Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Budgetering av stödverksamheten i EOS

Budgetering av den egna stödverksamheten

På varje nivå, universitetsnivå, fakultetsnivå, institutionsnivå och ev. avdelningsnivå, delas verksamheten in i kärn- och stödverksamhet. Kärnverksamheten budgeteras på verksamhet 11-58 och stödverksamheten budgeteras på verksamhet 91.

Kostnader för överliggande nivåer

Varje nivå vidarefördelar sin fördelade stödverksamhet till nivån under utifrån de olika organisatoriska enheternas inbördes storlek. Beloppen fastställs före budgetarbetet utifrån nivåns procentuella andel av historiskt utfall av lön och drift per senaste brutna år – en historisk fördelningsbas. Lista med konton som ingår upprättas varje år.

I budgetarbetet ser fakulteterna till att de universitets- och fakultetsgemensamma kostnaderna fördelas till respektive institutions budget i EOS (för de som arbetar med fyra nivåer ända ner till avdelning).

EOS - Manual fördelning av gemensamma kostnader (PDF 177 kB)

Fördelning på verksamhetsområden – fördelningsnycklar

Stödverksamheten delas in i funktioner (se nästa avsnitt) och fördelas på:

Stödverksamhetens fördelning
  1. Utbildning
  2. Ev. uppdragsutbildning (särskild fördelning endast om det gäller större andel uppdragsutbildning och som inte nyttjar samma stöd som övrig utbildning)
  3. Forskning

Detta görs i uppgiften ”Budget fördela indirekta intäkter/kostnader” i EOS.

Den budgeterade fördelningen av stödverksamheten mellan utbildning, ev uppdragsutbildning och forskning ger de fördelningsnycklar som kommer att användas i redovisningen det kommande budgetåret.

Uppdelning i funktioner

Samtidigt med fördelningen på verksamhetsområden (se ovan) ska institutionen även dela in sin stödverksamhet i funktioner. En del bidragsgivare kräver vid bidragsansökan uppgift om hur de indirekta kostnaderna är fördelade på funktioner. Funktionsindelningen finns sedan i respektive institutions/avdelnings bilaga till de fullkostnadskalkyler som årligen publiceras på Ekonomiwebben. Funktionsindelningen kan även tas ut i EOS med rapport 301 Bilaga till fullkostnadskalkyl (finns även i en version 302 som visar beloppen i kronor).

De sex funktionerna är:

1. Ledning
Kostnader för högsta ledningen på institutionen (t ex prefektarvode och lön för den del av tjänsten som utgörs av prefektskapet, omkostnader såsom prefektens dator), stöd-/stab-/kanslipersonal, ledningsanknutna kostnader samt styrelser och nämnder.

2. Utbildnings- eller forskningsadministration (betoning på administration)
Kostnader för utbildningsadministration, forskningsadministration, beredning, planering, styrning, kvalitets-/effektivitetsarbete, uppföljning/utvärderingar, upphandling, verksamhetsadministrativa stödsystem etc. T ex lön och driftskostnader för ämnesföreträdare, utbildningsledare, forskningsledare, utbildningsadministratör, projektadministratör, studievägledare, studierektor. Rese- och logikostnader för lärare som deltar i planeringsdagar för institutionen.

Även kostnader för samverkan med omvärlden: internationalisering, näringslivskontakter, regional utveckling, kontakt/rådgivning, externfinansieringsstöd. T ex Skolsamverkan. Forskningskontakter/rådgivning

3. Ekonomi- och personaladministration
Ekonomi: kostnader för administration, styrning, planering, resursfördelning, kalkylering, budgetering, redovisning, uppföljning, bokslut

Personal: kostnader för administration, anställningsärenden, lönehantering, arbetsmiljö, rehabilitering, lönebildning, personalpolicy, uppföljning/statistik, reseräkningshantering, facklig verksamhet etc.

4. Infrastruktur och service
Fastighetsplanering: kostnader för lokalplanering, säkerhets-/miljöfrågor etc. IT-drift och underhåll. Information/kommunikation: kostnader för telefoni, telefonväxel, intern/extern, marknadsföring, marknadsföringsstrategier, policy, hemsidor, webb. Logistik och service: kostnader för administrativ service, post-/godshantering, vaktmästeri, reception, diarieföring, arkivhantering, tvätt av labbrockar, kostnader för kemiskt avfall, kaffe, te, tidningar för hela inst. Även kostnader för arbetsmiljö.

5. Bibliotek
Kostnader för biblioteksverksamhet: kundrelationer/service, studiemiljö, katalogisering, mediainköp, samlingar/tidskrifter, kursböcker, sökstationer, etc.

Kostnader för t ex ledning och ekonomihantering för biblioteket är en del av totalkostnaden för biblioteksfunktionen.

6. Nivåspecifikt m m
Kostnader för övriga åligganden och åtaganden och extraordinära/nivåspecifika poster. Bör ej finnas något här. Om någon kostnad är svår att definiera kontakta sektionen Ekonomi.

Fördelning på verksamheter

På lägsta nivån där kärnverksamheten finns, fördelas stödverksamheten på de olika verksamheterna för kärnverksamhet, 11-58, utifrån budgeterad storlek på kärnverksamheten, påläggsbasen.

Kalkylerad påläggsprocent

Resultatet av budgeterad stödverksamhet och budgeterad påläggsbas på varje institution/avdelning ger en kalkylerad påläggsprocent, som både ska användas i

Påläggsprocent
  • fullkostnadskalkyler i samband med ansökningar och offerter
  • redovisningen, i den sk. påläggsbokföringen

Påläggsprocentsatserna anges i bilagan till de mallar för fullkostnadskalkyler som sektionen Ekonomi tar fram och publicerar på Ekonomiwebben, samt läses in i Raindance för att användas i bokföringen under det kommande året.

Institutionen kan välja att justera procentsatserna inför användning i fullkostnadskalkylen samt i bokföringen, t ex för att behålla en jämnare procentsats över åren. Önskemål om ändring mailas till redovisning [at] eken.lu.se. Rekommendationen är att inte ändra procentsatser under året.

Sidansvarig:

Kontaktinformation

Sektionen Ekonomi

Avdelningen Inbetalningar och redovisning

Telefonträd servicetelefon 046-222 46 00 (PDF 36 kB, nytt fönster)

Sektionen Ekonomi
Lunds universitet
Box 117, 221 00 LUND
Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Fax: 046-222 45 37, Hämtställe 31
Telefonträd servicetelefon 046-222 46 00 (PDF - 36 kB)
Kontakta oss A-Ö (PDF - 64 kB)