I Ekonominytt (Inför delårsbokslutet den 30 juni 2017) den 16 maj 2017 publicerades en lista med övergripande hålltider inför årets andra kvartalsbokslut. I detta Ekonominytt görs några fördjupningar och förtydliganden.
Allmänt om kvartalsbokslutet
Kvartalsbokslutet utgör en viktig avstämningspunkt inför helårsbokslutet. Institutionen/motsv ska kontinuerligt vara i fas med sin bokföring d v s alla inkomster ska löpande bokföras på respektive projekt/aktivitet, fakturor i Lupin ska snarast granskas och attesteras, anläggningstillgångar ska kompletteras så snart det kan ske etc. Bra rutiner för löpande bokföring och avstämning leder till ett enklare bokslutsarbete. Strukturerade avstämningar görs lämpligen månadsvis och minst kvartalsvis.
Fakturor i Lupin
Det är alltid viktigt att institutionen har kontroll över att fakturorna blir granskade och attesterade enligt tidplan så att bokföringen sker på rätt period. I detta bokslut ska fakturorna vara granskade och attesterade senast den 4 oktober före kl 18.00.
För att kunna följa upp statusen på fakturorna i Lupin använd rapporten ”Ej hanterade fakturor i Lupin”. Rapporten uppdateras några gånger per månad men kommer att uppdateras dagligen 30 september-4 oktober.
Rapporten "Ej hanterade fakturor i Lupin" finns på sidan om leverantörsfakturering
Samfinansiering av externa medel
För flerfinansierad verksamhet ska parallell förbrukning av externa intäkter och anslag ske. Detta innebär att de olika finansieringskällorna parallellt ska täcka andelar av såväl direkta som indirekta kostnader. Förbrukningen av samfinansieringen ska fördelas i samma proportion som förbrukningen av bidragsmedel. För att underlätta uppföljning och periodisering ska samfinansiering bokföras minst kvartalsvis, helst månadsvis. Sista dag att registrera och godkänna villkor inför den automatiska samfinansieringen respektive att bokföra samfinansiering manuellt per den 30 september är den 5 oktober. Om du bokför manuellt och gör det under 1-5 oktober – kom ihåg att ändra bokföringsdatum.
Använd i första hand den automatiska samfinansieringen – se guide:
Registrera samfinansiering (PDF 545 kB)
Vid manuell bokföring av samfinansiering, tänk på följande:
- Använd intern bokföringsorder
- Bokför med konto 30120
- Verksamhet 54, 55 och 58 får inte samfinansieras
Periodisering av projekt
Ett förberedande periodiseringsarbete kan med fördel göras under september. Se guide Kontroller inför inkomstperiodiseringar:
Steg 1 - Kontroller inför inkomstperiodisering (PDF 447 kB)
Exempel på förberedelser:
- Vilka projekt ska periodiseras (genomgång med projektledare).
- Kontrollera att rätt lönekostnader belastar projektet.
- Upplupna intäkter - vilket belopp ska periodiseras. Kontrollera mot kontrakt och vad som redan erhållits.
- Kontrollera att kontraktsuppgifter och kontering finns på alla aktiviteter som ska periodiseras.
- Kontrollera aktiviteter med flera finansiärer/motparter (rapport Finansiärskontroll) och rätta eventuell felbokföring.
- Korrekt samfinansiering är gjord.
Kontrollera även att de aktiviteter som ska periodiseras har korrekt inkomstkonto med tillåten kombination av motpart. Information om hur du kontrollerar detta finns i guide Upplägg/ändring aktivitet:
Upplägg och ändring av aktiviteter (PDF 463 kB)
Efter fredagen den 6 oktober finns alla intäkter och kostnader bokförda på projekten. Det är nu det går att beräkna periodiseringsbelopp. Under perioden den 9-10 oktober ska periodiseringarna slutgranskas.
Se övriga guider under rubrik Periodisering
I samband med slutgranskningen måste bland annat följande beaktas:
- Registrerat belopp för upplupna intäkter får inte överstiga resterande kontraktsbelopp d v s ”Kontraktsbelopp akt” minus gjorda inbetalningar, och max hela underskottet.
- Projekt som bokförs på mer än en aktivitet och inte matchar intäkter och kostnader per aktivitet får bara periodiseras på en av dem, den överordnade.
- Samtliga flerfinansierade aktiviteter kräver särskild granskning och ev justering av det automatiskt föreslagna periodiseringsbeloppet per finansiär.
Fakultetsekonomerna gör sedvanlig kvalitetskontroll av gjorda periodiseringar den 11-12 oktober.
Löpande semesterkostnad
Intjänade ej uttagna semesterdagar för 2017 kostnadsförs löpande på respektive kostnadsställe.
Tack vare den utjämnande bokföringen som infördes 2016 så kommer upparbetad semesterkostnad inte att påverka resultatet i kvartalsbokslutet för kostnadsställen, institutioner och fakulteter så mycket som det gjort tidigare år. Resultatpåverkan syns i delåret endast för Lunds universitet som helhet.
Aktiviteterna påverkas inte utan där syns precis som tidigare korrekt saldo för den löpande semesterkostnaden.
För sparade semesterdagar intjänade tom 2005 gäller att förändringen av denna skuld kommer att bokföras på ett universitetsgemensamt kostnadsställe. Skulden från helårsbokslutet 2016 ligger kvar på respektive kostnadsställe.
Övriga löneperiodiseringar
Posten upplupen lön, dvs. beräkning av lönetillägg mm, avseende september månad men som utbetalas i oktober, kommer också att bokföras på universitetsgemensam nivå i kvartalssbokslutet. För de kostnadsställen som har en fordran på lönebidrag från Länsarbetsnämnden kommer denna bokföring att ske direkt på berört kostnadsställe på aktivitet 990097.
Översikt tidplanen
Tidplanen innehåller många detaljer. För att ge en bättre överblick finns en tabell med några huvuddatum för bokföringen i kommande bokslut, samt en fullständig tidplan/checklista: