte samfinansieras

Periodisering av projekt

Ett förberedande periodiseringsarbete kan med fördel göras under maj – juni. Se guide Kontroller inför inkomstperiodiseringar:

Steg 1 - Kontroller inför inkomstperiodisering | 2016-12-13 (PDF 447 kB)

Exempel på förberedelser:

  • Vilka projekt ska periodiseras (genomgång med projektledare).
  • Kontrollera att rätt lönekostnader belastar projektet.
  • Upplupna intäkter - vilket belopp ska periodiseras. Kontrollera mot kontrakt och vad som redan erhållits.
  • Kontrollera att kontraktsuppgifter och kontering finns på alla aktiviteter som ska periodiseras.
  • Kontrollera aktiviteter med flera finansiärer/motparter (rapport Finansiärskontroll) och rätta eventuell felbokföring
  • Korrekt samfinansiering är gjord.

Kontrollera även att de aktiviteter som ska periodiseras har korrekt inkomstkonto med tillåten kombination av motpart. Information om hur du kontrollerar detta finns i guide Upplägg/ändring aktivitet:

Upplägg och ändring av aktiviteter | 2016-12-19 (PDF 463 kB)

Efter fredagen den 7 juli finns alla intäkter och kostnader bokförda på projekten. Det är nu det går att beräkna periodiseringsbelopp. Under perioden den 8-11 juli ska periodiseringarna slutgranskas.

Se övriga guider under rubrik Periodisering

I samband med slutgranskningen måste bland annat följande beaktas:

  • Registrerat belopp för upplupna intäkter får inte överstiga resterande kontraktsbelopp d v s ”Kontraktsbelopp akt” minus gjorda inbetalningar, och  max hela underskottet.
  • Projekt som bokförs på mer än en aktivitet och inte matchar intäkter och kostnader per aktivitet får bara periodiseras på en av dem, den överordnade.
  • Samtliga flerfinansierade aktiviteter kräver särskild granskning och ev justering av det automatiskt föreslagna periodiseringsbeloppet per finansiär.

Fakultetsekonomerna gör sedvanlig kvalitetskontroll av gjorda periodiseringar den 12 -13 juli.


Löpande semesterkostnad

Intjänade ej uttagna semesterdagar för 2017 kostnadsförs löpande på respektive kostnadsställe.

Tack vare den utjämnande bokföringen som infördes 2016 så kommer upparbetad semesterkostnad inte att påverka delårsresultatet för kostnadsställen, institutioner och fakulteter så mycket som det gjort tidigare år. Resultatpåverkan syns i delåret endast för Lunds universitet som helhet.

Aktiviteterna påverkas inte utan där syns precis som tidigare korrekt saldo för den löpande semesterkostnaden. Läs mer i Pengaktuellt 329:

Pengaktuellt 329 (PDF 1 MB)

För sparade semesterdagar intjänade tom 2005 gäller att förändringen av denna skuld kommer att bokföras på ett universitetsgemensamt kostnadsställe. Skulden från helårsbokslutet 2016 ligger kvar på respektive kostnadsställe.


Övriga löneperiodiseringar

Posten upplupen lön, dvs. beräkning av lönetillägg mm, avseende juni månad men som utbetalas i juli, kommer också att bokföras på universitetsgemensam nivå i delårsbokslutet. För de kostnadsställen som har en fordran på lönebidrag från Länsarbetsnämnden kommer denna bokföring att ske direkt på berört kostnadsställe på aktivitet 990097.


Översikt tidplanen

Tidplanen innehåller många detaljer. För att ge en bättre överblick finns det en tabell med några huvuddatum för bokföringen i kommande bokslut. Tiderna för helåret 2017 är preliminära och kan komma att justeras.

Övergripande tidplan - bokslutsarbetet 2017 | 2017-05-16 (247 kB, nytt fönster)

Detaljerad tidplan/checklista | 2017-05-16 (360 kB, nytt fönster)

Senaste artiklar

2017-12-11
Ändrade öppettider 14 december
Ändrade öppettider 14 december
2017-12-08
Materialet från Ekonomidagen 30 november 2017
Materialet från Ekonomidagen 30 november 2017
2017-11-28
Ekonomidag 30 november
Ekonomidag 30 november
2017-11-15
Transaktionerna är nu på plats i EOS
Transaktionerna är nu på plats i EOS
2017-11-15
Inför helårsbokslutet den 31 december 2017
Inför helårsbokslutet den 31 december 2017

Sektionen Ekonomi
Lunds universitet
Box 117, 221 00 LUND
Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Fax: 046-222 45 37, Hämtställe 31
Telefonträd servicetelefon 046-222 46 00 (PDF - 196 kB)
Kontakta oss A-Ö (PDF - 152 kB)