Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Inför bokslut: 1:a kvartalet 2017

Nu börjar det närma sig första kvartalsbokslutet för 2017. Vi har här ställt samman datum och information om några extra viktiga uppgifter. Du får också en övergripande tidplan för kommande tre bokslut i år.
Krokusar kvarter Paradis

Nu börjar det närma sig första kvartalsbokslutet för 2017. Vi har här ställt samman datum och information om några extra viktiga uppgifter. Du får också en övergripande tidplan för kommande tre bokslut i år.

Den totala tidplanen är uppdaterad med datum till och med 26 juni och finns på Ekonomiwebben. I den hittar du aktuella datum för redovisning, periodstängningar, budget och prognos.

Tidplan/checklista | 2017-03-07 (PDF 352 kB, nytt fönster)

Allmänt om kvartalsbokslutet

Kvartalsbokslutet utgör en viktig avstämningspunkt inför halvårsbokslutet. Institutionen/motsv ska kontinuerligt vara i fas med sin bokföring d v s alla inkomster ska löpande bokföras på respektive projekt/aktivitet, fakturor i Lupin ska snarast granskas och attesteras, anläggningstillgångar ska kompletteras så snart det kan ske etc. Bra rutiner för löpande bokföring och avstämning leder till ett enklare bokslutsarbete. Strukturerade avstämningar görs lämpligen månadsvis och minst kvartalsvis.

Fakturor i Lupin

Det är alltid viktigt att institutionen har kontroll över att fakturorna blir granskade och attesterade enligt tidplan så att bokföringen sker på rätt period. I detta bokslut ska fakturorna vara granskade och attesterade senast den 4 april före kl 18.00.

För att kunna följa upp statusen på fakturorna i Lupin använd rapporten ”Ej hanterade fakturor i Lupin” som finns på Ekonomiwebben. Rapporten uppdateras några gånger per månad men kommer att uppdateras dagligen 31 mars - 4 april.

Se senaste rapporten "Ej hanterade fakturor i Lupin"

Samfinansiering av externa medel

För flerfinansierad verksamhet ska parallell förbrukning av externa intäkter och anslag ske. Detta innebär att de olika finansieringskällorna parallellt ska täcka andelar av såväl direkta som indirekta kostnader. Förbrukningen av samfinansieringen ska fördelas i samma proportion som förbrukningen av bidragsmedel. För att underlätta uppföljning och periodisering ska samfinansiering bokföras minst kvartalsvis och helst månadsvis. Sista dag att registrera och godkänna villkor inför den automatiska samfinansieringen respektive att bokföra samfinansiering manuellt per den 31 mars är den 5 april. Om du bokför manuellt och gör det under 1-5 april – kom ihåg att ändra bokföringsdatum.

Använd i första hand den automatiska samfinansieringen – se guide:

Registrera samfinansiering | 2016-06-29 (PDF 234 kB)

Vid manuell bokföring av samfinansiering, tänk på följande:

  • Använd intern bokföringsorder
  • Bokför med konto 30120
  • Verksamhet 54, 55 och 58 får inte samfinansieras

Periodisering av projekt

Ett förberedande periodiseringsarbete görs med fördel under mars. Se guide Kontroller inför inkomstperiodiseringar:

Steg 1 - Kontroller inför inkomstperiodisering | 2016-12-13 (PDF 447 kB)

Exempel på förberedelser:

  • Vilka projekt ska periodiseras (genomgång med projektledare).
  • Kontrollera att rätt lönekostnader belastar projektet.
  • Upplupna intäkter - vilket belopp ska periodiseras. Kontrollera mot kontrakt och vad som redan erhållits. 
  • Kontrollera att kontraktsuppgifter och kontering finns på alla aktiviteter som ska periodiseras.
  • Kontrollera aktiviteter med flera finansiärer/motparter (rapport Finansiärskontroll) och rätta eventuell felbokföring
  • Korrekt samfinansiering är gjord.

Kontrollera även att de aktiviteter som ska periodiseras har korrekt inkomstkonto med tillåten kombination av motpart. Information om hur du kontrollerar detta finns i guide Upplägg/ändring aktivitet:

Upplägg och ändring av aktiviteter | 2016-12-19 (PDF 463 kB)

Efter torsdagen den 6 april finns alla intäkter och kostnader bokförda på projekten. Det är nu det går att beräkna periodiseringsbelopp. Under 7-10 april ska periodiseringarna slutgranskas.

Se övriga guider om periodisering

I samband med slutgranskningen måste bland annat följande beaktas:

  • Registrerat belopp för upplupna intäkter får inte överstiga återstående kontraktsbelopp dvs ”Kontraktsbelopp akt” minus gjorda inbetalningar, och  max hela underskottet.
  • Projekt som bokförs på mer än en aktivitet och inte matchar intäkter och kostnader per aktivitet får bara periodiseras på en av dem, den överordnade.

Fakultetsekonomerna gör sedvanlig kvalitetskontroll av gjorda periodiseringar den 11-12 april.

Inkomstperiodiseringarna bokförs den 18 april. (Påskhelg den 13-17 april.)

Löpande semesterkostnad och löneperiodiseringar

Intjänade ej uttagna semesterdagar för 2017 kostnadsförs löpande på respektive kostnadsställe.

Tack vare den utjämnande bokföringen som är ny sedan förra året så kommer upparbetad semesterkostnad inte att påverka resultatet i kvartalsbokslutet för kostnadsställen, institutioner och fakulteter så mycket som det gjort tidigare år. Resultatpåverkan syns i kvartalsbokslutet endast för Lunds universitet som helhet.

Aktiviteterna påverkas inte utan där syns precis som tidigare korrekt saldo för den löpande semesterkostnaden. Läs mer i Pengaktuellt 329.

Pengaktuellt 329 (PDF 1 MB)

För sparade semesterdagar intjänade tom 2005 gäller att förändringen av denna skuld kommer att bokföras på ett universitetsgemensamt kostnadsställe. Skulden från helårsbokslutet 2016 ligger kvar på respektive kostnadsställe.

Posterna upplupen lön, samt fordran på lönebidrag kommer också att bokföras på universitetsgemensam nivå i kvartalsbokslutet.

Översikt tidplanen

Tidplanen innehåller många detaljer. För att ge en bättre överblick finns det en tabell med några huvuddatum för kommande bokslut:

Övergripande tidplan - bokslutsarbetet 2017 | 2017-03-07 (156 kB, nytt fönster)

Senaste artiklar

2017-12-11
Ändrade öppettider 14 december
Ändrade öppettider 14 december
2017-12-08
Materialet från Ekonomidagen 30 november 2017
Materialet från Ekonomidagen 30 november 2017
2017-11-28
Ekonomidag 30 november
Ekonomidag 30 november
2017-11-15
Transaktionerna är nu på plats i EOS
Transaktionerna är nu på plats i EOS
2017-11-15
Inför helårsbokslutet den 31 december 2017
Inför helårsbokslutet den 31 december 2017

Sektionen Ekonomi
Lunds universitet
Box 117, 221 00 LUND
Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Fax: 046-222 45 37, Hämtställe 31
Telefonträd servicetelefon 046-222 46 00 (PDF - 196 kB)
Kontakta oss A-Ö (PDF - 152 kB)