Hjärtat i ekonomimodellen är kodplanen som består av konton, kostnadsställen, aktiviteter etc. Det är viktigt att notera att kodplanen inte bara används för ekonomiadministration och ekonomisk uppföljning. Den indelning vi gör av vår verksamhet i kostnadsställen, och ibland även i aktiviteter, används även i administration och uppföljning av personaldata och av produktionsdata – till exempel helårsprestationer.

Kostnadsställe används i många stödsystem. Det är viktigt att vara ute i god tid inför upplägg, förändring och avslut av kostnadsställen. Detaljerad vägledning finns i checklistor på fördjupningssidan om kostnadsställen:

Fördjupad information om kostnadsställe

Konto-finansiär-motpart anger information om den ekonomiska händelsen och kostnadsställe-verksamhet-aktivitet berättar vilken del av Lunds universitet som händelsen utspelar sig på. Det är dessa koder som vi bokför på.

För att underlätta är varje aktivitet knuten till ett kostnadsställe och en verksamhet.

Institutionen (motsv) bestämmer själv vilka aktiviteter som de ska ha för att kunna följa upp sina delverksamheter och projekt.

Mer information till koddelarna

Till koderna som vi bokför på finns information kopplad - för flexiblare uppföljning, för att underlätta kontering och för användning i bokföringen:

Flexiblare uppföljning

Till koderna kopplas information som används för att till exempel få summeringar i rapporter i Kuben, EOS och Raindance. Exempel:

• Aktivitet – projekt, projektledare, forskargrupp
• Kostnadsställe – institution
• Konto – kontogrupp

Underlätta kontering

Att aktiviteter kopplas till kostnadsställe och verksamhet används i Raindance för kodkomplettering. Exempel: när du valt en aktivitet så läses kostnadsställe och verksamhet på med automatik. Även i Primula och Lupin finns funktionalitet/kontroller för rätt kombination av Aktivitet, Kostnadsställe och Verksamhet.

Ett annat kombinationsstöd är sambandskontroller, t.ex. mellan konto-motpart, konto-finansiär, konto-verksamhet.

Se till underlaget för bokföringen är korrekt – så att bokföringen blir rätt och så att det går att förstå sig på den ekonomiska informationen vid uppföljning

För att bespara tid har ett antal bokföringsrutiner automatiserats. För att detta ska fungera krävs dock rätt ingångsvärden, varav några utgörs av den information som anges till aktiviteterna, till exempel:

• Information till aktivitet om den ska periodiseras eller ej,
• Information till aktivitet som används vid automatisk bokföring av samfinansiering
• Information till konto om det ska ingå i påläggsberäkning eller ej
• Information till kostnadsställe om fördelningsnivå, om det är huvudkostnadsställe eller ej

Läs mer om kodplanen