Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.

Ekonomiskt ansvar och intern kontroll

Ekonomiskt ansvar

Universitetsstyrelsen-fakultetsstyrelse-institutionsstyrelse har det slutliga och övergripande ansvaret för ekonomin medan det löpande, exekutiva, ekonomiska ansvaret vilar på rektor-dekanus-prefekt:

Mer om attest- och godkännanderutiner

Intern styrning och kontroll

Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda. Det handlar om att säkra att det som ska göras blir gjort, på det sätt som det är tänkt. Ledningen för en myndighet ansvarar inför regeringen för verksamheten och ska se till att den bedrivs:

  • effektivt
  • enligt gällande rätt och andra förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen
  • med en tillförlitlig och rättvisande redovisning
  • med god hushållning av statens medel

Läs mer om intern styrning och kontroll på ESV:s hemsida

Ramverk för intern styrning och kontroll vid Lunds universitet I 2016 I (PDF 526 kB)

Läs mer om riskhantering vid Lunds universitet

Ansvar för intern styrning och kontroll

Prefekten ansvarar för utformning av organisation och rutiner inom institutionen. Syftet är att redovisningen och övrig ekonomisk rapportering ska bli fullständig och rättvisande, att uppkomsten av fel förebyggs, att fel upptäcks när de inträffat, att medlen förvaltas på ett betryggande sätt och att uppgifter utförs enligt intentionerna.

I en stor, decentraliserad organisation som Lunds universitet måste den interna kontrollen byggas upp genom rutiner och arbetsfördelning. Syftet är inte bara att kontrollera för att skydda mot oegentligheter utan även att uppmärksamma oavsiktliga fel innan de begås och därigenom slippa krångligt rättningsarbete. Genom att en känslig arbetsuppgift fördelas på två eller flera personer kan risken för fel minskas. I prefektens ansvar ingår att se till att individen har rätt kompetens för att klara av de arbetsuppgifter som vederbörande är satt att utföra.

Löpande avstämningar

Avstämningar ska ingå som en naturlig del i en institutions (eller motsvarandes) löpande interna kontroll. Den löpande avstämningen syftar till att snabbt upptäcka och åtgärda felaktigheter i bokföringen. Med fungerande avstämningsrutiner blir risken för fel i verksamheten mindre och eftersom man med en fungerande löpande uppföljning får ett mer rättvisande underlag från bokföringen så ökar säkerheten vid uppföljning, rapportering, prognosarbete och beslutsfattande.

Hur ofta?

Den löpande avstämningen bör ske cirka en gång i månaden, oftare om institutionen är stor medan en mycket liten institution möjligen kan dröja lite längre mellan gångerna för vissa avstämningar.

Hur?

Hur avstämningarna ska gå till är i mångt och mycket beroende av hur institutionens administration är organiserad och vilken arbets- och ansvarsfördelning man har.

Förebyggande arbete

Institutionen (motsv) kan också effektivt förebygga fel och få bättre kvalitet i fakturering, bokföring och uppföljning genom att vara noga med sina rutiner kring upplägg av aktiviteter och arbetsmetoder vid fakturering med mera. Genom att vara noga med grunduppgifterna kan institutionen även bespara sig mycket arbete med avstämningar och felrättning.

I ekonomimodellen finns inbyggt ett antal funktioner som stöd för en effektiv och korrekt ekonomihantering som i sin tur borgar för bättre information i uppföljningen:

  • Många automatiska kontroller och stöd för automatisk bokföring använder uppgifter som anges vid upplägg av aktiviteter. Ange därför alltid fullständig och korrekt information till aktiviteterna, till exempel rätt konto, finansiär och motpart men även korrekta uppgifter som underlag för inkomstperiodisering, samfinansiering och matchning av inbetalningar.
    Se Guide för upplägg och ändring av aktiviteter (PDF 463 kB)

Dessutom finns det i ekonomisystemen inlagt regler, så kallade sambandskontroller, som spärrar vissa felaktiga konteringskombinationer vid registreringstillfället. Kontrollerna kan givetvis inte spärra ut alla fel, men de ger en god hjälp på vägen till en bättre kvalitet i bokföringen. Kontrollerna finns närmare beskrivna i kodplanen.

Kodplanen

Kontrollfunktioner

Riksrevisionens uppdrag är att granska vad statens pengar går till, hur de redovisas och hur effektivt de används. Riksrevisionen utför bland annat årlig revision av universitetets räkenskaper.

Riksrevisionens hemsida (extern webbplats)

Internrevisionen utför granskningar och ger råd i syfte att tillföra värde och förbättra universitetets verksamhet. En del av dessa granskningar handlar om att undersöka om universitetets kontrollfunktioner fungerar som de ska.

Internrevisionens kontaktuppgifter

Sidansvarig:

Kontaktinformation

Postadress
Lunds universitet
Sektionen Ekonomi
Box 117
221 00 Lund

Besöksadress
Paradisgatan 5C

Internpost
Hämtställe 31

Vem kan jag kontakta vid frågor om ekonomi? A-Ö-lista (PDF 196 kB, nytt fönster)

Telefonträd servicetelefon 046-222 46 00 (PDF 152 kB, nytt fönster)

Sektionen Ekonomi
Lunds universitet
Box 117, 221 00 LUND
Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Fax: 046-222 45 37, Hämtställe 31
Telefonträd servicetelefon 046-222 46 00 (PDF - 196 kB)
Kontakta oss A-Ö (PDF - 152 kB)