Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.

Bidrag och Uppdrag

Det är viktigt att klassificera inkomna medel rätt, speciellt när det gäller bidrag och uppdrag. På denna sida får du hjälp med att avgöra vad det är för slags projekt.

Klassificering

Ekonomistyrningsverket (ESV) och Riksrevisionen har gett riktlinjer för hur bidrag och uppdrag ska klassificeras. Det viktigaste kriteriet är om det finns krav på motprestation.

Med bidrag avses enligt ESV:s föreskrifter medel utan krav på motprestation. Det innebär att den som lämnar bidraget inte har ställt krav på att som utbyte för lämnade medel erhålla varor eller tjänster eller på att åtnjuta särskild förmånsställning. Att mottagaren enligt överenskomna villkor ska använda medlen till ett visst ändamål eller att det finns en redovisningsplikt, är inte en motprestation.

Med bidrag avses både sådana tillgångar som utgörs av pengar och andra tillgångar som en myndighet tar emot och beloppet beräknas vid försäljning av tillgången. Medlen anses då mottagna när försäljningsersättningen erhålls. Försäljningsersättningen beräknas genom att försäljningssumman minskas med eventuella försäljningskostnader.

Det som särskiljer uppdragsverksamheten från den anslags- och bidragsfinansierade verksamheten är att verksamheten sker på uppdrag av en kund och att resultatet i allmänhet tillfaller uppdragsgivaren med äganderätt. Uppdragsverksamheten särredovisas på särskilda verksamheter för att vi ska kunna jämföra intäkter och kostnader i verksamheten och försäkra oss om att vi uppfyller kravet på full kostnadstäckning.

En jämförelse mellan bidrag och uppdrag

Uppdragsverksamheten ska endast ses som ett komplement till den reguljära forskningen och utbildningen. Att bedriva uppdragsverksamhet är bra så länge som:

  • uppdragsverksamheten har anknytning till institutionens övriga verksamhet 
  • uppdragsverksamheten bidrar till institutionens kunskapsbyggande 
  • uppdragsverksamheten bidrar till uppfyllande av ”tredje uppgiften” (det vill säga samverkan med det omgivande samhället) 
  • institutionen inte blir beroende av tillfälliga projekt och uppdragsmedel 
  • den reguljära anslags- och bidragsfinansierade verksamheten inte blir eftersatt

Ta gärna hjälp av avdelningen Juridik innan avtal undertecknas för att klassificera projektet.

Information om Juridik/Avtalsrätt på Medarbetarwebben

På Ekonomiwebben (Projektansökan och projektredovisning) finns anvisningar och checklistor för bidrags- och uppdragsprojektsprocesserna:

Nedan listas några rutiner som är speciellt viktiga.

Att tänka på

Underskrift

Kontrollera vem som ska skriva under ansökan och avtalet. Firmatecknare i dessa fall finns i en bilaga till beslutet ”Föreskrifter om fördelning av beslutsbefogenheter och rätt att teckna avtal vid Lunds universitet”. Det är bland annat följande som styr:

  • Beloppsstorleken (se nedan)
  • Om det omfattar flera institutioner inom mer än en fakultet eller motsvarande
  • Om det framgår i utlysningen att rektor ska skriva under, med mera.

Underskrift på bidrags- och uppdragsavtal

*Ska alltid godkänna samtliga ansökningar och avtal som berör institutionen oavsett vem som är firmatecknare.

Bilaga STYR 2016/832, 2016-11-03: Fördelning av rätt att underteckna vissa avtal och ansökningar

Diarieföring

Forskningskontrakt diarieförs av en central kontraktsfunktion som finns hos Forskningsservice och läggs samtidigt in i LUCRIS.

Skicka in kontraktet via formuläret som finns på Medarbetarwebben

Kostnader

Ta fram en projektkalkyl med samtliga specificerade kostnader inför ansökan om bidrag och upprättande av uppdragsavtal. Stäm sedan av de kostnader som bokförs under projektets dispositionstid så att de inte överskrider beviljat belopp (inklusive eventuell samfinansiering).

Mallar för projektkalkyler för din fakultet

Verksamhet

Bidrag läggs upp på verksamhet 11 eller 35. Uppdrag på verksamhet 54 eller 55.

Faktura eller rekvisition

Om projektet är uppdragsforskning så ska du ställa ut en extern kundfaktura. Läs mer om vad du bör tänka på när du ska ställa ut en kundfaktura här, till exempel moms:

Kundfaktura

Vid bidrag så ska du aldrig skicka en faktura. Istället vill ofta bidragsgivaren ha en rekvisition. Den ställer du ut i Raindance och skickar till bidragsgivaren. Inbetalningen matchas sedan automatiskt mot rekvisitionen och behöver inte bokas via utredningskontot. Även om bidragsgivaren inte önskar en rekvisition utan har en egen blankett så bör du ställa ut en rekvisition utan att skicka iväg den. Ange rekvisitionens OCR-nummer på blanketten.

Rekvisition

Uppdragsutbildning

LUCE tecknar avtal gällande uppdragsutbildning (verksamhet 54) på Lunds universitet. De fördelar intäkterna till institutionerna med den externa kodsträngen. Bokföringen kommer i vissa fall att göras direkt vid fakturering till kunden och i vissa fall via bokföringsorder, beroende på hur avtalet med kunden är utformat.

Giltighetstid

Dispositionstiden är viktigt till exempel vid periodiseringsarbetet. Lägg in slutdatum på aktiviteten i Raindance och följ löpande upp om ett projekt håller på att löpa ut. Kontakta bidrags- eller uppdragsgivaren för att kontrollera om det går att förlänga tiden. Dokumentera förlängningar och diarieför handlingen.

Periodiserat belopp

Resultatavräkna de projekt som är avslutade och som inte ska återbetalas till finansiären. Var noga med att rätt belopp periodiseras för oavslutade projekt.

Uppföljning

Du måste löpande stämma av ditt projekt. I dokumentet ”Anvisningar – projekthanteringsprocess bidrag” finns ett avsnitt som heter ”Avstämningar och ev. ombokningar” som är ett stöd i detta arbete.

Anvisningar - projekthanteringsprocess bidrag (PDF 1,6 MB)

Sidansvarig:

Kontaktinformation

Sektionen Ekonomi

Avdelningen Inbetalningar och redovisning

Telefonträd servicetelefon 046-222 46 00 (PDF 36 kB, nytt fönster)

Sektionen Ekonomi
Lunds universitet
Box 117, 221 00 LUND
Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Fax: 046-222 45 37, Hämtställe 31
Telefonträd servicetelefon 046-222 46 00 (PDF - 36 kB)
Kontakta oss A-Ö (PDF - 64 kB)